Zásady ochrany osobních údajů

1.    DŮLEŽITÉ INFORMACE A KDO JSME

ÚČEL TĚCHTO ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Cílem těchto zásad ochrany osobních údajů je poskytnout vám informace o tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje při používání těchto webových stránek a sociálních sítí, včetně údajů, které můžete poskytovat prostřednictvím těchto webových stránek, když se přihlásíte k odběru našeho informačního bulletinu nebo zakoupíte produkt nebo službu. Tyto zásady rovněž vysvětlují, jak používáme osobní údaje poskytované telefonicky, e-mailem nebo jinou formou alternativní korespondence. Tato webová stránka není určena dětem a vědomě neshromažďujeme údaje týkající se dětí.

Je důležité, abyste si přečetli tyto zásady ochrany osobních údajů společně s jakýmikoli dalšími podmínkami používání nebo zásadami ochrany osobních údajů nebo zásadami spravedlivého zpracování, které můžeme poskytnout při konkrétních příležitostech, kdy shromažďujeme nebo zpracováváme vaše osobní údaje, abyste si plně uvědomili, jak a proč vaše osobní údaje používáme. Tyto zásady ochrany osobních údajů doplňují ostatní oznámení a nemají za cíl je nahradit. 

SPRÁVCE

Společnost OKI Europe Limited je správcem údajů (v těchto zásadách ochrany osobních údajů dále jen „my“, „nás“ nebo „náš“ a další příslušné tvary) a odpovídá za vaše osobní údaje. 

Máte-li jakékoli dotazy ohledně těchto zásad ochrany osobních údajů, včetně případných požadavků ohledně uplatnění svých zákonných práv, kontaktujte nás prostřednictvím níže uvedených údajů.

KONTAKTNÍ ÚDAJE 

 

OKI Europe Limited, registrační číslo společnosti: 02203086

Zapsané sídlo a fyzická adresa společnosti je Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egham, Surrey, TW20 0HJ

Telefonní číslo: 020 8219 2190

E-mailová adresa: DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

Máte právo kdykoli podat stížnost Úřadu komisaře pro informace (Information Commissioner’s Office, ICO), dozorovému úřadu Spojeného království pro otázky ochrany osobních údajů (www.ico.org.uk). Ocenili bychom však možnost řešit vaše obavy dříve, než se obrátíte na úřad ICO, proto prosím nejdříve kontaktujte nás.

2.     ÚDAJE, KTERÉ O VÁS SHROMAŽĎUJEME

Můžeme shromažďovat, používat, ukládat a předávat různé druhy vašich osobních údajů, které jsme rozdělili do těchto skupin:

• Identifikační osobní údaje zahrnují jméno, uživatelské jméno nebo podobný identifikátor, rodinný stav, titul, datum narození, věk, pohlaví a národnost.
• Kontaktní údaje zahrnují fakturační adresu, doručovací adresu, e-mailovou adresu a telefonní čísla.
• Finanční údaje zahrnují bankovní účet, údaje o platební kartě a hodnocení úvěruschopnosti.
• Transakční údaje zahrnují údaje o platbách vám i od vás a další podrobnosti o produktech a službách, které jste zakoupili od nás nebo od našich distributorů nebo prodejců.
• Technické údaje zahrnují IP adresu, typ a verzi prohlížeče, nastavení časového pásma a umístění, typy a verze zásuvných modulů prohlížeče, operační systém a platformu a další technologie v zařízeních, která používáte k přístupu na tyto webové stránky.
• Profilové údaje zahrnují vaše uživatelské jméno a heslo, nákupy nebo objednávky s použitím vašich přihlašovacích údajů, které jste provedli, vaše zájmy, preference, hodnocení a odpovědi v rámci průzkumů.
• Údaje o používání zahrnují informace o tom, jak používáte naše webové stránky, produkty a služby.
• Marketingové a komunikační údaje zahrnují vaše preference při přijímání marketingových sdělení od nás a od třetích stran a vaše preference ohledně způsobu komunikace.

