オフィスの「プリンターあるある」を笑ってばかりいられない

プリンターはどこのオフィスでもなくてはならない存在だ。それゆえに、プリンターにまつわるエピソードは枚挙にいとまがない。そんないわゆる「あるある」を集めてみた。共感は覚えるが、“使えるプリンター”との差は歴然。笑ってばかりはいられない事実が判明した。

※このコンテンツはJBpressに掲載されているものです。

プリンターはオフィスの要／だからこそ存在する「あるある」

「この資料、午後の会議で配るから100部用意しといて」「明日のセミナーで配る講演資料5ページ目が差し替えになったから、大至急300部セットしなおして！」「イベントで配るアンケートの内容が決定したから1500枚印刷して会場に送らなきゃ」・・・、毎日のようにオフィスで交わされているこうした会話に、プリンターあるあるが潜んでいる。たとえばこんな感じだ。

「むしゃむしゃむしゃ・・・」会議まで5分。プリンターが配布資料を食べる羊に変身？！
明日は出張。夜オフィスに戻って提案資料を印刷しようとしたらプリンターが故障！！
セールのPOPづくりでスタッフ総出。いったいいつ終わるの？
また自分の番でトナー切れ？なんでいつもハズレくじ？
モノクロ印刷なのに、カラートナー切れで印刷できない！
故障でカスタマーサービスに電話したが、すぐに対応できないと言われ困った！
たった5分で故障修理完了。ありがたいけど高額の出張費が！

「あるある～。どこも一緒だね～」。こうしたシーンに思わずこんな声が聞こえてきそうだ。だが、中には笑っていられないものもある。特に現場を指揮するマネージャーや経営者にとっては、「そんなに頻繁にプリンターでトラブルが起こっていては業務が滞るし、社員の士気も満足度も下がってしまう」と気が気ではないだろう。

よく聞かれるオフィスの生産性向上、業務効率向上は「人手不足」の裏返しだ。限られたリソースで同様の成果を挙げなければならない。厳しいグローバルの競争環境を考えればそれ以上の結果を求められることも珍しくない。そうなればプリンターの不調で笑ってはいられない。笑っていられる余裕がなくなればそれはストレスになり、改善されなければ「会社への不満」へと変化していく。「あるある」が「使えない」「イライラする」「仕事が終わらない」に変わる前に、解決しておかなければならない。

業界初の7年間無償サービスを実現／オフィスの「仕方がない」を解決

業務の効率を上げるにはバランスが必要だ。昨今ではデジタルテクノロジーの進展を背景に、経理、在庫管理、人事管理などでクラウドの活用が進んでいるが、プリンターの故障やメンテナンスでネックとなっては業務効率の底上げにならない。オフィスの成長をドライブする要素の中で、意外と重要な立ち位置にあるのはプリンターなのかもしれない。そこに一石を投じようとするのが、LEDプリンターのリーディングカンパニーOKIだ。

OKIが独自に行った意識調査によれば、なんと8割超のビジネスパーソンが、なんらかの理由によりプリンターに対するストレスを抱えている。これは、すでに多くのビジネスパーソンの心の中で、プリンターに対する印象が「あるある」で笑っていられる領域を超え、「ストレス」になっていることを示している。だとすれば、業務効率の向上、生産性の向上が難しいどころか、この人手不足の状況で、社員の働く意欲の低下を招く由々しき事態だ。

OKIはこうしたオフィスで発生しているプリンターにまつわる現実をリサーチし、プリンターが抱える弱点を根本的に改善するサービスの提供を始めた。同社はLEDプリンターのパイオニアとして、高画質・高精細・高性能なLEDプリンター「COREFIDO」（コアフィード）シリーズを展開し、ビジネスの現場で高い評価を得てきたが、今回、業界の常識を破る「7年間の無償サービス（※1）」を可能にする「COREFIDO EX」モデルによって、一つ上のステージに到達した感がある。

かねてからオフィスでプリンターが抱える課題を認識していたOKIでは、5年間の無償サービスを提供していたが、それを今回7年にまで引き上げた理由は、オフィスの現場から聞こえてくる「高性能なプリンターを長く快適に使いたい」という思いに応えたいというものにほかならない。

「COREFIDO EX」の特長は次のようなものだ。

購入日から7年以内に発生した故障について無償で修理（※1）
突然の故障による予想外の出費を気にすることなく使い続けられる
メンテナンス品（定期交換部品）も7年間無償提供（※1）
自分で簡単に部品交換ができるほか、紙詰まりなども簡単にメンテナンスが可能

より詳細な「COREFIDO EX」の性能についてはこちら >

これらによってOKIの、「あるある」が不満に変わる前に解決し、プリンターが業務のボトルネックにならないようにしなければ、という信念に近い思いが見て取れる。いくら高性能のプリンターでも、使い勝手が悪くメンテナンスに手間がかかったり、想定外のコストがかかるのでは不満が募る。このことを、同社は意識調査を含めた長年の経験から痛感しているのだ。そしてOKIが出した答えは、ハードの性能を最大限に活かすサービスを実現したのがCOREFIDO EXだ。

「COREFIDO EX」を編集部で体験／見えてきたOKIの思い

今回ビジネス系メディアJBpressの新しいチャンネルであるJBpress autograph（オートグラフ）編集部は、このハードの性能と使いやすさ、いざという時の頼もしさを兼ね備えた「COREFIDO EX」モデルのC835dnwをチョイス、実際の業務に使用した。

雑誌など紙媒体に限らず、メディアの現場では、一般の企業同様資料や原稿のチェック・配布など、プリンターの稼働率は高く、要求レベルも高い。まさにOKIが想定する「高性能を長く快適に使いたい」現場そのものだ。

そこには業務にスピード感を求め、トラブルなどでスムーズな進行が滞らないようにしなければ情報の発信が遅れたり、メディアとしての信頼性に影響が出たりしてしまうという、情報を発信する者の信念がある。

編集の責任者であるエディトリアルディレクターの福留亮司氏は「プレビュー画面の校正や配布用の資料など、編集部でプリンターを使用する局面は多々あります。たとえ短時間でも、プリンターが使えない状況になるとその影響は小さくありません。実際にこれまで使っていたプリンターでは、公開の迫った夜間の作業で用紙が詰まってしまい、コールセンターに電話してもつながらず大騒ぎしたことがあります」と過去の体験を交えて語る。

オフィスにCOREFIDO EXを設置してどうだったか。福留氏の感想は明確だ。「故障やトラブルがなく、プリンターを良い意味で意識することなく仕事がスムーズに進められました。もちろんLEDプリンターのパイオニアであるOKIのプリンターだけあって、コンパクトなボディーながら、印刷物の文字や画像もシャープでクオリティーに不満はありませんでした。操作もUI（ユーザーインターフェース）がシンプルで直感的なため、スタッフを含め戸惑うことなく使用できています」。

また、「7年間の無償サービス」についても、「突然の故障やトラブルで仕事が止まるのは困りますし、プリンターにとって負荷の高いオフィスですから、自分たちでメンテナンスができ、想定外のコストを極力抑えられるのは助かります」と評価する。

冒頭でも触れたように、プリンターはどこのオフィスにもなくてはならない存在だ。だが、本当に優れたプリンターは「あるある」のネタになるような“事件”は起こらない。満足を提供し続け、存在をことさら意識させないCOREFIDO EXのようなプリンターこそが、ビジネスを成長に導いてくれる。今回この事実を、JBpress autograph編集部が証明した恰好だ。