เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นสี
SHELBOURNE MOTORS ทำงานได้เร็วขึ้นด้วยความช่วยเหลือจาก Managed Print Services ของ OKI
SHELBOURNE MOTORSเป็น บริษัท ที่ดำเนินกิจการในครอบครัว ตั้งอยู่ที่เมืองPortadown เขต Armagh ไอร์แลนด์เหนือ ซึ่งได้เริ่มดำเนินธุรกิจตั้งแต่ปี 1973 บริษัทตั้งอยู่บนพื้นที่ขนาด 7 เอเคอร์และมีตึกที่ตั้งแยกกันอีก 5 ตึก แฟรนไชส์รถใหม่ของบริษัท ได้แก่ Renault ToyotaNissanและDacia บริษัทมีFleet4Uซึ่งเป็นบริษัทสัญญาจ้างและเช่าซื้อต่างๆ มีรถมือสองมากกว่า180 คันผ่านแฟรนไซส์หลักและ Autoselect ซึ่งเป็นแหล่งขายรถมือสอง
SHELBOURNE MOTORSคู่ค้าด้านไอทีของSupplies Team Solutions ทำให้ธุรกิจตระหนักถึงการประหยัดค่าใช้จ่ายที่สามารถทำได้ โดยดูจากค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ในเชิงลึก บริษัทยานยนต์แห่งนี้ไม่ได้ตระหนักว่าหมดค่าใช้จ่ายไปเท่าไหร่กับการพิมพ์ แฟกซ์ สแกนและถ่ายเอกสาร ตามที่กรรมการผู้จัดการCaroline Willisได้ให้ข้อมูล ก็มักจะสั่งตลับหมึกจำนวนหลายร้อยตลับจากผู้ขายหลายราย ซึ่งสุดท้ายก็ไม่ได้นำไปใช้เพราะไม่แน่ใจว่าตลับหมึกนั้นใช้กับเครื่องพิมพ์เครื่องไหน
"เราไม่รู้เลยว่าเรากำลังใช้จ่ายเงินไปเท่าไหร่ ค่าใช้จ่ายนั้นไม่เคยจับต้องได้"วิลลิสกล่าวว่า"เรากังวลกับเรื่องกระดาษกว่าตลับหมึกและหมึกเสียอีก เรามีเครื่องจำนวนมากเกินไปและทำให้เกิดความสับสนในขั้นตอนการสั่งซื้อด้วย"
ขณะที่Willis กล่าวว่า อีกปัญหาหนึ่งเกี่ยวกับการใช้จ่ายของบริษัทคือ ความจริงที่ว่ามี 29 อุปกรณ์จากผู้ผลิต 8 ราย ส่วนใหญ่เป็นเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ และเครื่องแฟกซ์ ถ้าเครื่องหนึ่งมีปัญหาด้านเทคนิค บริษัทก็แค่ซื้อเครื่องใหม่มาแทน
Shelbourne Motors ได้รู้จักกับ OKI โดยการแนะนำของ Supplies Team Solutions ซึ่งมีความตั้งใจในการหาวิธีในการจัดการที่ดีขึ้นในเรื่องของความต้องการการพิมพ์ในบริษัท เมื่อ OKI มาถึง ก็ได้เริ่มต้นตรวจสอบที่ บริษัทขายรถยนต์ และกลับไปที่อีกครั้ง Shelbourne และสามารถลดจำนวนของเครื่องพิมพ์ที่บริษัทใช้อยู่ จาก 29 เหลือเพียง 16 เครื่องซึ่งมีเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น (MFPs) 9 เครื่อง
"เราเห็นด้วยกับการประเมินของOKI เกี่ยวกับปัญหาการพิมพ์ของเรา" Willis กล่าว"พวกเขาสามารถลดปริมาณเครื่องพิมพ์ที่เราใช้และแก้ไขปัญหาหมึกและตลับหมึกของเราด้วย
"พวกเขาสรุปปัญหาทั้งหมดและเราก็มาดูว่าที่ออฟฟิซแต่ละที่ของเราและสิ่งที่ออฟฟิซต้องการว่าจำเป็นต้องใช้แฟกซ์เครื่องสแกนหรือการพิมพ์สีสำหรับพิมพ์นามบัตรหรือไม่เราต้องการจัดสรรเครื่องพิมพ์ให้แต่ละออฟฟิซมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในตอนสุดท้ายเพราะตอนแรกเราไม่คิดว่ามันมีความจำเป็นและOKIก็มีความยืดหยุ่นกับสิ่งที่เราต้องการเปลี่ยน
สิ่งนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างมากให้กับบริษัท ที่Willis อธิบายว่าเป็น"การตรวจสอบอย่างแท้จริง"ในแง่ของการใช้จ่ายในส่วนนี้Shelbourne เคยจ่าย 15,000 ยูโรสำหรับการพิมพ์ต่างๆ แต่ล่าสุดค่าใช้จ่ายต่อปีเมื่อร่วมงานกับ OKI ประมาณการที่ 11,500 ยูโรเท่านั้น
