Kancelárske riešenia od spoločnosti OKI

Moderné pracovisko sa neustále vyvíja a vyspelé informačné technológie urýchľujú inovácie. 

Tretina spoločností sa aktívne pripravuje na digitálny svet [IDC 2015]. 

Mnohé z nich skutočne zaviedli efektívne pracovné toky záznamu dokumentov a ďalšie automatizované podnikové procesy na zvýšenie produktivity zamestnancov a poskytnutie zabezpečeného prístupu k dokumentom kedykoľvek a kdekoľvek pri súčasnom znížení výdavkov.

Hlavné výzvy

• Procesy založené na tlačených dokumentoch sú pre organizácie s viacerými pracoviskami príliš nespoľahlivé. Ich pretvorenie na efektívnejšie elektronické pracovné toky však môže vzbudzovať obavy. Pomalé ručné spracovávanie dokumentov je stratou času a zvyšuje náklady na skladovanie.
• Podniky sú si vedomé rizík spojených so zabezpečením tlače, no nie všetky disponujú potrebnými zdrojmi, rozpočtom alebo znalosťami, aby ich mohli odstrániť. Predpisy v rámci odvetvia môžu byť zložité a náročné na dodržiavanie. Zabezpečený záznam a smerovanie dokumentov v rámci siete môže byť často problematické.
• Trendy práce na diaľku a BYOD (využívanie súkromných zariadení) vyžadujú, aby spoločnosti zamestnancom poskytovali flexibilitu zabezpečenej tlače zo súkromných a firemných smartfónov, tabletov a notebookov.
• Monitorovanie a riadenie tlačových zariadení je časovo náročné a zložité. Poruchy sa nerozpoznávajú jednoducho a keď sa minie spotrebný materiál, zariadenia môžu ostať mimo prevádzky, čím dochádza k plytvaniu času a prostriedkov rozpočtu.

Ako môže spoločnosť OKI pomôcť vášmu podnikaniu

Vylepšite pracovný tok a správu dokumentov

Kancelárske riešenia od spoločnosti OKI poskytujú tie správne zariadenia na prevod a integráciu tlačených dokumentov do elektronických pracovných tokov, čím rušným kanceláriám a pracovným skupinám uľahčujú záznam a indexovanie dokumentov, získavanie relevantných údajov a distribuovanie prostredníctvom faxu, e-mailu, zdieľaných sieťových priečinkov, cloudových úložísk a systémov správy obsahu. 

Možnosť sledovania interakcií, úprav a verzií zlepšuje možnosti spolupráce, zvyšuje rýchlosť a uľahčuje schvaľovanie. 

Digitalizácia tlačených dokumentov a ukladanie prichádzajúcich dokumentov do prehľadávateľných formátov (napríklad PDF/A) šetrí náklady na skladovanie a umožňuje dlhodobú archiváciu elektronických dokumentov. 

Minimalizujte hrozby vďaka zabezpečenému prostrediu pre dokumenty a tlač

Spoločnosť OKI pomáha organizáciám vymedzovať podnikové zásady spracovávania dokumentov a tlače, ako aj aktívne monitorovanie a spravovanie zabezpečenia tlače. 

Overovanie totožnosti používateľov pomocou kódu PIN alebo karty IC v kombinácii s riešením tlače pull-printing možno využívať na správu prístupu k dokumentom, aby nedochádzalo k tomu, že dôverné dokumenty ostanú bez dozoru v tlačiarňach a multifunkčných zariadeniach.

Zároveň sa dosiahnu výrazne úspory, keďže sa zabráni nadbytočnej tlači.

Šifrovanie súborov PDF chráni dokumenty uložené na miestnych alebo cloudových serveroch a zaisťuje dodržiavanie správnych postupov a požiadaviek príslušných predpisov.

 Zvýšte úroveň flexibility a zachovajte produktivitu zamestnancov pracujúcich na diaľku

Okrem tradičných kancelárií očakávajú mobilní pracovníci rýchly prístup k dokumentom, aplikáciám a nástrojom produktivity. 

Inteligentné tlačiarne a multifunkčné zariadenia od spoločnosti OKI sú kompatibilné s mobilnými zariadeniami a cloudovými aplikáciami, pričom spoločne s integrovanými riešeniami maximalizujú flexibilitu.

Pracovníci už nemusia zdieľať dokumenty iba z kancelárie. 

Uchovávanie a indexovanie súborov na centrálnom serveri alebo v cloudovom úložisku umožňuje zamestnancom pracujúcim na diaľku a v rámci organizácií s viacerými pracoviskami rýchly prístup k tlači aktuálneho obsahu na vyžiadanie z akéhokoľvek miesta, čím sa eliminujú náklady na distribúciu.

Udržujte správu tlače a rozpočet pod kontrolou

Len málo podnikov má čas na monitorovanie nadbytočnej tlače alebo vysporadúvanie sa s neočakávanými poruchami a chýbajúcim spotrebným materiálom. 

Spoločnosť OKI poskytuje nevyhnutnú podporu pre podniky všetkých veľkostí, pričom ponúka efektívne riešenia správy zariadení a zmlúv a poskytuje prehľad o tlači v rámci jednotlivých zariadení alebo celej tlačovej siete.

Automatizovaná správa spotrebného materiálu, vytváranie výkazov a monitorovanie online na diaľku organizáciám pomáhajú merať výkonnosť, efektívnejšie spravovať zariadenia a predchádzať plytvaniu časom pri odstraňovaní porúch a objednávaní nového spotrebného materiálu. 

Výkazy o historických trendoch uľahčujú presné prognózovanie nákladov, čo podnikom umožňuje plánovať do budúcnosti.

Stručný prehľad vašich výhod

• Zlepšite efektivitu a produktivitu prechodom na pracovné toky bez papiera skenovaním a odosielaním dokumentov na viaceré miesta pri súčasnom zvýšení rýchlosti spracovania a spolupráce vďaka centralizovanému a hospodárnemu uchovávaniu súborov.
• Prevezmite kontrolu nad zabezpečením, zaistite dodržiavanie predpisov a chráňte dôverný charakter dokumentov.
• Poskytnite svojim mobilným pracovníkom možnosť zabezpečenej tlače z rôznych kancelárií a vzdialených miest.
• Monitorujte a riaďte zariadenia, sledujte využívanie a šetrite čas vďaka automatizovanej správe spotrebného materiálu, oznámeniam o poruchách a servisným výstrahám.  

Požiadajte o konzultáciu