โซลูชั่นการพิมพ์ของ OKI สำหรับฝ่ายการเงิน

เมื่อต้องมีการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสาร หน่วยงานทางการเงินต้องเผชิญกับความท้าทายที่ซับซ้อน

ปริมาณของบัญชีแบบกระดาษ เช่นเรียกเอกสารเก็บเงินและรายงานที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทำให้เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ทำงานช้าเกินไปและมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

ทางฝ่ายการเงินมีภาระงานมากและต้องการโซลูชั่นที่รวดเร็วที่ให้ความคล่องตัวในการจับภาพ การจัดเก็บ การจัดการ และการผลิตเอกสารเพื่อให้เกิดผลผลิตที่มีประสิทธิภาพขณะที่สามารถตอบสนองความต้องการความปลอดภัยด้วย

ความท้าทายที่สำคัญ

• ขั้นตอนการทำบัญชีด้วยบุคคลซึ่งใช้เวลามากต้องการการใช้งานอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มผลผลิตและลดข้อผิดพลาด
• ขั้นตอนการทำใบแจ้งค่าใช้จ่ายและเอกสารเรียกเก็บเงินอื่นๆ มีข้อจำกัดด้วยเวลาและงบประมาณ และผลกระทบต่อลูกค้าและความสัมพันธ์ด้านการค้ากับซัพพลายเออร์
• เพื่อตอบสนองความต้องการด้านกฎระเบียบ เอกสารไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรือดิจิตอลจะต้องเก็บไว้อย่างปลอดภัยในส่วนกลาง เพื่อการเข้าถึงได้ง่ายโดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

OKI ช่วยทำให้การดำเนินธุรกิจของคุณดีขึ้นได้อย่างไร

ดำเนินการจัดการบัญชีลูกหนี้การค้าอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

การจัดการบัญชีลูกหนี้การค้าอัตโนมัติประสิทธิภาพต่ำ สร้างความล่าช้าและกระทบต่อการสร้างผลกำไร

ใบแจ้งค่าใช้จ่ายและจดหมายที่พิมพ์ล่วงหน้าเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่าย

โปรแกรมควบคุมการพิมพ์ที่มาพร้อมกับเครื่องพิมพ์และMFPs ของ OKI ทำให้สามารถเลือกใช้แม่แบบอิเล็กทรอนิกส์"overlay"และการตั้งค่างานพิมพ์ที่ถูกต้อง

เมื่อส่งไปแล้ว ตัวสำเนาสามารถจัดเก็บและจัดทำดัชนีอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเรียกใช้งานได้สะดวก และลดการจัดเก็บ และลดค่าใช้จ่ายการสำเนา ส่งเสริมการผลิตและการปรับปรุงกระแสเงินสด

เจ้าหนี้การค้าสามารถประหยัดเวลาและทำให้ซัพพลายเออร์พึงพอใจ

มีหลายธุรกิจที่เชื่อถือการทำงานในส่วนของเจ้าหนี้การค้าทั้งที่มีความผิดพลาด ที่อาจจะทำให้เกิดความล่าช้าซึ่งส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์

ยกเลิกการป้อนข้อมูลด้วยบุคคล ระบบการจัดการเอกสารด้วยMFPs ของ OKI สามารถสแกนและทำดัชนีแฟ้มเอกสาร โดยทำให้เวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

เทคโนโลยีOptical Character Recognition (OCR) และ/หรือการจดจำบาร์โค้ด สามารถเชื่อมโยงใบแจ้งค่าใช้จ่ายในระบบการจัดการเอกสารที่ง่ายต่อการค้นหาและดึงข้อมูล

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดิจิตอลมีความถูกต้องเช่นเดียวกับแฟ้มเอกสาร ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ

เก็บข้อมูลทางการเงินให้เป็นส่วนตัวและมั่นใจในการทำงานที่เป็นไปตามระเบียบ

การรักษาความลับของลูกค้าและและปัญหาที่เกี่ยวข้องมีความเสี่ยงเมื่อไม่มี วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ(Best-Practice) ในฝ่ายการเงินซึ่งการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลมีความสำคัญสูงสุด

วิธีการตรวจสอบของผู้ใช้(username / password หมายเลขPINหรือบัตรIC)ติดตั้งภายในอุปกรณ์ของOKI ช่วยรักษาความลับเอกสารโดยการควบคุมการเข้าถึงอุปกรณ์การพิมพ์

MFPsของOKIและDocument Management Systemsมีความสามารถในการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ ขณะที่สามารถติดตามการโต้ตอบ การแก้ไข ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน เวลาการตอบสนองและการอนุมัติ

มีการเข้ารหัสไฟล์PDF เพื่อป้องกันเอกสารที่เก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ท้องถิ่นหรือระบบคลาวด์ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายและมั่นใจในวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุด

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับทันที

• MFPs ของ OKI ที่มาพร้อมกับระบบการจัดการเอกสารของเรา สนับสนุนเวิร์กโฟลว์ดิจิตอลอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานในส่วนของบัญชีลูกหนี้ ช่วยให้คุณจัดการและควบคุมกระแสเงินสดในธุรกิจของคุณได้
• เพียงแค่ใช้ฟังก์ชั่นการสแกนพร้อมกับระบบการจัดการเอกสาร ใบแจ้งค่าใช้จ่ายสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การปรับบัญชีเจ้าหนี้ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้จ่ายและช่วยทำให้ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ดีขึ้นด้วย
• ความสามารถในการสแกน จัดเก็บและกู้คืนเอกสารอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ช่วยปกป้องเอกสารลับและช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในขณะที่การเพิ่มผลผลิตด้วย

ขอคำปรึกษา

หากท่านต้องการข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ หรือต้องการที่จะนัดหมายกับผู้เชี่ยวชาญ กรุณาติดต่อOKI