Política de Confidencialidade

1.    INFORMAÇÕES IMPORTANTES E QUEM SOMOS

FINALIDADE DESTA POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDADE

A presente política de confidencialidade tem como objetivo facultar-lhe informações sobre a forma como recolhemos e tratamos os seus dados pessoais obtidos através da sua utilização deste website e das redes sociais, incluindo quaisquer dados que possa fornecer através deste website quando se inscreve para receber a nossa newsletter, ou compra um produto ou serviço. Esta política também estabelece a forma como utilizamos informações pessoais fornecidas por telefone, e-mail ou qualquer outra forma de correspondência alternativa. Este website não se destina a crianças e não recolhemos dados relativos a crianças de forma consciente.

É importante que leia esta política de confidencialidade juntamente com quaisquer outros termos de utilização, política de confidencialidade ou política de tratamento equitativo que possamos disponibilizar em ocasiões específicas quando recolhermos ou tratarmos dados pessoais relativos a si, para estar plenamente ciente de como e porquê utilizamos os seus dados. A presente política de confidencialidade complementa as restantes notificações e não se destina a substituir as mesmas. 

RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO

A OKI Europe Limited é a entidade responsável pelo tratamento dos dados (designada “nós”, “nos” ou “nossa” nesta política de confidencialidade) e é responsável pelos seus dados pessoais.

Caso tenha quaisquer dúvidas sobre esta política de confidencialidade, incluindo quaisquer pedidos para exercer os seus direitos legais, contacte-nos utilizando os dados indicados abaixo.

DADOS DE CONTACTO 

OKI Europe Limited, número de registo da empresa: 02203086

A sede social e o endereço físico da empresa situam-se em: Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egham, Surrey, TW20 0HJ

Número de telefone: 020 8219 2190

Endereço de e-mail: DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

Tem direito a apresentar uma reclamação a qualquer momento ao Gabinete do Comissário da Informação (Information Commissioner’s Office, ICO), a autoridade de supervisão do Reino Unido para questões de proteção de dados (www.ico.org.uk). No entanto, gostaríamos de ter a oportunidade de resolver as suas preocupações antes de abordar o ICO, por isso pedimos-lhe que nos contacte primeiro.

2.     OS DADOS QUE RECOLHEMOS SOBRE SI

Podemos recolher, utilizar, armazenar e transferir diferentes tipos de dados pessoais relativos a si, que agrupámos da seguinte forma:

• Dados de Identidade incluem nomes, nome de utilizador ou identificador semelhante, estado civil, cargo, data de nascimento, idade, sexo e nacionalidade.
• Dados de Contacto incluem o endereço de faturação, endereço de entrega, endereço de e-mail e números de telefone.
• Dados Financeiros incluem a conta bancária, dados do cartão de pagamentos e avaliações de crédito.
• Dados de Transações incluem dados sobre pagamentos feitos a si e por si, bem como outros dados relativos a produtos e serviços que comprou a nós ou aos nossos distribuidores e revendedores.
• Dados Técnicos incluem o endereço de protocolo Internet (internet protocol, IP), tipo e versão do browser, definição de fuso horário e local, tipos e versões de plug-ins do browser, sistema operativo e plataforma, e outras tecnologias nos dispositivos que utiliza para aceder a este website.
• Dados do Perfil incluem o seu nome de utilizador e palavra-passe, as compras ou encomendas feitas por si utilizando os seus dados de início de sessão, os seus interesses, preferências, feedback e respostas a inquéritos.
• Dados de Utilização incluem informações sobre a forma como utiliza o(s) nosso(s) website, produtos e serviços.
• Dados de Marketing e Comunicações incluem as suas preferências em relação à receção de materiais de marketing, da nossa parte e dos nossos parceiros terceiros, bem como as suas preferências de comunicação.

Também recolhemos, utilizamos e partilhamos Dados Agregados como dados estatísticos ou demográficos, para qualquer finalidade. Os Dados Agregados podem ser derivados dos seus dados pessoais, mas não são considerados dados pessoais por lei, uma vez que os mesmos não revelam a sua identidade, direta ou indiretamente. Por exemplo, podemos agregar os seus Dados de Utilização para calcular a percentagem de utilizadores que acede a uma funcionalidade específica do website. No entanto, se combinarmos ou associarmos Dados Agregados aos seus dados pessoais, de tal forma que possam identificá-lo direta ou indiretamente, tratamos os dados combinados como dados pessoais, que serão utilizados em conformidade com esta política de confidencialidade.

