Řešení společnosti OKI pro finanční oddělení

Pokud jde o správu pracovního postupu, jsou finanční oddělení, která pracují s velkým množstvím dokumentů, vystavena složitým výzvám. 

Objem papírových dokumentů a zpráv týkajících se pohledávek se neustále zvětšuje, takže se současné pracovní postupy stávají příliš pomalými a náchylnými k tomu, aby představovaly bezpečnostní riziko.

Týmy jsou stále vytíženější a vyžadují rychlá řešení, která zefektivní digitalizaci, ukládání, správu a výstup dokumentů, přispějí k růstu produktivity a efektivnosti a současně vyhoví požadavkům na soulad a zabezpečení.

Hlavní zadání

• Manuální a časově náročné procesy zpracování pohledávek vyžadují automatizaci, která přispěje ke zvýšení efektivnosti, růstu produktivity a minimalizaci chyb.
• Zpracování papírových faktur a dalších dokumentů týkajících se pohledávek může být nákladné a časově nereálné, a stejně tak může mít negativní dopad na vztahy s klienty a dodavateli.
• Ke splnění regulačních požadavků je nutné dokumenty, ať už papírové nebo digitální, bezpečně ukládat na jednom centrálním místě, kde budou snadno dostupné pouze pro oprávněné osoby.

Jak může společnost OKI pomoci vaší firmě

Automatizace procesu zpracování pohledávek k zajištění efektivnosti pracovního postupu

Špatně automatizované procesy zpracování pohledávek se mohou projevit zpožděním a negativním vlivem na ziskovost. 

Náklady také zvyšují faktury a dopisy vytvářené na předtištěné materiály. 

Ovladač tiskárny dodávaný s inteligentními tiskárnami a multifunkčními tiskárnami OKI řeší tyto výzvy tím, že umožňuje vybrat správnou elektronickou „překryvnou“ šablonu a předvolby tiskové úlohy. 

Po odeslání lze kopie elektronicky zařadit a indexovat pro snadné načítání, snížení nákladů na fyzické uložení a kopírování, zvýšení produktivity a zdokonalení peněžního toku.

Konsolidace pohledávek šetří čas a zachovává spokojenost dodavatelů

Mnohé firmy se spoléhají na manuální procesy zpracování pohledávek, které jsou náchylné k chybám, a mohou tak vést ke zpožděním, která negativně ovlivní vztahy s dodavateli. 

Integrovaný systém správy dokumentů, který odstraňuje potřebu manuálního zadávání, společně s inteligentními multifunkčními tiskárnami OKI skenuje a indexuje papírové spisy, čímž se procesy pracovních postupů stávají efektivnějšími. 

Technologie optického rozpoznávání znaků (OCR) nebo rozpoznávání čárových kódů může propojit faktury dodavatele v systému správy dokumentů. Tím usnadní jejich vyhledávání a načítání.

 

Digitalizované elektronické dokumenty mají stejnou právoplatnost jako papírové spisy a šetří čas a náklady na fyzické uložení.

Zachování utajení finančních údajů a zajištění shody

Zachování důvěrnosti a shody v souvislosti se zákazníky je v ohrožení, pokud nejsou ve finančním oddělení dodržovány správné postupy, které přikládají zabezpečení a utajení dat nejvyšší důležitost.

 

Vestavěné metody společnosti OKI pro ověřování uživatelů (uživatelské jméno a heslo, kód PIN nebo karta IC) pomáhají chránit důvěrnost dokumentů řízením přístupu k tiskovým zařízením.

 

Inteligentní multifunkční tiskárny OKI a systémy správy dokumentů mají schopnost řídit přístup uživatelů a současně sledovat interakce, úpravy a verze, zdokonalovat spolupráci, zkracovat doby odezvy a schvalování. 

Umožňují šifrovat soubory PDF k zajištění ochrany dokumentů uložených na místních nebo cloudových serverech, čímž podporují legislativu a zajišťují použití správných postupů.

Stručný přehled výhod

• Portfolio inteligentních multifunkčních tiskáren společnosti OKI v kombinaci s našimi systémy správy dokumentů podporuje plně automatizované digitální pracovní postupy, které zefektivňují proces zpracování pohledávek, a tím pomáhají spravovat a řídit peněžní tok ve vaší firmě.
• Pouhým použitím funkcí pro skenování společně se systémem správy dokumentů lze rychle a efektivně zpracovávat faktury, a tím racionalizovat proces zpracování pohledávek, šetřit čas a prostředky, omezovat nákladné chyby a zlepšovat vztahy s dodavateli.
• Schopnost skenovat, ukládat a načítat dokumenty bezpečným a efektivním způsobem přispívá k ochraně důvěrnosti dokumentů, snižuje bezpečnostní rizika a současně maximalizuje produktivitu.

Žádost o konzultaci

Pokud potřebujete další informace nebo si chcete domluvit schůzku s některým z našich odborníků, neváhejte a kontaktujte nás.