Politique de confidentialité

1.    INFORMATIONS IMPORTANTES ET QUI NOUS SOMMES

OBJECTIF DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité vise à vous informer sur la façon dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez ce site Web et les médias sociaux, y compris toute donnée que vous fournissez sur ce site Web lorsque vous souscrivez à notre bulletin d’information, achetez un produit ou un service. La présente politique décrit également la manière dont nous utilisons les données à caractère personnel communiquées par téléphone, par courriel ou par toute autre forme de correspondance alternative. Ce site n’est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas délibérément des données les concernant.

Il est important que vous lisiez la présente politique de confidentialité ainsi que toute autre condition d’utilisation, politique de confidentialité ou politique de traitement loyal que nous mettons à disposition à des occasions précises lorsque nous collectons ou traitons des données à caractère personnel vous concernant, afin que vous sachiez comment et pour quelle finalité nous utilisons vos données. La présente politique de confidentialité complète les autres avis sans s’y substituer. 

RESPONSABLE DU TRAITEMENT

OKI Europe Limited est le responsable du traitement des données (ci-après désigné « nous », « notre » ou « nos ») et est responsable de vos données à caractère personnel 

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, y compris toute demande d’exercice de vos droits légaux, veuillez nous contacter via les coordonnées ci-après.

COORDONNÉES  

OKI Europe Limited, numéro d’immatriculation de la société : 02203086

Siège social et adresse physique sis Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egham, Surrey, TW20 0HJ

Numéro de téléphone : 020 8219 2190

E-mail : DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

Vous êtes en droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès du Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité de contrôle britannique chargée des questions liées à la protection des données (www.ico.org.uk). Nous souhaiterions toutefois pouvoir traiter vos préoccupations avant que vous n’en informiez l’ICO, alors veuillez tout d’abord nous contacter.

2.     LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS VOUS CONCERNANT

Nous pouvons collecter, utiliser, conserver et transférer différents types de données à caractère personnel vous concernant que nous avons regroupés comme suit :

• Données d’identification : les noms, le nom d’utilisateur ou un identifiant similaire, le statut marital, le titre, la date de naissance, l’âge, le sexe et la nationalité.
• Données de contact : l’adresse de facturation, l’adresse de livraison, l’adresse e-mail et les numéros de téléphone.
• Données financières : le compte bancaire, les renseignements relatifs à la carte de paiement et les notes de crédit.
• Données sur les transactions : les renseignements sur les paiements que vous avez reçus ou effectués, ainsi que d’autres informations sur les produits et services que vous avez achetés auprès de nous ou auprès de nos distributeurs ou revendeurs.
• Données techniques : l’adresse IP, le type et la version du navigateur, le fuseau horaire et la localisation, les types et versions de plug-ins de navigateur, le système d’exploitation et la plateforme et d’autres éléments technologiques des appareils que vous utilisez pour accéder à ce site Web.
• Données de profil : votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, les données de connexion liées à vos achats ou commandes, vos centres d’intérêt, vos préférences, vos commentaires et vos réponses aux enquêtes.
• Données d’utilisation : les détails sur la manière dont vous utilisez notre site Web, nos produits et nos services.
• Données de marketing et de communication : vos préférences relativement à la réception d’annonces émanant de nous et de nos tiers, ainsi que vos préférences de communication.

Nous collectons, utilisons et communiquons également des Données agrégéess, notamment les données statistiques ou démographiques, à toutes fins utiles. Les Données agrégées peuvent provenir de vos données à caractère personnel, mais ne sont pas considérées comme telles aux yeux de la loi, vu que ces données ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité. Nous pouvons notamment agréger vos Données d’utilisation pour calculer le pourcentage d’utilisateurs qui consultent une fonctionnalité précise du site Web. Toutefois, si nous combinons ou associons des Données agrégées à vos données à caractère personnel de manière à vous identifier directement ou indirectement, nous considérons les données combinées comme des données à caractère personnel qui doivent être utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

NON-COMMUNICATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL  

Lorsque nous sommes tenus de collecter des données à caractère personnel conformément à la loi ou aux clauses d’un contrat qui nous lie à vous et que vous ne fournissez pas ces données sur demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter le contrat envisagé ou conclu avec vous (notamment vous fournir des produits ou des services ou nous acquitter d’une obligation de garantie). Dans ce cas, nous pouvons annuler tout produit ou service que vous avez commandé auprès de nous, auquel cas nous vous en informerons.