Rovněž shromažďujeme, používáme a sdílíme souhrnné údaje, jako jsou statistické nebo demografické údaje k jakémukoli účelu. Souhrnné údaje mohou být odvozeny z vašich osobních údajů, ale tyto souhrnné údaje nebudou považovány za osobní údaje ve smyslu zákona, jelikož nebudou přímo ani nepřímo odhalovat vaši totožnost. Můžeme například zahrnout vaše údaje o používání za účelem výpočtu procentního podílu uživatelů, kteří používají určitou funkci webové stránky. Pokud však sloučíme nebo propojíme souhrnné údaje s vašimi osobními údaji tak, že lze přímo nebo nepřímo zjistit vaši totožnost, považujeme kombinované údaje za osobní údaje, které budou použity v souladu s těmito zásadami ochrany osobních údajů.

POKUD NEPOSKYTNETE OSOBNÍ ÚDAJE 

Pokud potřebujeme shromažďovat osobní údaje v souladu se zákonem nebo podmínkami smlouvy uzavřené s vámi a pokud tyto údaje na požádání neposkytnete, nemusíme být schopni plnit smlouvu, kterou máme s vámi uzavřenou nebo kterou se s vámi snažíme uzavřít (například abychom vám poskytli zboží nebo služby nebo splnili záruční povinnost). V takovém případě možná budeme muset zrušit produkt nebo službu, které vám poskytujeme, a v tom případě vás o tom v daný okamžik vyrozumíme.

 3.     JAK SHROMAŽĎUJEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

• Přímé interakce. Můžete nám poskytnout své osobní údaje při vyplnění formulářů nebo setkání s námi nebo sdělením poštou, telefonicky, e-mailem nebo jinak. To zahrnuje údaje, které poskytnete v těchto případech: (i) vyžádáte si naše produkty nebo služby, (ii) vytvoříte si účet na našich webových stránkách, (iii) přihlásíte se k odběru našich služeb nebo publikací, (iv) požádáte o zasílání marketingových sdělení, (v) zúčastníte se soutěže, propagační akce nebo průzkumu nebo (vi) poskytnete nám hodnocení nebo nás jinak kontaktujte.
• Automatizované technologie nebo interakce. Při vaší interakci s našimi webovými stránkami automaticky shromažďujeme technické údaje o vašem zařízení a činnostech a zvycích při prohlížení. Tyto osobní údaje shromažďujeme pomocí souborů cookie a dalších podobných technologií. Technické údaje o vás můžeme získat také v případě, že navštívíte jiné webové stránky používající naše soubory cookie.
• Třetí strany nebo veřejně dostupné zdroje. Osobní údaje o vás získáváme od různých třetích stran, které s námi spolupracují při poskytování produktů a služeb, včetně našich distributorů a prodejců. Rovněž získáváme technické a analytické údaje od poskytovatelů, jako je Google, a získáváme kontaktní, finanční a transakční údaje od poskytovatelů technických, platebních a doručovacích služeb, jako jsou společnosti Acuigen a Dunn & Bradstreet. Identifikační a kontaktní údaje získáváme od zprostředkovatelů nebo agregátorů údajů a kontaktní údaje i z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou obchodní rejstřík nebo seznam voličů.

4.     JAK POUŽÍVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

• Pokud to potřebujeme k plnění smlouvy, kterou se chystáme uzavřít nebo kterou jsme s vámi již uzavřeli.
• Pokud je to nezbytné pro naše oprávněné zájmy (nebo pro takové zájmy třetí strany) a vaše zájmy a základní práva nepřeváží tyto zájmy.
• Pokud je to pro nás nezbytné ke splnění zákonné povinnosti.

Obecně nepotřebujeme váš souhlas jako právní základ pro zpracování vašich osobních údajů, avšak budeme vyžadovat váš souhlas před zasláním přímého marketingu třetí strany prostřednictvím e-mailu nebo textové zprávy. Máte právo kdykoliv odvolat souhlas tím, že nás kontaktujete.

ÚČELY, PRO KTERÉ POUŽIJEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE  

Níže jsme ve formátu tabulky uvedli popis všech způsobů, jakými hodláme používat vaše osobní údaje, a o které právní základy se při tom budeme opírat. Rovněž jsme tam, kde je to přichází v úvahu, specifikovali naše oprávněné zájmy.

