Soluções OKI para departamentos de recursos humanos


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Os atarefados profissionais de RH necessitam de se adaptar a uma série de tendências no local de trabalho. 


Desde o desenvolvimento e formação empresarial ao aumento do trabalho remoto e crescentes volumes de dados confidenciais ou sensíveis, os fluxos de trabalho de documentos seguros são essenciais para recolher, gerir, aceder, processar, armazenar e distribuir documentos empresariais e dados dos colaboradores de forma eficiente e eficaz.

Principais desafios

  • As equipas de RH têm de gerir tarefas como o recrutamento demorado, processos de integração e outras tarefas intensivas em termos de documentos que necessitam de processos de trabalho eficientes
  • O volume dos documentos recebidos continua a crescer. Necessita de acesso rápido a todos os ficheiros e continua a ter de gerir eficazmente documentos em papel que podem ocupar espaço valioso
  • A administração de documentação corporativa ter em consideração a necessidade de processamento de informações confidenciais, pessoais e sensíveis, uma vez que as empresas devem garantir que os documentos são armazenados de forma segura, mas que estão facilmente acessíveis mediante pedido
  • A responsabilidade social corporativa requer que a sua organização reduza os desperdícios e o consumo de energia

Como pode a OKI ajudar a melhorar o seu negócio

Simplifique os processos de recrutamento e integração

Com as mais recentes soluções de reconhecimento ótico de carateres (OCR), os departamentos de RH podem converter os ficheiros recebidos em documentos eletrónicos pesquisáveis e seguros. 


As soluções integradas da OKI melhoram o fluxo de trabalho de documentos, permitindo-lhe recolher eletronicamente CV, cartas, referências e outros documentos essenciais para os processos de recrutamento e integração. 


A distribuição, indexação e arquivo automático para armazenamento na cloud e local reduzem as demoradas tarefas de administração, aumentando a produtividade e diminuindo os custos.

Elimine a necessidade de armazenamento físico e mantenha o controlo sobre os dados

Os departamentos de RH com utilização intensiva de documentos lidam com todo o tipo de documentos, desde contratos a formulários de avaliação e doença, que têm de ser processados, armazenados e acedidos de forma segura. 


A introdução de um repositório centralizado de documentos eletrónicos poupa tempo e diminui os custos de armazenamento, disponibilizando os documentos digitais a partir de qualquer dispositivo. A gestão de direitos do utilizador (leitura/escrita) protege a segurança dos documentos controlando o acesso e as interações digitais monitorizam as edições, apoiam as aprovações e melhoram a colaboração e os tempos de resposta.


A encriptação de PDF protege os documentos armazenados em servidores locais ou baseados em cloud.

 Acesso seguro a documentos confidenciais

Os MFPs da OKI dispõem de uma funcionalidade de segurança integrada para proteger informações confidenciais.


Isto inclui uma função de impressão segura encriptada destinada a proteger a impressão e autenticação de acesso de utilizadores para garantir a total confidencialidade documental, satisfazendo as políticas de gestão de documentação corporativa.


Fornecer acesso a um repositório de documentos diretamente a partir dos MFPs Smart da OKI facilita a impressão a pedido e garante que os funcionários imprimem, conforme necessário, os formulários, manuais e outros modelos essenciais atualizados, reduzindo as comunicações em massa e o risco de acesso a documentos inválidos e desatualizados.

Garantir a responsabilidade social corporativa e impulsionar iniciativas ecológicas

Todas as organizações têm o dever de minimizar o seu impacto ambiental, sempre que tal seja possível. 


Incluídas em muitos dispositivos da OKI, as aplicações de impressora ecológicas, como os modos de hibernação e de desativação automática poupam energia. 


Utilizar a impressão duplex e mono como opção predefinida e alterar para o Smart Managed Document Solutions da OKI também pode ajudar a monitorizar e controlar o consumo, reduzindo os custos operacionais. 

Resumo das vantagens

  • As Smart Solutions da OKI suportam o fluxo de trabalho e o armazenamento eletrónico pesquisável e seguro, tornando os processos de recrutamento e integração mais rápidos e fáceis de gerir
  • A gestão de documentos e conteúdos poupa tempo e diminui os custos de armazenamento, melhora os tempos de resposta e colaboração e permite aos utilizadores aceder aos documentos eletrónicos a partir de qualquer dispositivo
  • Os direitos de acesso a dispositivos/documentos protegem dados confidenciais e garantem a implementação de processos de melhores práticas e a conformidade da documentação corporativa
  • As definições ecológicas das impressoras e as soluções de gestão de documentos aumentam o controlo, reduzem os custos operacionais e contribuem para credenciais ambientais e CSR

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