เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นสี
“มาถูกทางแล้ว" Managed Print Services ของ OKI ส่งมอบประสิทธิภาพให้กับร้านจักรยานออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดของโลก
Cycles Chain Reaction (CRC) ก่อตั้งขึ้นในปี 1985 และได้เติบโตขึ้นจากกิจการร้านจักรยานเล็กๆ ภายในครอบครัวกลายเป็นร้านจักรยานออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก พนักงานกว่า 600 คน บริษัท ฯ มีคลังสินค้าหลักในเมือง Doagh ประเทศไอร์แลนด์เหนือ มีกำลังการผลิต 100,000 ตารางฟุต มีสินค้าที่ลงทะเบียนกว่า 90,000 ชิ้นและบริการส่งไปยัง 115 ประเทศทั่วโลก
ซีอาร์ซี มีความต้องการอย่างจริงจังสำหรับโซลูชั่นการพิมพ์ บริษัทจะใช้โซลูชั่นเหล่านี้สำหรับวัตถุประสงค์หลักสามอย่างคือ: สำนักงานทั่วไป / การบริหารงานโฆษณา / โปรโมชั่นและการจัดส่ง ของ อย่างสุดท้ายนั้นต้องรองรับปริมาณการพิมพ์สูงสุด ประมาณสี่ล้านงานพิมพ์ต่อปี และในช่วงเวลาที่มีภาระงานสูงสุด (peak time) ความสามารถในการผลิตรายการสั่งซื้อสูงสุด 24 รายการต่อนาที
จนกระทั่งเมื่อเร็วๆนี้ การพิมพ์งานของซีอาร์ซีตั้งอยู่บนพื้นฐาน"ความจำเป็น"เป็นผลให้บริษัทตัดสินใจใช้อุปกรณ์จากผู้ผลิตจำนวนมากพร้อมกับการทำสัญญาด้านความช่วยเหลือและสนับสนุนที่แตกต่างกันรวมทั้งหมึกพิมพ์ต่างชนิดกันด้วยวิธีการนี้มีข้อเสียมากมายราคาแพงไม่มีประสิทธิภาพและทำให้การเพิ่มผลผลิตทางธุรกิจล้มเหลวด้วย
บริษัท ตัดสินใจว่า เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องสร้างมาตรฐานการพิมพ์และหาคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการที่ดีที่สุดจากพันธมิตรด้านIT Service EOS Systems ซึ่งแนะนำ Managed Print Services (MPS) จาก OKI ซีอาร์ซีรู้สึกประทับใจกับประโยชน์มากมายที่มีศักยภาพของMPSรวมถึงความสะดวกสบายมากขึ้น การลดค่าใช้จ่าย การควบคุมงบประมาณที่ดีขึ้น และความคล่องตัวทางธุรกิจที่เพิ่มขึ้น ดังนั้นจึงตัดสินใจเลือกวิธีการนี้
EOS Systems และซีอาร์ซีและทำงานอย่างหนักเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน จากนั้นก็เริ่มดำเนินการ ในที่สุด ซีอาร์ซีก็เลือก OKI ตามที่ Paddy Devine ผู้จัดการฝ่าย ICT Infrastructure กล่าวว่า"ก่อนที่เราจะใช้โซลูชั่นOKI MPS เราได้ใช้อุปกรณ์บางอย่างขอ OKI ในแผนกจัดส่งของเราอยู่แล้ว และอุปกรณ์เหล่านั้นได้พิสูจน์แล้วว่ามีความรวดเร็ว ใช้งานได้หลากหลาย และเชื่อถือได้ เรายังรู้สึกประทับใจกับประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของ OKI ในแง่ของการดำเนินการและจัดการโซลูชั่นMPS "