 

Vezměte na vědomí, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat z více než jednoho právního důvodu v závislosti na konkrétním účelu, pro který vaše osobní údaje používáme. Kontaktujte nás prosím, pokud potřebujete informace o konkrétním právním důvodu, z kterého vycházíme při zpracování vašich osobních údajů, pokud je v tabulce uveden více než jeden důvod.

Můžeme sledovat, zaznamenávat, uchovávat a používat jakoukoli telefonickou, e-mailovou nebo jinou komunikaci s vámi pro kontrolu poskytnutých pokynů, účely školení, prevence kriminality a zlepšení kvality našich služeb zákazníkům.

MARKETING

Snažíme se vám poskytnout možnosti volby týkající se určitých způsobů využití osobních údajů, zejména v oblasti marketingu a reklamy. 

NAŠE PROPAGAČNÍ NABÍDKY  

Můžeme použít vaše identifikační, kontaktní a technické údaje, údaje o používání a profilové údaje, abychom si vytvořili představu o tom, co si myslíme, že byste mohli chtít nebo potřebovat nebo co vás může zajímat. Tímto způsobem rozhodujeme, které produkty, služby a nabídky mohou být pro vás relevantní (toto nazýváme marketingem).

 

Marketingovou komunikaci od nás obdržíte, pokud jste od nás požadovali informace nebo jste od nás zakoupili zboží nebo služby a nevyjádřili jste nesouhlas se zasíláním marketingových sdělení.

MARKETING TŘETÍCH STRAN 

Váš výslovný souhlas si vyžádáme předtím, než kterýmkoli třetím stranám sdělíme vaše osobní údaje pro marketingové účely.

ODHLÁŠENÍ 

Můžete nás nebo třetí strany kdykoli požádat o to, abychom vám přestali zasílat marketingová sdělení tak, že se přihlásíte na webovou stránku a zaškrtnete nebo zrušíte zaškrtnutí příslušných políček k úpravě marketingových preferencí nebo použijete odkazy k odvolání souhlasu v jakémkoli marketingovém sdělení vám zaslaném, nebo tak, že se na nás kdykoli obrátíte.

 

Pokud odhlásíte zasílání těchto marketingových sdělení, nebude se to týkat osobních údajů, které nám byly poskytnuty v souvislosti s nákupem produktu nebo služby, registrací záruky, hodnocením zkušenosti s výrobkem/službou nebo jinými transakcemi.

SOUBORY COOKIE 

Na našich webových stránkách používáme soubory cookie. Ve svém prohlížeči můžete nastavit, aby nepřijímal všechny nebo některé soubory cookie pro prohlížeč nebo aby vás upozorňoval, když webové stránky nastavují nebo mají přístup k souborům cookie. Upozorňujeme, že pokud zakážete nebo odmítnete soubory cookie, některé části této webové stránky nemusí být dále přístupné nebo nemusí nefungovat správně. Další informace naleznete v našich zásadách pro soubory cookie.

ZMĚNA ÚČELU 

Vaše osobní údaje použijeme pouze pro účely, pro které jsme je získali, pokud se nebudeme odůvodněně domnívat, že je potřebujeme použít z jiného důvodu, a tento důvod bude slučitelný s původním účelem. Pokud si přejete získat vysvětlení, jak je zpracování nového účelu slučitelné s původním účelem, kontaktujte nás.

 

Pokud budeme potřebovat použít vaše osobní údaje pro nesouvisející účely, oznámíme vám to a vysvětlíme vám právní základ, který nám to umožňuje.

 

Vezměte prosím na vědomí, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat bez vašeho vědomí nebo souhlasu v souladu s výše uvedenými pravidly, pokud to zákon požaduje nebo povoluje.