3.     COMMENT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES COLLECTÉES ?

• Interactions directes. Vous pouvez nous communiquer vos données à caractère personnel en remplissant des formulaires, lors d’une rencontre ou en nous contactant par voie postale, par téléphone, par courriel ou par tout autre moyen. Il s’agit notamment de données que vous fournissez lorsque vous : (i) demandez nos produits ou nos services ; (ii) créez un compte sur notre site Web ; (iii) souscrivez à notre service ou à nos publications ; (iv) souhaitez recevoir des annonces ; (v) participez à un jeu-concours, une promotion ou une enquête ; ou (vi) nous faites part de vos commentaires ou nous contactez autrement.
• Des technologies ou des interactions automatisées. Lorsque vous naviguez sur notre site, nous collectons automatiquement les données techniques relatives à votre équipement, vos actions et vos habitudes de navigation. Nous collectons ces données à caractère personnel à l’aide des cookies et d’autres technologies similaires. Nous pouvons également recevoir des données techniques vous concernant lorsque vous visitez d’autres sites qui utilisent nos cookies.
• Sources tierces ou d’accès public. Nous recevons les données à caractère personnel vous concernant de différents tiers qui nous aident à distribuer nos produits et services, notamment nos distributeurs et revendeurs. Nous recevons également les données techniques et analytiques des fournisseurs de services tels que Google et recevons les coordonnées, les données financières et les données transactionnelles des prestataires de services techniques, de paiement et de livraison, notamment Acuigen et Dunn & Bradstreet. Nous recueillons des données d’identification et des coordonnées auprès de courtiers en données et d’agrégateurs de données, ainsi que de sources d’accès public, notamment le Registre du commerce et des sociétés et la Liste d’électeurs

 4.     LA MANIÈRE DONT NOUS UTILISONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous utilisons vos données à caractère personnel uniquement lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utilisons vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous envisageons de signer ou que nous avons signé avec vous.
• Dans la mesure nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne priment pas sur ceux-ci.
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale

En règle générale, nous ne considérons pas votre consentement comme étant une base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel, cependant, nous l’obtenons avant de vous envoyer des communications marketing directes de tiers par courrier électronique ou par message texte. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant.

LES FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL  

Nous présentons ci-après, sous forme de tableau, toutes les éventualités dans lesquelles nous envisageons d’utiliser vos données à caractère personnel et les bases juridiques sur lesquelles nous nous fondons pour ce faire. Nous répertorions également nos intérêts légitimes, le cas échéant.

 

Notez que nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour plus d’un motif légitime en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons celles-ci. Contactez-nous pour plus de détails concernant les motifs légitimes pour lesquels nous traitons vos données à caractère personnel si plusieurs motifs sont énoncés dans le tableau ci-après.

Nous pouvons contrôler, enregistrer, conserver ou utiliser toutes nos communications téléphoniques, électroniques ou autres avec vous aux fins de vérifications des instructions que vous nous donnez, de formation, prévention de la criminalité et d’amélioration de la qualité des services que nous offrons à nos clients.