CASO NÃO FORNEÇA DADOS PESSOAIS  

Quando formos obrigados a recolher dados pessoais por lei, ou nos termos de um contrato celebrado consigo, e não fornecer esses dados quando os mesmos lhe forem solicitados, talvez não nos seja possível executar o contrato que celebrámos ou estamos a tentar celebrar consigo (por exemplo, para lhe fornecer bens ou serviços, ou cumprir uma obrigação ao abrigo da garantia). Neste caso, é possível que tenhamos de cancelar um produto ou serviço nosso que tenha subscrito, mas se for este o caso, iremos notificá-lo na devida altura.

 3.     COMO É QUE OS SEUS DADOS PESSOAIS SÃO RECOLHIDOS?

Utilizamos diferentes métodos para recolher dados junto de si e relativos a si, nomeadamente através de:

• Interações diretas. Pode facultar-nos os seus dados pessoais ao preencher formulários, ao encontrar-se connosco ou ao nos contactar por correio, telefone, e-mail ou por outra via. Isto inclui os dados que fornece quando: (i) solicita os nossos produtos ou serviços; (ii) cria uma conta no nosso website; (iii) subscreve o nosso serviço ou as nossas publicações; (iv) solicita que lhe sejam enviados materiais de marketing; (v) participa num concurso, promoção ou inquérito; ou quando (vi) nos dá feedback ou nos contacta de outra forma.
• Tecnologias ou interações automatizadas. À medida que interage com o nosso website, recolhemos automaticamente Dados Técnicos sobre o seu equipamento, ações e padrões de navegação. Recolhemos estes dados pessoais mediante a utilização de cookies e outras tecnologias semelhantes. Também podemos receber Dados Técnicos relativos a si se visitar outros websites que utilizem os nossos cookies.
• Terceiros ou fontes publicamente disponíveis. Iremos receber dados pessoais relativos a si de vários terceiros que nos ajudam ao nível do fornecimento de produtos e prestação de serviços, incluindo os nossos distribuidores e revendedores. Também recebemos dados técnicos e analíticos de fornecedores como a Google e recebemos Dados de Contacto, Financeiros e de Transações de prestadores de serviços técnicos, de pagamento e de entrega, tais como a Acuigen e a Dunn and Bradstreet. Recebemos Dados de Identidade e de Contacto de corretores e agregadores de dados, bem como de fontes publicamente disponíveis, tais como a Companies House (registo de empresas britânico) e o Registo Eleitoral.

4.     COMO UTILIZAMOS OS SEUS DADOS PESSOAIS

• Quando precisarmos de executar o contrato que estamos prestes a celebrar ou que celebrámos consigo.
• Quando isso for necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (ou dos interesses de um terceiro) e os seus interesses e direitos fundamentais não se sobrepuserem aos mesmos.
• Quando precisarmos de cumprir uma obrigação legal.

Por norma, não utilizamos o consentimento como fundamento jurídico para o tratamento dos seus dados pessoais, mas iremos obter o seu consentimento antes de lhe enviarmos comunicações de marketing de terceiros através de e-mail ou mensagem de texto. Tem o direito de retirar o consentimento a qualquer momento contactando-nos para o efeito.

FINALIDADES PARA AS QUAIS IREMOS UTILIZAR OS SEUS DADOS PESSOAIS 

Disponibilizamos abaixo, num formato de tabela, uma descrição de todas as formas como planeamos utilizar os seus dados pessoais, e quais os fundamentos jurídicos inerentes a essas utilizações. Também identificámos quais são os nossos interesses legítimos, quando adequado.

 

Tenha em atenção que podemos tratar os seus dados pessoais para mais do que um fundamento lícito, dependendo da finalidade específica para a qual utilizamos os seus dados. Contacte-nos se precisar de dados sobre o fundamento jurídico específico em que nos baseamos para tratarmos os seus dados pessoais, quando forem indicados mais do que um fundamento na tabela abaixo.

Podemos monitorizar, registar, armazenar e utilizar quaisquer comunicações consigo por telefone, e-mail ou outra via, para verificarmos quaisquer instruções que nos tenha dado, bem como para fins de formação, prevenção do crime e melhoria da qualidade do nosso serviço de apoio ao cliente.

