Řešení společnosti OKI pro oddělení lidských zdrojů

Zaneprázdnění profesionálové v oblasti lidských zdrojů se potřebují přizpůsobit řadě trendů pracovišť. 

Od podnikového vzdělávání a rozvoje po vzestup práce na dálku a rostoucí objemy citlivých a důvěrných dat vzrůstá význam zabezpečených pracovních postupů zpracování dokumentů, které jsou nezbytné, chcete-li účinně a efektivně shromažďovat, spravovat, zpřístupňovat, zpracovávat, ukládat a distribuovat podnikové dokumenty a údaje zaměstnanců.

Hlavní zadání

• Týmy lidských zdrojů musí řídit časově náročné nábory, adaptaci nových pracovníků a další úkoly zahrnující velké množství dokumentů a vyžadující efektivní pracovní procesy.
• Objemy příchozích dokumentů se neustále zvyšují a vy potřebujete rychlý přístup ke všem spisům a navíc stále efektivní správu papírových dokumentů, které mohou zabírat cenný prostor.
• Musí být prosazen dozor nad podnikovými dokumenty zaměřený na zacházení s důvěrnými, osobními a citlivými informacemi, protože firmy musí zajistit, aby byly dokumenty uloženy bezpečně, ale přesto byly přístupné na vyžádání.
• Společenská odpovědnost firem vyžaduje, aby vaše organizace minimalizovala plýtvání a spotřebu elektrické energie.

Jak může společnost OKI pomoci vaší firmě

Zefektivnění procesů náboru a adaptace nových zaměstnanců

Pomocí nejnovějších řešení optického rozpoznávání znaků (OCR) mohou oddělení lidských zdrojů převádět příchozí spisy na zabezpečené elektronické dokumenty, které lze prohledávat. 

Integrovaná řešení od společnosti OKI zdokonalují pracovní postup zpracování dokumentů, jenž vám umožňuje digitalizovat životopisy, dopisy, reference a další dokumenty, které jsou nezbytné pro procesy náboru a adaptace nových zaměstnanců. 

Automatické zařazování, indexování a distribuce do místního nebo cloudového úložiště omezují časově náročnou administrativu, zvyšují produktivitu a šetří náklady.

Odstranění potřeby fyzického úložiště a zachování kontroly nad daty

Oddělení lidských zdrojů pracují s velkým množstvím dokumentů a zabývají se vším od smluv po posudky a tiskopisy pracovní neschopnosti. Všechny tyto dokumenty musí být zpracovány, uloženy a musí k nim být zachován zabezpečený přístup. 

Zavedení centralizovaného úložiště elektronických dokumentů ušetří čas a náklady na uložení Príslušenstvo zpřístupnění digitálních dokumentů z libovolného zařízení. Správa uživatelských práv (čtení/zápis) chrání bezpečnost dokumentů řízením přístupu, zatímco digitální interakce sledují úpravy, pomáhají při schvalování, zlepšují spolupráci a zkracují doby odezvy.

Šifrování souborů PDF chrání dokumenty uložené na místních nebo cloudových serverech.

 Zabezpečený přístup k důvěrným dokumentům

Multifunkční tiskárny od společnosti OKI jsou vybaveny integrovaným zabezpečením, které chrání citlivé informace. 

To zahrnuje funkci šifrovaného zabezpečeného tisku pro chráněný tisk a přístup uživatelů podmíněný ověřením, aby byla zajištěna naprostá důvěrnost dokumentů, která vyhoví zásadám dozoru nad podnikovými dokumenty.

Poskytnutí přístupu k úložišti dokumentů přímo z inteligentních multifunkčních tiskáren OKI usnadňuje tisk na vyžádání a zajišťuje, že zaměstnanci podle potřeby vytisknou nejnovější formuláře, příručky a další klíčové šablony, čímž se omezí masová komunikace a sníží riziko přístupu k zastaralým nebo neplatným dokumentům.

Zajištění podnikové a společenské odpovědnosti a podpora ekologických iniciativ

Veškeré organizace mají povinnost minimalizovat svůj dopad na životní prostředí, kde je to možné. 

Mnohá zařízení OKI jsou opatřena ekologickými funkcemi pro tiskárny, jako jsou režim „hlubokého spánku“ a automatické vypínání napájení, které šetří elektrickou energii. 

Použití černobílého a oboustranného tisku jako výchozí Príslušenstvo a přechod na inteligentní řešení správy dokumentů od společnosti OKI mohou také pomoci k monitorování a řízení spotřeby, a tím ke snížení provozních nákladů. 

Stručný přehled výhod

• Inteligentní řešení společnosti OKI podporují zabezpečené a prohledávatelné elektronické úložiště a pracovní postup, který urychluje a usnadňuje správu procesů náboru a adaptace nových zaměstnanců.
• Správa dokumentů a obsahu šetří čas a náklady na ukládání, zdokonaluje spolupráci, zkracuje doby odezvy a umožňuje uživatelům přistupovat k elektronickým dokumentům z libovolného zařízení.
• Práva pro přístup k zařízením a dokumentům chrání citlivá data a zajišťují použití správných postupů v procesech a soulad se zásadami pro podnikové dokumenty.
• Ekologická nastavení tiskárny a řešení správy dokumentů zvyšují kontrolu, snižují provozní náklady a přispívají k lepšímu renomé v oblastech společenské odpovědnosti firem a ochrany životního prostředí.

Žádost o konzultaci

Pokud potřebujete další informace nebo si chcete domluvit schůzku s některým z našich odborníků, neváhejte a kontaktujte nás.