Finalité/Activité	Type de données	Bases juridiques du traitement, y compris l’intérêt légitime
Vous enregistrer en tant que nouveau client	(a) données d’identification (b) coordonnées	Exécution d’un contrat signé avec vous
Traiter et livrer votre commande, notamment : (a) Gérer les paiements, les frais et les charges (b) Collecter et recouvrer les sommes qui nous sont dues	(a) données d’identification (b) coordonnées (c) données financières (d) données transactionnelles (e) données commerciales et communicationnelles	(a) Exécution d’un contrat signé avec vous (b) Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (recouvrer les dettes qui nous sont dues)
Gérer notre relation avec vous, notamment : (a) Vous informer de tout changement relatif à nos conditions ou à notre politique de confidentialité (b) Vous demander de laisser un avis ou de participer à une enquête	(a) données d’identification (b) coordonnées (c) données de profil (d) données commerciales et communicationnelles	(a) Exécution d’un contrat signé avec vous (b) Nécessaires pour nous conformer à une obligation légale (c) Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (garder nos informations à jour et étudier la façon dont les clients utilisent nos produits/services)
Pour vous permettre de participer à un tirage au sort, à un jeu-concours ou participer à une enquête	(a) données d’identification (b) coordonnées (c) données de profil (d) données d’utilisation (e) données commerciales et communicationnelles	(a) Exécution d’un contrat signé avec vous (b) Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (étudier la façon dont les clients utilisent nos produits/services, améliorer ces produits/services et développer notre activité)
Gérer et protéger notre entreprise et ce site Web (notamment, la détermination des causes d’anomalies, l’analyse de données, l’essai, la maintenance des systèmes, l’assistance, la transmission de rapports et l’hébergement des données)	(a) données d’identification (b) coordonnées (c) données techniques	(a) Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (la gestion de notre entreprise, la fourniture des services informatiques et de gestion, la sécurité du réseau, la prévention de la fraude et dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’une restructuration du groupe) (b) Nécessaires pour nous conformer à une obligation légale
Vous proposer des publicités et des contenus Web pertinents, et mesurer ou comprendre l’efficacité des publicités que nous vous proposons	(a) données d’identification (b) coordonnées (c) données de profil (d) données d’utilisation (e) données commerciales et communicationnelles (f) données techniques	Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (étudier la façon dont les clients utilisent nos produits/services, améliorer ces produits/services, développer notre entreprise et éclairer notre stratégie marketing)
Utiliser l’analyse de données pour améliorer notre site Web, nos produits/services, notre marketing, nos relations et nos expériences avec les clients	(a) données techniques (b) données d’utilisation	Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (déterminer les catégories de clients qui s’intéressent à nos produits et services, actualiser notre site et préserver sa pertinence, développer notre entreprise et éclairer notre stratégie marketing)
Vous faire des suggestions et des recommandations au sujet des produits ou services susceptibles de vous intéresser	(a) données d’identification (b) coordonnées (c) données techniques (d) données d’utilisation (e) données de profil (f) données commerciales et communicationnelles	Nécessaires aux fins de nos intérêts légitimes (améliorer nos produits/services et développer notre entreprise)

MARKETING

Nous nous efforçons de vous proposer des options quant à certaines utilisations de données à caractère personnel, en particulier en matière de marketing et de publicité.

OFFRES PROMOTIONNELLES QUE NOUS VOUS PROPOSONS 

Nous pouvons utiliser vos Données d’identification, vos coordonnées, vos données techniques, d’utilisation et de profil pour nous faire une idée de ce que vous voulez, de ce dont vous avez besoin ou de ce qui pourrait vous intéresser. C’est ainsi que nous déterminons les produits, services et offres qui peuvent s’avérer pertinents pour vous (c’est du marketing en fait !).

 

Nous vous envoyons des messages publicitaires si vous nous avez demandé des renseignements ou si vous avez acheté des produits ou des services chez nous et n’avez pas refusé de recevoir ces annonces.

MARKETING DE TIERS  

Nous obtenons votre consentement explicite avant de communiquer vos données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing.

DÉSINSCRIPTION 

Vous pouvez nous demander ou demander à des tiers de ne plus vous envoyer des messages publicitaires à tout moment en vous connectant sur le site Web puis en cochant ou décochant les cases appropriées de manière à configurer vos préférences marketing, en cliquant sur les liens de désinscription contenus dans tout message publicitaire qui vous est envoyé ou en nous contactant à tout moment.

 

Votre refus de recevoir ces messages publicitaires ne concerne pas les données à caractère personnel qui nous sont fournies à la suite d’un achat de produit/service, d’un enregistrement de garantie, d’une expérience de produit/service ou d’autres opérations.