“เมื่อคิดรวมแล้ว ถือว่าประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากทีเดียว” Willis กล่าว “ไม่ใช่แค่ Shelbourne Motors ที่มองเห็นต้นทุนที่ประหยัดลงอย่างมีนัยสำคัญ แต่ในการดำเนินธุรกิจ ก็ได้รับประโยชน์มากมายเช่นกัน อย่างเช่น การตรวจสอบหมึกพิมพ์จากทางไกล การบำรุงรักษา การีไซเคิลวัสดุสิ้นเปลือง ส่วน help desk และปัญหาอื่นๆ ที่เราสบายใจได้ว่าจะมีการแจ้งไปยังบริษัททันที”
“OKI คอยตรวจสอบตลับหมึกและเมื่อตลับหมึกใกล้หมด ตลับหมึกอันใหม่ก็จะมาถึงก่อนทันที เป็นอะไรที่เยี่ยมมากเพราะตอนนี้เราไม่ต้องยุ่งวุ่นวายกับการเก็บตลับหมึกอีกต่อไป OKI ได้ส่งตลับหมึกมาตามที่เราต้องการ แล้วยังมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมให้กับพนักงานของเราเพื่อสาธิตวิธีการทำงานของอุปกรณ์ MFP อีกด้วย”
“อีกหนึ่งปัญหาที่ OKI ช่วยจัดการให้กัย Shelbourne Motors คือแฟรนไชส์รถยนต์แห่งหนึ่งของเรา มีการจัดการซึ่งต้องได้รับอนุญาตกับเครื่องพิมพ์อีกยี่ห้อหนึ่ง ดังนั้น จึงไม่แน่ใจเลยว่าอุปกรณ์ของ OKI จะสามารถใช้งานในแฟรนไชส์สาขานั้นได้ ปัญหานี้ได้รับการแก้ไขเมื่อแฟรนไชส์นั้นนำอุปกรณ์ของ OKI ไปใช้ในการ “ทดสอบการขับขี่” แล้วก็ใช้การได้ดีตามคาด ถือว่ายอดเยี่ยมสำหรับสินค้าของ OKI ที่สามารถทำงานร่วมกับสาขานั้นได้”
“OKI บอกว่า ถ้าหากเพิ่มอุปกรณ์ของเราเข้าไปในเครื่องพิมพ์ยี่ห้ออื่น น่าจะดีกว่าการต้องเสียข้อตกลงด้านธุรกิจไปเลย” Willis บอก “แต่นั่นไม่เกิดขึ้นหรอก เพราะทางสาขาพอใจกับอุปกรณ์ของ OKI มาก"
ยิ่งไปกว่านั้นWillis ยังตื่นเต้นกับการติดครั้งเครื่องพิมพ์และเครือข่ายแบบใหม่ที่จะช่วยให้อาคารทั้งหมดในส่วนหน้าทำงานร่วมกันได้ “เพราะว่าตึกแต่ละตึกตั้งแยกกัน และไม่ได้เกี่ยวข้องกันเลยเพราะสามารถใช้เครื่องพิมพ์ที่มีในตึกได้อยู่แล้ว" เธอบอกเพิ่มเติม “ตอนนี้เราสามารถทำได้ และการพิมพ์จะทำงานก็ต่อเมื่อมีการใส่รหัสเพื่อการพิมพ์เอกสารด้วย”
“เรายังสามารถตรวจสอบการพิมพ์สีและปิดการใช้งานพิมพ์สีจนกว่าจะมีใครที่ต้องการพิมพ์สีจริงๆ และนั่นช่วยให้ค่าใช้จ่ายลดลงด้วย นอกจากนี้ สัญญาของเราขึ้นอยู่กับการพิมพ์ต่อหนึ่งหน้า ไม่ใช่ปริมาณหมึกหรือตลับหมึกที่เราใช้ แล้วนั่นก็ถือว่าเป็นข้อดีด้านค่าใช้จ่าย เราไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินจำนวนมากเพื่อการซ่อมบำรุงเพราะรวมอยู่ในข้อตกลงการให้บริการของ OKI แล้ว"
ด้วยการติดตั้งที่เสร็จสมบูรณ์แล้วWillis จะแนะนำให้ใช้บริการจาก OKI ไหม?
“แน่นอนเราได้รับประสบการณ์ที่เยี่ยมมากจากการทำงานร่วมกับOKIทั้งยังประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากไม่มีใครตระหนักถึงส่วนนี้จนกระทั่งเราได้มานั่งคุยและวิเคราะห์ว่าเราจ่ายเงินไปกับอะไรบ้างในการพิมพ์และเราหมดเงินไปเท่าไหร่แล้วบริษัททั่วไปมักจะโฟกัสไปที่ส่วนอื่นมากกว่าค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เรามองว่าในส่วนของการพิมพ์เป็นเรื่องที่ต้องใส่ใจ"
โปรแกรมOKI Smart Managed Print Services อยู่ในช่วงของการทดลองและทดสอบวิธีใช้งานและเครื่องมือ เพื่อสร้างสถานะปัจจุบันของการพิมพ์ในองค์กรซึ่งเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายและการดำเนินงาน ก่อนที่ OKI จะสร้างข้อเสนอตามความต้องการของลูกค้าอย่างมืออาชีพ เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะอย่างของลูกค้าแต่ละราย พนักงานขายและฝ่ายวิศวกรรมของเราคอยติดตามการทำงานของผลิตภัณฑ์กับลูกค้าคนสำคัญของเราอย่างใกล้ชิด เพื่อให้ได้ Managed Print Solutionsที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้า
©1995-2020 Oki Systems (Thailand) Ltd.
