Solutions OKI pour les services RH

Les professionnels des ressources humaines (RH) doivent s'adapter à des environnements de travail très divers. 

De la formation au développement, sans oublier l'augmentation du travail à distance et du volume de données confidentielles, il est indispensable que les flux documentaires soient sécurisés afin de recueillir, de gérer, de traiter, de stocker et de distribuer des documents d'entreprise et des données sur les employés, ainsi que d'y accéder, de manière efficace et économique.

Principaux défis

• Les équipes RH doivent gérer le recrutement, l'intégration et d'autres tâches entraînant la manipulation de nombreux documents, ce qui exige d'elles méthodes et efficacité.
• Les documents entrants sont en constante augmentation. Vous devez donc disposer d'un accès rapide à tous les fichiers et continuer à gérer efficacement les documents papier qui occupent un espace précieux.
• La gouvernance documentaire d'entreprise doit être appliquée pour le traitement des informations confidentielles, personnelles et sensibles, car les entreprises doivent s'assurer que les documents sont stockés de manière sécurisée, mais qu'ils restent accessibles à la demande.
• La responsabilité sociale d'entreprise impose que votre société réduise au maximum les déchets et la consommation d'énergie.

Comment OKI peut vous aider à dynamiser vos activités

Rationalisez les processus de recrutement et d'intégration

En utilisant les toutes dernières solutions de reconnaissance optique des caractères (OCR), les services RH peuvent convertir les fichiers entrants en documents électroniques avec possibilité de recherche. 

Les solutions intégrées OKI améliorent le flux documentaire, en vous permettant de numériser les CV, les lettres, les références et autres documents essentiels aux processus de recrutement et d'intégration. 

L'archivage, l'indexation et la distribution automatiques vers un emplacement de stockage local ou dans le cloud diminuent les tâches administratives chronophages et augmentent la productivité et les économies.

Supprimez le stockage physique et gardez le contrôle des données

Les services RH, qui manipulent de nombreux documents, gèrent tout, des contrats aux fiches d'évaluation en passant par les arrêts de travail, qu'il faut traiter et stocker avec un accès sécurisé. 

La mise en place d'un répertoire de documents électroniques centralisé est synonyme de gain de temps et d'économies en termes de stockage. Grâce à ce répertoire, les documents numérisés sont disponibles depuis tout périphérique. La gestion des droits des utilisateurs (lecture/écriture) permet le contrôle des accès et protège les documents. En parallèle, les interactions numériques assurent le suivi des modifications, aident au processus d'approbation et améliorent la collaboration ainsi que les temps de réponse.

Le cryptage des PDF protège les documents stockés sur des serveurs locaux ou cloud.

 Sécurisez l'accès aux documents confidentiels

Les multifonctions OKI sont équipés de fonctions de sécurité intégrées qui protègent les informations confidentielles. 

Il s'agit de l'impression sécurisée cryptée et de l'authentification de l'utilisateur. Ces fonctions préservent la confidentialité des documents et garantissent la conformité aux stratégies de gouvernance documentaire d'entreprise.

L'accès à un répertoire de documents directement depuis les multifonctions intelligents OKI facilite l'impression à la demande et permet de s'assurer que les employés impriment les tout derniers formulaires, manuels et autres modèles fréquemment utilisés. Ce système réduit la communication de masse et le risque d'accéder à des documents obsolètes ou non valides.

Assurez-vous de la responsabilité sociale d'entreprise et encouragez les initiatives écologiques

Toutes les entreprises ont l'obligation de réduire leur impact environnemental autant que possible. 

Intégrées à de nombreux périphériques OKI, les fonctions écologiques, telles que le mode Veille profonde et l'arrêt automatique, économisent l'énergie. 

L'utilisation de l'impression monochrome et recto-verso par défaut et le fait d'opter pour OKI Smart Managed Document Solutions aident également à surveiller et contrôler la consommation, diminuant ainsi le coût de possession. 

Vos avantages d'un seul coup d'œil

• Les Smart Solutions OKI offrent un stockage et des flux de travail électroniques avec possibilité de recherche sécurisés, qui accélèrent et facilitent la gestion des processus de recrutement et d'intégration.
• La gestion documentaire et de contenu permet de gagner du temps, de limiter les coûts du stockage, d'améliorer la collaboration et les temps de réponse, et fournit aux utilisateurs un accès aux documents électroniques depuis tout périphérique.
• Les droits d'accès aux périphériques/documents protègent les données confidentielles et garantissent l'application des meilleures pratiques ainsi que la conformité des documents d'entreprise.
• Les paramètres d'impression écologiques et les Smart Managed Document Solutions renforcent le contrôle, réduisent le coût de possession et contribuent à la RSE et au respect de l'environnement.

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