Finalidade/Atividade	Tipo de dados	Base lícita para o tratamento, incluindo a base do interesse legítimo
Para efetuar o seu registo como um novo cliente	(a) Identidade (b) Contacto	Execução de um contrato consigo
Para processar e entregar a sua encomenda, incluindo: (a) Gerir pagamentos, taxas e encargos (b) Cobrar e recuperar dinheiro que nos é devido	(a) Identidade (b) Contacto (c) Assuntos financeiros (d) Transações (e) Marketing e Comunicações	(a) Execução de um contrato consigo (b) Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para recuperar valores que nos são devidos)
Para gerir a nossa relação consigo, nomeadamente para: (a) Notificá-lo sobre alterações aos nossos termos ou à nossa política de confidencialidade (b) Pedir-lhe para deixar um comentário ou participar num inquérito	(a) Identidade (b) Contacto (c) Perfil (d) Marketing e Comunicações	(a) Execução de um contrato consigo (b) Necessário para cumprir uma obrigação legal (c) Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para manter atualizados os nossos registos e para estudar a forma como os clientes utilizam os nossos produtos/serviços)
Para lhe permitir participar num sorteio, num concurso ou responder a um inquérito	(a) Identidade (b) Contacto (c) Perfil (d) Utilização (e) Marketing e Comunicações	(a) Execução de um contrato consigo (b) Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para estudar a forma como os nossos clientes utilizam os nossos produtos/serviços, para os desenvolver e promover o crescimento da nossa atividade)
Para administrar e proteger a nossa atividade e este website (incluindo a resolução de problemas, análise de dados, realização de testes, manutenção do sistema, assistência, elaboração de relatórios e hospedagem de dados)	(a) Identidade (b) Contacto (c) Técnicos	(a) Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para gerir a nossa atividade, a prestação de serviços de administração e TI [Tecnologias da Informação], a segurança da rede, para evitar a fraude e no contexto de uma reorganização da atividade ou exercício de reestruturação do grupo) (b) Necessário para cumprir uma obrigação legal
Para lhe apresentar conteúdos do website e anúncios relevantes para si, bem como para medir ou compreender a eficácia dos anúncios que lhe apresentamos	(a) Identidade (b) Contacto (c) Perfil (d) Utilização (e) Marketing e Comunicações (f) Técnicos	Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para estudar a forma como os nossos clientes utilizam os nossos produtos/serviços, para os desenvolver, para promover o crescimento da nossa atividade e contribuir para a nossa estratégia de marketing)
Para utilizar a análise de dados para melhorar o nosso website, produtos/serviços, marketing, relações com os clientes e experiências	(a) Técnicos (b) Utilização	Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para definir tipos de clientes para os nossos produtos e serviços, manter o nosso website atualizado e relevante, desenvolver a nossa atividade e contribuir para a nossa estratégia de marketing)
Para lhe fazer sugestões e recomendações relativamente a bens ou serviços que podem ser do seu interesse	(a) Identidade (b) Contacto (c) Técnicos (d) Utilização (e) Perfil (f) Marketing e Comunicações	Necessário para a prossecução dos nossos interesses legítimos (para desenvolver os nossos produtos/serviços e promover o crescimento da nossa atividade)

MARKETING

Envidamos esforços para lhe proporcionar escolhas em relação a determinadas utilizações de dados pessoais, nomeadamente no âmbito do marketing e da publicidade. 

OFERTAS PROMOCIONAIS NOSSAS 

Podemos utilizar os seus Dados de Identidade, Contacto, Técnicos, de Utilização e de Perfil para formar uma opinião sobre aquilo que, no nosso entender, poderá querer ou precisar, ou que poderá ser do seu interesse. É assim que decidimos que produtos, serviços e ofertas podem ser relevantes para si (chamamos a isto marketing).

 

Irá receber comunicações de marketing nossas se nos tiver pedido informações ou caso nos tenha comprado bens ou serviços e não tiver optado por não receber essas comunicações de marketing.

MARKETING DE TERCEIROS 

Iremos obter o seu consentimento expresso para receber estas mensagens antes de partilharmos os seus dados pessoais com qualquer terceiro para fins de marketing.

OPTAR PELA EXCLUSÃO 

Pode pedir-nos, ou a terceiros, para pararmos ou pararem de lhe enviar mensagens de marketing a qualquer momento, iniciando sessão no website e marcando ou desmarcando as caixas relevantes para ajustar as suas preferências de marketing, seguindo as hiperligações para optar pela exclusão em qualquer mensagem de marketing que lhe seja enviada, ou contactando-nos para o efeito a qualquer momento.