5.     PŘEDÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje můžeme sdílet se stranami uvedenými níže pro účely uvedené v tabulce výše, konkrétně

• Další společnosti v rámci skupiny OKI, které poskytují služby IT a další služby a podávají zprávy o vedení společnosti.
• Poskytovatelé služeb vystupující jako zpracovatelé, kteří poskytují služby IT a správy systému.
• Obchodní partneři a poskytovatelé služeb, kteří spolupracují při zadávání nebo plnění objednávek, včetně dodávání, skladování, pojištění, doručení a oprav produktů a služeb.
• Odborní poradci včetně právníků, bankéřů, auditorů a pojišťovatelů, kteří poskytují poradenství, bankovní, právní, pojišťovací a účetní služby.
• Daňoví a celní zprostředkovatelé, správci a další orgány.
• Výzkumníci trhu a úřady pro předcházení podvodům.
• Třetí strany, kterým se můžeme rozhodnout prodat, převést na ně nebo s nimi sloučit části naší společnosti nebo našeho majetku. Obdobně se můžeme snažit získat další společnosti nebo se s nimi spojit. Pokud dojde ke změně naší společnosti, mohou noví vlastníci používat vaše osobní údaje stejným způsobem, jak je uvedeno v těchto zásadách ochrany osobních údajů.

Vyžadujeme, aby všechny třetí strany respektovaly bezpečnost vašich osobních údajů a aby se s nimi zacházely v souladu se zákony. Nepovolujeme třetím stranám poskytujícím služby, aby používaly vaše osobní údaje pro své vlastní účely, a pouze jim povolujeme, aby zpracovávaly vaše osobní údaje pro určené účely a v souladu s našimi pokyny.

 6.     MEZINÁRODNÍ PŘEDÁVÁNÍ

Vaše osobní údaje sdílíme s naší mateřskou společností Oki Electric Industry Co., Ltd v Japonsku a s jejími dceřinými a přidruženými společnostmi (dále jen „skupina OKI“), což zahrnuje předávání vašich osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Některé z našich externích třetích stran sídlí mimo EHP. Zajistíme, aby jakékoli zpracování vašich osobních údajů mimo EHP bylo prováděno v souladu s právními předpisy a aby vašim osobním údajům byla poskytnuta odpovídající ochrana v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

7.     BEZPEČNOST OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zavedli jsme vhodná bezpečnostní opatření, která zabrání tomu, aby vaše osobní údaje byly náhodně ztraceny, neoprávněně použity nebo zpřístupněny, pozměněny nebo odtajněny. Kromě toho poskytujeme přístup k vašim osobním údajům pouze těm zaměstnancům, zástupcům, dodavatelům a dalším třetím stranám, které je potřebují znát. Vaše osobní údaje budou zpracovávat výhradně podle našich pokynů a podléhají povinnosti zachovávat mlčenlivost.

 

Zavedli jsme postupy pro řešení jakéhokoli podezření z porušení zabezpečení osobních údajů a vyrozumíme vás i všechny příslušné orgány o takovém narušení, pokud se to od nás ze zákona vyžaduje.

8.     UCHOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ

JAK DLOUHO BUDETE POUŽÍVAT MÉ OSOBNÍ ÚDAJE? 

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu, která je přiměřeně nezbytná pro naplnění účelů, pro něž jsme je shromažďovali, včetně účelu splnění jakýchkoli právních, regulačních, daňových, účetních požadavků nebo požadavků na hlášení. Vaše osobní údaje můžeme uchovat po delší dobu v případě stížnosti, nebo pokud se důvodně domníváme, že v souvislosti s naším vztahem s vámi může dojít k soudnímu sporu.

 

Pro určení příslušné délky období uchovávání osobních údajů bereme v úvahu množství, povahu a citlivost osobních údajů, potenciální riziko újmy v důsledku neoprávněného použití nebo odtajnění vašich osobních údajů, účely, pro které zpracováváme vaše osobní údaje, a zda můžeme dosáhnout těchto cílů jinými způsoby, a platné právní, regulační, daňové, účetní nebo jiné požadavky.