COOKIES

Nous utilisons des cookies sur notre site Web. Vous pouvez configurer votre navigateur de sorte qu’il refuse la totalité ou une partie des cookies du navigateur, ou vous avertisse lorsque des sites Web placent ou accèdent à des cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, sachez que certaines parties de ce site peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus d’informations, consultez notre Politique d’utilisation des cookies.

MODIFICATION DE LA FINALITÉ 

Nous utilisons uniquement vos données à caractère personnel pour les finalités pour lesquelles nous les collectons, sauf si nous estimons raisonnablement que nous avons besoin de les utiliser pour une autre raison, et que ladite raison est compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir de plus amples détails sur la compatibilité du traitement avec la finalité initiale, veuillez nous contacter.

 

Si nous avons besoin d’utiliser vos données à caractère personnel pour une finalité différente, nous vous le notifions et vous expliquons la base juridique qui sous-tend cette utilisation.

 

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données à caractère personnel à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles susmentionnées, lorsque cela est requis ou permis par la loi. 

5.     COMMUNICATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel aux parties répertoriées ci-après pour les finalités énoncées dans le tableau ci-dessus, à savoir :

• D’autres sociétés du Groupe OKI qui fournissent des services informatiques et autres, et effectuent des rapports de leadership.
• Les prestataires de services agissant en qualité de sous-traitants qui fournissent des services informatiques et d’administration système
• Les partenaires commerciaux et les prestataires de services qui nous aident à traiter ou à exécuter les commandes, y compris la fourniture, le stockage, l’assurance, la livraison et la réparation des produits et services.
• Les conseillers professionnels, y compris les avocats, les banquiers, les auditeurs et les assureurs qui fournissent des services de conseil, bancaires, juridiques, d’assurance et de comptabilité.
• Les intermédiaires en fiscalité et en douane, les organismes de réglementation et d’autres autorités.
• Les spécialistes d’étude des marchés et les organismes de lutte contre la fraude.
• Les tiers à qui nous décidons de céder ou transférer une partie de notre activité ou de nos actifs, ou avec lesquels nous engageons une opération de fusion. Par ailleurs, nous pouvons chercher à acquérir d’autres activités ou fusionner avec celles-ci. Si un changement survient dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données à caractère personnel d’une manière identique à celle visée dans la présente politique de confidentialité.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données à caractère personnel et les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données à caractère personnel à des fins personnelles et nous leur permettons de traiter lesdites données uniquement pour des finalités spécifiques et selon nos instructions.

6.     TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Nous communiquons vos données à caractère personnel à notre société mère Oki Electric Industry Co., Ltd basée au Japon ainsi qu’à ses filiales et sociétés affiliées (« le Groupe OKI »), ce qui implique le transfert de vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Certains de nos tiers externes sont basés hors de l’EEE. Nous veillons à ce que tout traitement de vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE soit effectué de manière licite et que vos données bénéficient d’une protection adéquate conformément au RGPD.

7.     SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin d’éviter quelque perte accidentelle, utilisation ou accès non autorisés, modification ou divulgation de vos données à caractère personnel. En outre, nous limitons l’accès à vos données à caractère personnel aux employés, mandataires, sous-traitants et autres tiers qui doivent en avoir connaissance pour des besoins professionnels. Ils traitent vos données à caractère personnel uniquement selon nos instructions et sont tenus au respect de la confidentialité.

 

Nous avons mis en place des procédures visant à traiter toute violation présumée des données à caractère personnel et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation pertinent, de toute violation lorsque nous y sommes tenus en vertu de la loi.

8.     CONSERVATION DES DONNÉES

QUELLE EST LA DURÉE D’UTILISATION DE MES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ? 

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire afin d’atteindre les finalités pour lesquelles nous les avons collectées, y compris aux fins des exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de rapports. Nous pouvons conserver vos données à caractère personnel pendant une période plus longue en cas de réclamation ou si nous estimons raisonnablement qu’il existe une possibilité de litige eu égard à la relation qui nous lie à vous.