 

Se optar por deixar de receber estas mensagens de marketing, isto não se aplicará aos dados pessoais que nos tenha fornecido em resultado de uma compra de um produto/serviço, registo de garantia, experimentação de um produto/serviço ou outras transações.

COOKIES

Utilizamos cookies no nosso website. Pode configurar o seu browser para recusar todos ou alguns cookies, ou para o alertar quando os websites instalam ou acedem a cookies. Se desativar ou recusar os cookies, tenha em atenção que algumas partes deste website podem ficar inacessíveis ou não funcionar devidamente. Para mais informações, consulte a nossa Política de Cookies.

ALTERAÇÃO DA FINALIDADE 

Utilizaremos os seus dados pessoais apenas para as finalidades para as quais os recolhemos, a menos que consideremos razoavelmente que precisamos de os utilizar por outro motivo e este for compatível com a finalidade original. Se desejar obter uma explicação sobre a forma como o tratamento para a nova finalidade é compatível com a finalidade original, contacte-nos.

 

Se precisarmos de utilizar os seus dados pessoais para uma finalidade não relacionada, iremos notificá-lo e explicaremos o fundamento jurídico que nos permite fazê-lo.

 

Tenha em atenção que podemos tratar os seus dados pessoais sem o seu conhecimento ou consentimento, em conformidade com as regras indicadas anteriormente, quando tal for obrigatório ou permitido por lei.

5.     DIVULGAÇÃO DOS SEUS DADOS PESSOAIS

Podemos partilhar os seus dados pessoais com as partes indicadas abaixo para as finalidades descritas na tabela acima, designadamente:

• Outras empresas do Grupo OKI que prestam serviços de TI e outros e elaboram relatórios para a direção.
• Fornecedores de serviços que atuam como subcontratantes, que prestam serviços de TI e de administração de sistemas.
• Parceiros comerciais e fornecedores de serviços que nos ajudam com pedidos de informação ou processamento de encomendas, incluindo o fornecimento, armazenamento, seguros, entrega e reparação de produtos e serviços.
• Professional advisers including lawyers, bankers, auditors and insurers who provide consultancy, banking, legal, insurance and accounting services.
• Consultores profissionais, incluindo advogados, profissionais bancários, auditores e profissionais de seguros, que prestam serviços de consultoria, bancários, jurídicos, de seguros e contabilidade.
• Agentes fiscais e aduaneiros, reguladores e outras autoridades.
• Empresas de pesquisa de mercado e agências de prevenção da fraude
• Terceiros a quem podemos escolher vender, transferir ou fundir partes da nossa atividade ou dos nossos ativos. Em alternativa, podemos desejar adquirir outras empresas ou realizar uma fusão com as mesmas. Se ocorrer uma alteração na nossa atividade, os novos proprietários podem utilizar os seus dados pessoais da forma estabelecida na presente política de confidencialidade.

Exigimos que todos os terceiros respeitem a segurança dos seus dados pessoais e tratem os mesmos de acordo com a lei. Não permitimos que os nossos fornecedores de serviços terceiros utilizem os seus dados pessoais para os seus próprios fins e apenas permitimos que tratem os seus dados pessoais para fins especificados e em conformidade com as nossas instruções.

6.     TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS

Partilhamos os seus dados pessoais com a nossa empresa-mãe, a Oki Electric Industry Co., Ltd, sediada no Japão, e as suas subsidiárias e afiliadas (“o Grupo OKI”), o que implicará a transferência dos seus dados para fora do Espaço Económico Europeu (EEE). Alguns dos nossos terceiros externos estão sediados fora do EEE. Iremos assegurar que qualquer tratamento dos seus dados pessoais fora do EEE será realizado de forma lícita e que os seus dados recebem um nível adequado de proteção, em conformidade com o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados).

7.     SEGURANÇA DOS DADOS

Implementámos medidas de segurança adequadas para evitar que os seus dados pessoais se percam acidentalmente, sejam utilizados ou acedidos, alterados ou divulgados de forma não autorizada. Além disso, limitamos o acesso aos seus dados pessoais aos funcionários, agentes, contratados e outros terceiros que têm necessidade de conhecer os mesmos no âmbito da atividade comercial. Estes apenas irão tratar os seus dados pessoais segundo as nossas instruções e estão sujeitos a um dever de confidencialidade.

 

Implementámos procedimentos para lidar com qualquer suspeita de violação de dados pessoais e iremos notificá-lo, bem como qualquer regulador aplicável, acerca de uma violação, quando tal for exigido por lei.

