문서의 디지털화는 제한적인 물리적 저장공간으로 인해서 어려움에 직면하고 있는 회사들의 문제점 해결에 도움을 줄 수 있습니다.간단한 전자식 접속 및 자동배포 규칙을 통합해서 종이 없는 업무공정으로 전환하면 낭비되는 시간 및 비용을 절약할 수 있습니다. 광학문자판독(OCR)은 스캔 한 문서를 검색 가능한 전자 문서로 변환하여 저장하면, 편집, 배포 및 색인 등의 추가적인 기능을 사용할 수 있습니다.
시간이 많이 소요되는 일상적인 문서의 수작업 공정은 자동업무공정의 맞춤화로 간소화 시켜 보다 효율적으로 처리할 수 있습니다. 사용자들은 일반적으로 메타데이터를 직접 첨부시킨 스캔파일을 중앙저장소 또는 클라우드에 추가하고, 모바일 기기 또는 스마트 복합기에서 이것을 접속하여 특정한 정보의 검색을 안전하고 견고한 환경에서 사용하기를 원하고 있습니다.
PIN 또는 ID카드와 같은 사용자 인증 기준을 갖춘 복합기를 설정하여 사용한다면, 모든 회사의 값어치 있고, 중요 정보의 손실을 방지할 수 있어서 조직을 보안 유출로부터 보호할 수 있습니다. 풀 프린팅과 같은 출력정책을 실행하면, 인쇄작업은 사용자에 의한 물리적 행위(PIN코드 입력, ID카드 접촉) 에 의해서 만 출력될 수 있어서, 보안 및 불필요한 인쇄에 의한 낭비를 줄일 수 있습니다.
오늘날의 업무환경에서 사용되는 어떠한 노트북, 태블릿 또는 스마트폰 등의 모바일 기기들은 무선으로 인쇄할 수 있는 기능을 갖추고 있습니다. 이러한 변화된 환경에 대응하기 위해서는 프린터 및 복합기도 필요할 때, 언제든지 안전하게 접속하여 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 합니다.
장치관리도구는 사용자의 인쇄작업을 완벽하게 파악하고 가시적인 보고서를 제공하므로, 파트너와의 계약 내용을 더욱 능동적으로 관리할 수 있습니다. 장치의 사용량, 토너의 소비량, 용지와 같은 소모품의 유무 알림, 장치 고장 통보 등의 기능을 이용하여 전체적으로 장치가 가동되지 않는 다운타임을 최소화 할 수 있습니다.