 

Pour définir la durée de conservation adéquate des données à caractère personnel, nous prenons en compte le volume, la nature et le caractère sensible des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice provenant de l’utilisation ou de la communication non autorisée de vos données à caractère personnel, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel en nous posant la question de savoir si nous pouvons atteindre lesdites finalités par le biais d’autres moyens, et les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables et de rapports applicables.

9.     VOS DROITS AU REGARD DE LA LOI

Vous avez le droit de :

• Demander l’accès à vos données à caractère personnel (couramment appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Ce droit vous permet de recevoir une copie de vos données à caractère personnel en notre possession et de vérifier que nous les traitons de manière licite.
• Demander la rectification de ces données à caractère personnel. Ce droit vous permet de faire corriger toutes vos données incomplètes ou inexactes en notre possession, bien que nous nous réservions le droit de vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.
• Demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit vous permet de nous demander d’effacer ou de supprimer vos données à caractère personnel lorsque nous n’avons plus de motif légitime pour continuer à les traiter.
• Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous nous invoquons un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’il existe une raison particulière pour laquelle vous contestez le traitement de vos données pour ce motif parce que vous estimez que cela porte atteinte à vos libertés et droits fondamentaux. Vous avez également le droit de vous y opposer lorsque nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de prospection. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons un intérêt légitime et impérieux à traiter vos données, intérêt qui prime sur vos droits et libertés.
• Demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Ce droit vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans les scénarios suivants : (i) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude de vos données ; (ii) lorsque notre utilisation de vos données est illicite, mais que vous ne souhaitez pas que celles-ci soient effacées ; (iii) lorsque vous avez besoin que nous conservions vos données, alors que cela n’est plus nécessaire, parce que vous en avez besoin aux fins de constatation, d’exercice ou de défense d’un droit en justice ; ou (iv) vous vous êtes opposé à l’utilisation de vos données, mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes et impérieux pour continuer de les utiliser.
• Demander que vos données à caractère personnel vous soient transmises à vous ou à un tiers. Nous transmettons à vous ou à un tiers que vous avez choisi, vos données à caractère personnel sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit s’applique uniquement à des données automatisées dont vous avez initialement consenti à l’utilisation ou lorsque nous avons utilisé ces données pour exécuter un contrat passé avec vous
• Retirer votre consentement à tout moment, si nous en avons besoin pour traiter vos données à caractère personnel. Toutefois, cela n’aura aucun impact sur la légitimité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous ne pourrons plus vous fournir certains produits ou services. Nous vous en informerons si tel est le cas, au moment où vous retirez votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un quelconque des droits susmentionnés, contactez-nous aux coordonnées susmentionnées.

PAS DE FRAIS EXIGIBLES EN GÉNÉRAL  

Nous ne vous exigeons pas de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer tout autre droit). Toutefois, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser d’accéder à votre demande dans ces cas.

DÉLAI DE RÉPONSE 

Nous nous efforçons de répondre à toute demande légitime dans un délai d’un mois. Parfois nous avons besoin de plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous en avez formulé plusieurs.

10.     LIENS DE TIERS

Ce site peut contenir des liens vers les sites, les plug-ins et les applications de tiers. En cliquant sur ces liens ou en activant ces connexions, vous autorisez ces tiers à collecter ou partager des données vous concernant. Nous n’avons pas de contrôle sur ces sites de tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de tout site que vous visitez.

 11.     MODIFICATIONS APPORTÉES À LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET VOTRE DEVOIR DE NOUS INFORMER DE TOUT CHANGEMENT

Nous passons régulièrement en revue notre politique de confidentialité. Toute modification future de notre de politique de confidentialité sera affichée sur cette page. Consultez de temps à autre cette page au cas où il y aurait des mises à jour ou des modifications de la présente politique. La présente version a été mise à jour pour la dernière fois le 25 mai 2018. 

Il est essentiel que vos données à caractère personnel en notre possession soient exactes et à jour. Tenez-nous informé de toute modification apportée à vos données à caractère personnel pendant la durée de votre relation avec nous.