Solutions OKI pour les services financiers

Les services financiers grands consommateurs de documents doivent relever des défis complexes en matière de gestion de flux de travail. 

Le volume de documents et de rapports papier relatifs aux comptes fournisseurs ne cesse de croître, ralentissant les flux de travail et augmentant les risques de compromettre la sécurité.

La charge de travail croissante des équipes nécessite des solutions rapides qui rationalisent la capture, le stockage, la gestion et la sortie de documents, afin que l'entreprise reste productive et efficace tout en satisfaisant aux exigences de conformité et de sécurité.

Principaux défis

• Les processus manuels et longs liés aux comptes clients doivent être automatisés pour être efficaces, améliorer la productivité et limiter les erreurs.
• Le traitement des factures papier et d'autres documents concernant les comptes fournisseurs peut être prohibitif en termes de coûts et de temps, et avoir un impact négatif sur les relations avec les clients et les fournisseurs.
• Pour être conformes à la législation, les documents papier ou électroniques doivent être stockés de manière sécurisée à un emplacement central pour que seules les personnes autorisées puissent y accéder.

Comment OKI peut vous aider à dynamiser vos activités

Automatisez vos processus associés aux comptes clients pour un flux de travail efficace

Les processus associés aux comptes clients peu automatisés sont susceptibles d'entraîner des retards et de diminuer la rentabilité. 

Les factures et les courriers produits sur des supports préimprimés ont également un coût. 

Le pilote d'impression inclus avec les imprimantes et les multifonctions intelligents OKI permet de faire face à ces défis grâce à la sélection du modèle électronique et des préférences d'impression appropriés. 

Une fois envoyées, les copies peuvent être archivées et indexées électroniquement pour être facilement récupérables, réduisant ainsi le stockage physique et les coûts de copie, afin d'améliorer la productivité et la trésorerie.

Regroupez les comptes fournisseurs pour gagner du temps et satisfaire les fournisseurs

De nombreuses entreprises s'appuient sur des processus manuels pour les comptes fournisseurs. Or, ces processus sont sources d'erreurs, susceptibles d'entraîner des retards et nuisent aux relations avec les fournisseurs. 

En plus de supprimer la saisie manuelle, un système de gestion documentaire intégré associé à des multifonctions intelligents OKI numérise et indexe les fichiers papier, rationalisant ainsi le flux de travail. 

Grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) et/ou à la reconnaissance des codes-barres, il est possible de lier les factures des fournisseurs dans le système de gestion documentaire, ce qui permet de les rechercher et de les récupérer aisément.

 

Avec la même validité que les dossiers papier, les documents électroniques numérisés sont synonymes de gain du temps et d'économies, car ils réduisent les coûts liés au stockage physique.

Garantissez la confidentialité des données financières et la conformité

La conformité et la confidentialité des données des clients risquent d'être compromises lorsque les meilleures pratiques ne sont pas suivies. Il s'agit d'un aspect de la plus haute importance pour les services financiers.

 

Les méthodes d'authentification de l'utilisateur intégrées d'OKI (nom d'utilisateur/mot de passe, code PIN ou carte à puce) aident à protéger la confidentialité des documents en contrôlant l'accès aux périphériques d'impression.

 

Les multifonctions intelligents et les systèmes de gestion documentaire d'OKI permettent de contrôler les accès des utilisateurs tout en réalisant le suivi des interactions, des modifications et des versions, améliorant la collaboration, les temps de réponse ainsi que les approbations. 

Ils sont capables de crypter les PDF afin de protéger les documents stockés sur les serveurs locaux ou cloud, dans le but de garantir la conformité à la législation et l'application des meilleures pratiques.

Vos avantages d'un seul coup d'œil

• Le portefeuille de multifonctions intelligents d'OKI combiné à nos systèmes de gestion documentaire contribue à créer un flux de travail numérique entièrement automatisé qui rationalise les processus liés aux comptes clients, et vous aide à gérer et contrôler la trésorerie de votre entreprise.
• Il vous suffit d'associer la fonction de numérisation à un système de gestion documentaire pour traiter rapidement les factures et rationaliser les processus de comptes fournisseurs, économisant de ce fait du temps et des ressources, réduisant les erreurs coûteuses et améliorant les relations avec les fournisseurs.
• La capacité à numériser, stocker et récupérer des documents de manière sécurisée et efficace préserve la confidentialité des documents et limite les risques de sécurité tout en optimisant la productivité.

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