OKI เริ่มดำเนินการMPSที่ซีอาร์ซีโดยทำการการตรวจสอบการพิมพ์เป็นเวลานานหนึ่งเดือน ซึ่งได้ข้อมูลสรุปของเครื่องพิมพ์ทั้งหมดของบริษัท ซึ่งมีจำนวนมากกว่า100 เครื่อง และจำนวนเอกสารที่พิมพ์ จากนั้นได้ทำดำเนินการขั้นตอนนี้ซ้ำอีกครั้งในตอนท้ายของการตรวจสอบ ซึ่งทำให้ OKI สามารถประเมินจำนวนหน้าที่ซีอาร์ซีได้พิมพ์ทั้งปี และปรับเปลี่ยนข้อเสนอเพื่อให้ตรงความต้องการ
“หลังจากนั้น ทั้ง OKI, EOS Systems และฝ่ายไอทีของเรา ก็ได้พยายามยามร่วมกันเพื่อดำเนินการโซลูชั่นใหม่จาก OKI” Devine บอก “ขั้นตอนนี้ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยโดยใช้เวลาหลายสัปดาห์ เราไม่ได้รีบร้อนและการจัดการเครื่องพิมพ์ทั้งหมดก็ทำได้ด้วยขั้นตอนเดียว เราแค่ใส่เครื่องพิมพ์สี่หรือห้าเครื่องในแผนกที่สำคัญและเริ่มใช้งาน เพื่อพิสูจน์ว่าแนวคิดและการจัดการนั้นได้ผล และเราใช้เวลาสามหรือสี่สัปดาห์ต่อมาเพื่อดำเนินการใช้เครื่องพิมพ์ในส่วนอื่นๆ ของบริษัท”
การใช้เครื่องพิมพ์นี้ ไม่ต้องแบ่งจากส่วนต้นทุนของเงินทุน และช่วยให้บริษัทประหยัดได้หลายพันปอนด์ต่อปี
ตอนนี้ ซีอาร์ซีมีเครื่องพิมพ์84 เครื่องในบริษัทที่คลังสินค้าใหญ่เมือง Doagh ในส่วนของการขนส่ง ที่ต้องการอุปกรณ์ที่รวดเร็ว ทนทานและเชื่อถือได้ จึงได้เครื่องพิมพ์ขาวดำ OKI ES4131 A4 เป็นหลักซึ่งพิมพ์หน้าแรกได้อย่างรวดเร็ว และมีความยืดหยุ่น ซีอาร์ซี ยังใช้เครื่องพิมพ์ OKI ES4131 สำหรับการพิมพ์ในออฟฟิศและการบริหารงานทั่วไปด้วย
ยังมีการใช้เครื่องพิมพ์สีขนาดA4 OKI ES5430 สำหรับการพิมพ์ที่เกี่ยวข้องกับงานบริหาร และเวิร์กกรุ๊ปภายในออฟฟิศที่มีพนักงานสูงสุด 10 คน สำหรับการใช้เพื่อโฆษณาและการส่งเสริมการขาย ซึ่งต้องการผลผลิตที่แม่นยำและคุณภาพสูง จึงใช้ OKI ES7120 เป็นหลัก ซึ่งโดดเด่นด้านความเร็ว ต้นทุนรวมความเป็นเจ้าของต่ำ และมีตัวเลือกการใช้งานหลากหลาย เครื่องพิมพ์สีมัลติฟังก์ชั่นจำนวนมากในรูปแบบA3 (ES8460MFP)และA4 (ES5461MFP)ทำให้การใช้อุปกรณ์มีความสมดุล
หนึ่งในประโยชน์ที่ยอดเยี่ยมที่สุดของบริการจัดการการพิมพ์ในมุมมองของซีอาร์ซี คือวิธีการจัดการการพิมพ์ที่มีมาตรฐานมากขึ้น และสามารถทำให้บริษัทจัดการการพิมพ์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
“จากมุมมองของผู้จัดการฝ่ายไอที ประโยชน์หลักจากมาตรฐานของ OKI และการใช้ MPS คือการที่ทำให้ขั้นตอนทั้งหมดก่อนที่จะส่งไปยังฝ่ายไอทีนั้นง่ายและสะดวกขึ้นมาก” Devine กล่าว “การแจ้งปัญหาของเราลดน้อยลงมาก ตอนนี้ตลับหมึกก็จะมาส่งโดยอัตโนมัติถ้าหากเราต้องใช้ และเราไม่จำเป็นต้องยุ่งยากกับการหาหมึกพิมพ์ในเวลาเร่งรีบอีกต่อไป”
