Soluções OKI para departamentos de finanças

No que diz respeito a gerir o fluxo de trabalho, os departamentos de finanças com processos intensivos em termos de documentos enfrentam desafios complexos. 

O volume de relatórios e documentos de contas a pagar baseadas em papel está em constante expansão, tornando os fluxos de trabalho existentes demasiado lentos e suscetíveis de se tornarem um risco em termos de segurança.

As equipas estão cada vez mais atarefadas e necessitam de soluções rápidas que simplifiquem a captura de documentos, armazenamento, gestão e produção, de forma a impulsionar a produtividade e eficiência, ao mesmo tempo que cumprem os requisitos de segurança.

Principais desafios

• Os processos de contas a receber manuais e demorados necessitam de ser automatizados para aumentar a eficiência, impulsionar a produtividade e diminuir o número de erros
• Processar faturas em papel e outros documentos de contas a pagar pode ser proibitivo em termos de tempo e custos e ter um impacto negativo nas relações com os clientes e fornecedores
• Para cumprir os requisitos regulamentares, os documentos, em papel ou digitais, devem ser armazenados de forma segura numa localização central, para que o pessoal autorizado (apenas) lhes possa aceder facilmente

Como pode a OKI ajudar a melhorar o seu negócio

Automatize o seu processo de cobranças para garantir um fluxo de trabalho mais eficiente

Os processos de cobranças incorretamente automatizados podem gerar atrasos e influenciar a rentabilidade.

As faturas e cartas produzidas em papel previamente impresso também aumentam os custos. 

O driver de impressão incluído nos MFPs e impressoras inteligentes da OKI responde a estes desafios, permitindo a seleção do template correto e das preferências do de impressão de cada trabalho.

Após o envio, as cópias podem ser arquivadas e indexadas eletronicamente para uma recuperação fácil, reduzindo os custos de cópia e armazenamento físico, aumentando a produtividade e melhorando o fluxo de caixa.

Consolide os pagamentos para poupar tempo e manter os fornecedores satisfeitos

Muitas empresas dependem de processos de pagamento manuais e suscetíveis a erros que podem criar atrasos e influenciar as relações com os fornecedores.

Ao eliminar a necessidade de introdução manual, um sistema de gestão de documentos integrado com os MFPs Smart da OKI digitaliza e indexa ficheiros em papel, tornando os processos de fluxo de trabalho mais eficientes. 

A tecnologia de reconhecimento ótico de carateres (OCR) e/ou reconhecimento de código de barras permite fazer a ligação com as faturas de fornecedores no sistema de gestão de documentos, facilitando a sua pesquisa e recuperação.

 

Com a mesma validade que os ficheiros em papel, os documentos eletrónicos digitalizados poupam tempo e custos relacionados com o armazenamento físico.

Mantenha os dados financeiros privados e garanta a conformidade

Questões de conformidade e confidencialidade do cliente estão em risco quando os departamentos de finanças não seguem as melhores práticas, considerando a segurança e privacidade de dados uma questão de extrema importância.

 

Os métodos de autenticação de utilizadores (nome de utilizador/palavra-passe, número PIN ou IC Card) da OKI ajudam a proteger a confidencialidade documental, controlando o acesso a dispositivos de impressão.

 

Os MFPs Smart e os sistemas de gestão de documentos da OKI têm a capacidade de controlar o acesso de utilizador, ao mesmo tempo que monitorizam as interações, edições e versões, melhorando a colaboração, os tempos de resposta e as aprovações. 

Permitem a encriptação de PDF para proteger os documentos armazenados em servidores locais ou baseados em cloud, cumprindo a legislação e garantindo as melhores práticas.

Resumo das vantagens

• O portefólio de MFPs Smart da OKI e os nossos sistemas de gestão de documentos suportam os fluxos de trabalho automatizados e totalmente digitais que facilitam o processo de cobranças, ajudando-o a gerir e controlar o fluxo de caixa no seu negócio
• Ao utilizar a funcionalidade de digitalização em conjunto com um sistema de gestão de documentos, as faturas podem ser processadas de forma rápida e eficiente, racionalizando o processo de pagamentos, poupando tempo e recursos, reduzindo erros dispendiosos e melhorando as relações comerciais com os fornecedores
• A possibilidade de digitalizar, armazenar e recuperar documentos de forma segura e eficiente preserva a confidencialidade documental, reduz os riscos de segurança e maximiza a produtividade

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