9.     VAŠE PRÁVA

Máte právo:

• Požádat o přístup ke svým osobním údajům (obecně známo jako „žádost subjektu údajů o přístup“). To vám umožní obdržet kopii osobních údajů, které o vás uchováváme, a ověřit, že jsme je zpracovávali v souladu se zákonem.
• Požádat o opravu osobních údajů. To vám umožňuje nechat opravit jakékoli neúplné nebo nepřesné údaje, které o vás máme, přičemž možná budeme muset ověřit správnost nových údajů, které nám poskytnete.
• Požádat o výmaz svých osobních údajů. To vám umožňuje požádat nás o vymazání nebo odstranění osobních údajů, pokud neexistuje žádný dobrý důvod, abychom je dále zpracovávali.
• Vznést námitky proti zpracování svých osobních údajů, kdy vycházíme z oprávněného zájmu (našeho nebo třetí strany) a něco ve vaší konkrétní situaci vás přiměje ke vznesení námitek proti zpracování na tomto základě, protože se domníváte, že to ovlivňuje vaše základní práva a svobody. Rovněž máte právo vznést námitky, pokud zpracováváme vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu. V některých případech můžeme prokázat, že pro zpracování vašich osobních údajů máme závažné oprávněné důvody, které převažují vaše práva a svobody.
• Požádat o omezení zpracování svých osobních údajů. To vám umožňuje požádat o pozastavení zpracování vašich osobních údajů v následujících situacích: (i) pokud chcete, abychom zjistili přesnost osobních údajů, (ii) pokud je naše použití osobních údajů v rozporu se zákonem, ale nepřejete si, abychom je vymazali, (iii) pokud si přejete, abychom uchovávali osobní údaje i tehdy, když je již nepotřebujeme, protože je potřebujete ke stanovení, uplatnění nebo obraně právních nároků, nebo (iv) vznesli jste námitku proti našemu používání vašich osobních údajů, ale my musíme ověřit, zda naše oprávněné důvody k jejich použití nemají přednost.
• Požádat o předání vašich osobních údajů vám nebo třetí osobě. Poskytneme vám nebo třetí osobě, kterou jste určili, vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném formátu. Upozorňujeme, že toto právo se vztahuje pouze na automatizované informace, u kterých jste původně poskytli souhlas s jejich použitím, nebo pokud jsme tyto informace použili k plnění smlouvy s vámi.
• Odvolat kdykoli svůj souhlas, pokud se opíráme o souhlas při zpracování vašich osobních údajů. To však neovlivní zákonnost jakéhokoli zpracování provedeného předtím, než svůj souhlas odvoláte. Pokud souhlas odvoláte, nemusíme být schopni vám poskytnout určité produkty nebo služby. V takovém případě vám to oznámíme v době, kdy odvoláte svůj souhlas

Pokud si přejete uplatnit některá z výše uvedených práv, kontaktujte nás prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

OBVYKLE BEZ POPLATKU 

Za přístup ke svým osobním údajům nebudete muset zaplatit poplatek (ani za uplatnění jakýchkoli jiných práv). Můžeme však účtovat přiměřený poplatek, pokud je vaše žádost zjevně neopodstatněná, opakovaná nebo nepřiměřená. Případně bychom za těchto okolností mohli odmítnout vyhovět vaší žádosti..

LHŮTA K ODPOVĚDI 

Snažíme se reagovat na všechny oprávněné žádosti do jednoho měsíce. Občas nám to může trvat déle než měsíc, pokud je vaše žádost obzvláště složitá nebo pokud jste předložili více žádostí. 

10.     ODKAZY NA STRÁNKY TŘETÍCH STRAN

Tyto webové stránky mohou obsahovat odkazy na webové stránky, zásuvné moduly a aplikace třetích stran. Kliknutím na tyto odkazy nebo povolením těchto spojení můžete třetím stranám umožnit shromažďování nebo sdílení údajů o vás. Nad takovými webovými stránkami třetích stran nemáme kontrolu a neneseme odpovědnost za jejich prohlášení o ochraně osobních údajů. Když opustíte naše webové stránky, doporučujeme přečíst si zásady ochrany osobních údajů na všech navštívených webových stránkách.

11.     ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ A VAŠE POVINNOST INFORMOVAT NÁS O ZMĚNÁCH