“แน่นอนว่าเราได้ประโยชน์ในส่วนของต้นทุนด้วย MPS ทำให้เราสามารถติดตามและตรวจสอบการพิมพ์และจำนวนงานพิมพ์ของแต่ละแผนกได้ ซึ่งจะบอกเราได้ว่าแผนกไหนที่ปริมาณการพิมพ์สูง ทั้งยังทำให้เราสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ เราประมาณการณ์ไว้ว่าค่าใช้จ่ายในการพิมพ์น่าจะลดลงประมาณ 28%”
“ประโยชน์อีกข้อของการดำเนินงานในส่วนนี้ คือเรามีเครื่องพิมพ์ที่พิมพ์สองหน้าได้ ก่อนหน้านี้เราไม่ได้มองว่าค่ากระดาษเป็นส่วนสำคัญในการทำธุรกิจเลย เราประหยัดได้มากขึ้นด้วยการพิมพ์แบบสองหน้าแทนที่จะต้องเพิ่มค่าใช้จ่าย ข้อดีนั้นเป็นสิ่งที่เราไม่ได้คาดหวังมาก่อน ทั้งยังเป็นการช่วยลดความสิ้นเปลืองและช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมไปในตัวด้วย”
“MPS ช่วยให้เราสามารวางแผนงบประมาณได้ ก่อนหน้านี้เราไม่เคยควบคุมการใช้กระดาษเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายในส่วนของหมึกพิมพ์ เพราะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้ แล้วเราก็มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในส่วนนั้นค่อนข้างมาก ตอนนี้เราทำสัญญา MPS กับ EOS Systems ซึ่งทำให้เราสามารถแบ่งชำระเป็นระยะเวลาสามปี ซึ่งเราวางแผนค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องและรอบคอบมากขึ้น”
ที่สำคัญมากคือเครื่องพิมพ์เหล่านี้ได้พิสูจน์แล้วว่าสามารถเชื่อถืออย่างมากได้ตั้งแต่เริ่มใช้งาน“การใช้งานตั้งแต่ช่วงแรกมีความลื่นไหลไม่ติดขัดและเราไม่เคยมีปัญหาอะไรจริงจังเลยตั้งแต่นั้นมาDevineกล่าว“ฟีดแบคตอบรับในส่วนของการใช้งานจริงๆส่วนใหญ่เป็นไปในทางบวกหมึกพิมพ์สามารถใช้งานได้ตลอดซึ่งดีกว่าเมื่อก่อนมากโดยปกติแล้วเวลาที่คุณเปลี่ยนแปลงอะไรก็ต้องคิดเผื่อไว้ว่าอาจจะมีคำวิจารณ์บ้างแต่ในกรณีนี้แทบไม่มีการตอบรับแง่ลบเลยมีแต่คำชื่นชมทั้งคุณภาพการพิมพ์และวิธีการจัดการการพิมพ์ที่เราได้รับ”
โปรแกรมOKI Smart Managed Print Services อยู่ในช่วงของการทดลองและทดสอบวิธีใช้งานและเครื่องมือ เพื่อสร้างสถานะปัจจุบันของการพิมพ์ในองค์กรซึ่งเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายและการดำเนินงาน ก่อนที่ OKI จะสร้างข้อเสนอตามความต้องการของลูกค้าอย่างมืออาชีพ เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะอย่างของลูกค้าแต่ละราย พนักงานขายและฝ่ายวิศวกรรมของเราคอยติดตามการทำงานของผลิตภัณฑ์กับลูกค้าคนสำคัญของเราอย่างใกล้ชิด เพื่อให้ได้ Managed Print Solutionsที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้า
©1995-2020 Oki Systems (Thailand) Ltd.
