Kancelářská řešení společnosti OKI

Moderní pracoviště se neustále vyvíjí zásluhou pokroku v urychlujících inovacích IT. 

Třetina firem aktivně plánuje pro digitální svět [IDC 2015]. 

Ve skutečnosti už mnohé firmy zavedly efektivní pracovní postupy digitalizace dokumentů a další automatizované firemní procesy, aby zvýšily produktivitu zaměstnanců a poskytly zabezpečený přístup k dokumentům, kdykoliv a odkudkoliv, a současně snížily náklady.

Hlavní zadání

• Procesy s papírovými dokumenty nejsou pro organizace s více sídly příliš spolehlivé, ale jejich transformace na efektivnější elektronické pracovní postupy může vzbuzovat obavu. Pomalé manuální procesy s dokumenty plýtvají časem a zvyšují náklady na uložení.
• Firmy jsou si vědomé bezpečnostních hrozeb souvisejících s tiskem, ale ne všechny mají prostředky, rozpočet nebo znalosti, aby se s nimi vypořádaly. Vyhovět průmyslovým předpisům může být složité a obtížné. Častou výzvou je bezpečnost digitalizace dokumentů a jejich směrování přes síť.
• Trendy práce na dálku a BYOD („přineste si vlastní zařízení“) vyžadují, aby firmy poskytly zaměstnancům flexibilitu pro zabezpečený tisk ze soukromých nebo firemních smartphonů, tabletů a notebooků.
• Monitorování a kontrola tiskových zařízení jsou časově náročné a nesnadné. Nelze snadno identifikovat poruchy a zařízení mohou být vyřazena z provozu, pokud dojde spotřební materiál, což vede k plýtvání časem a finančními prostředky.

Jak může společnost OKI pomoci vaší firmě

Zdokonalený pracovní postup zpracování dokumentů a vylepšená správa dokumentů

Poskytnutím správného vybavení pro převod papírových dokumentů a jejich integraci do elektronických pracovních postupů kancelářská řešení společnosti OKI usnadňují velmi vytíženým kancelářím a pracovním skupinám digitalizaci a indexování dokumentů, extrahování relevantních dat a distribuci prostřednictvím faxů, e-mailů, sdílených síťových složek, cloudových úložišť a systémů správy obsahu. 

Schopnost sledovat interakce, úpravy a verze zdokonaluje spolupráci, zkracuje doby odezvy a usnadňuje schvalování. 

Digitalizace papírových dokumentů a ukládání příchozích spisů do prohledávatelných formátů (jako je PDF/A) šetří náklady na ukládání a umožňuje dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů. 

Minimalizace hrozeb pomocí zabezpečených dokumentů a zabezpečeného tiskového prostředí

Společnost OKI může organizacím pomoci definovat zásady pro firemní dokumenty a tisk, které umožňují proaktivně monitorovat zabezpečení tisku a provádět jeho správu. 

Lze zavést ověřování uživatelů pomocí kódu PIN nebo řízení přístupu pomocí karet IC v kombinaci s řešením tisku na vyžádání, aby bylo možné provádět správu přístupnosti dokumentů a nedocházelo k nestřeženému ponechání důvěrných dokumentů v tiskárnách a multifunkčních tiskárnách.

Dalších podstatných úspor je dosaženo vyvarováním se nežádoucího tisku.

Doplněk pro šifrování souborů PDF chrání dokumenty uložené na místních nebo cloudových serverech a zajišťuje použití nejlepších postupů a dosažení souladu s požadavky národních a průmyslových předpisů.

 Zvýšená flexibilita a zachování produktivity pracovníků pracujících na dálku

Vedle osob pracujících tradičně v kancelářích dochází k nárůstu mobilní pracovní síly, která očekává rychlý přístup k dokumentům, aplikacím a firemním nástrojům pro podporu produktivity. 

Inteligentní tiskárny a multifunkční tiskárny OKI jsou kompatibilní s mobilními zařízeními a cloudovými aplikacemi a společně s integrovanými řešeními maximalizují flexibilitu.

 

Ke sdílení dokumentů už nemusí být profesionálové v kanceláři. 

Ukládání souborů na centrální server nebo do cloudového úložiště a jejich indexování poskytují zaměstnancům pracujícím na dálku nebo v organizacích s více sídly rychlý přístup k tisku aktuálního obsahu na vyžádání z libovolného místa, čímž se odstraní náklady na distribuci.

Udržení správy tisku a rozpočtu pod kontrolou

Jen málo firem má čas monitorovat zbytečný tisk nebo se zabývat neočekávanými poruchami a spotřebovaným spotřebním materiálem. 

Společnost OKI, která působí jako životně důležitá podpora pro firmy všech velikostí, nabízí efektivní řešení správy zařízení a smluv, která umožňují sledovat tiskové aktivity jednotlivých zařízení nebo v celé tiskové síti.

Automatizovaná správa spotřebního materiálu, vytváření zpráv a vzdálené online monitorování pomáhají organizacím měřit výkon, efektivněji provádět správu zařízení a vyvarovat se časových ztrát způsobených řešením poruch a objednáváním nového spotřebního materiálu. 

Zprávy o vývoji trendů usnadňuji přesné předpovídání nákladů, a tím umožňují firmám plánovat dopředu.

Stručný přehled výhod

• Zvýšení efektivnosti a produktivity přechodem na bezpapírové pracovní postupy skenováním a odesíláním dokumentů do více umístění a současné zkracování dob odezvy rychlejší spoluprací zásluhou centralizovaného a nákladově efektivního úložiště
• Převzetí kontroly nad zabezpečením, zajištění souladu a ochrana důvěrných dokumentů
• Vybavení mobilní pracovní síly schopností tisknout zabezpečeně z jiné kanceláře nebo vzdálených míst
• Monitorování a kontrola zařízení, sledování využití a úspora času pomocí automatizované správy spotřebního materiálu, vytváření zpráv, oznamování poruch a servisní výstrahy  

Žádost o konzultaci

Pokud potřebujete další informace nebo si chcete domluvit schůzku s některým z našich odborníků, neváhejte a kontaktujte nás.