8.     CONSERVAÇÃO DE DADOS

DURANTE QUANTO TEMPO UTILIZARÃO OS MEUS DADOS PESSOAIS?  

Apenas conservaremos os seus dados pessoais durante o tempo razoavelmente necessário para cumprir as finalidades para as quais os recolhemos, nomeadamente para satisfazer quaisquer requisitos legais, regulamentares, fiscais, contabilísticos ou de prestação de informações. Podemos conservar os seus dados pessoais por um período mais longo caso seja apresentada uma reclamação ou se acreditarmos razoavelmente que existe a possibilidade de um litígio em relação à nossa relação consigo.

 

Para determinar qual é o período adequado de conservação de dados pessoais, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade dos dados pessoais, o potencial risco de danos decorrentes da utilização ou divulgação não autorizadas dos seus dados pessoais, as finalidades para as quais tratamos os seus dados pessoais e se podemos concretizar as mesmas através de outros meios, bem como os requisitos aplicáveis a nível jurídico, regulamentar, fiscal, contabilístico ou outros.

9.     OS SEUS DIREITOS LEGAIS

Tem direito a:

• 1.    Solicitar o acesso aos seus dados pessoais (designado habitualmente como “pedido de acesso do titular dos dados”). Isto permite-lhe receber uma cópia dos dados pessoais relativos a si que estão na nossa posse e verificar que estamos a tratar os mesmos de forma lícita.
• 2.    Solicitar a correção dos dados pessoais. Isto permite-lhe fazer com que sejam corrigidos quaisquer dados relativos a si que tenhamos na nossa posse e estejam incompletos ou incorretos, embora talvez precisemos de confirmar a exatidão dos novos dados que nos fornecer.
• 3.    Solicitar o apagamento dos seus dados pessoais. Isto permite-lhe pedir-nos para eliminarmos ou removermos os dados pessoais quando não existir um bom motivo para continuarmos a tratá-los.
• 4.    Opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais quando nos basearmos num interesse legítimo (ou nos interesses legítimos de um terceiro) e existir algo em relação à sua situação específica que o leva a querer opor-se ao tratamento com base neste fundamento, pois acha que o mesmo afeta os seus direitos e liberdades fundamentais. Também tem direito a opor-se quando tratamos os seus dados pessoais para fins de marketing direto. Em alguns casos, podemos demonstrar que temos fundamentos legítimos imperiosos para tratarmos as suas informações que se sobrepõem aos seus direitos e liberdades.
• 5.    Solicitar a limitação do tratamento dos seus dados pessoais. Isto permite-lhe pedir-nos para suspender o tratamento dos seus dados pessoais nos cenários seguintes: (i) se quiser que confirmemos a precisão dos dados; (ii) quando a nossa utilização dos dados for ilícita mas não quiser que os apaguemos; (iii) quando precisar que conservemos os dados, mesmo quando já não necessitarmos dos mesmos, pois precisa dos dados para estabelecer, exercer ou defender direitos no âmbito de ações judiciais; ou (iv) se se tiver oposto à nossa utilização dos seus dados, mas precisarmos de verificar se temos fundamentos legítimos imperiosos para os utilizar.
• 6.    Solicitar a transferência dos seus dados pessoais para si ou para um terceiro. Iremos fornecer-lhe, ou a um terceiro à sua escolha, os seus dados pessoais, num formato estruturado, habitualmente utilizado e de leitura ótica. Tenha em atenção que este direito apenas se aplica a informações automatizadas em relação às quais nos tenha dado inicialmente o seu consentimento para a respetiva utilização, ou quando tivermos utilizado as informações para executar um contrato celebrado consigo.
• 7.    Retirar o consentimento a qualquer momento quando nos basearmos no mesmo para tratar os seus dados pessoais. No entanto, isto não afetará a licitude de qualquer tratamento efetuado antes de retirar o seu consentimento. Se retirar o seu consentimento, talvez não nos seja possível fornecer-lhe determinados produtos ou serviços. Se for este o caso, iremos informá-lo no momento em que retirar o seu consentimento.

Se desejar exercer quaisquer dos direitos descritos anteriormente, contacte-nos utilizando os Dados de Contacto indicados acima.

POR NORMA, NÃO É EXIGIDO O PAGAMENTO DE QUALQUER TAXA 

Não terá de pagar uma taxa para aceder aos seus dados pessoais (ou para exercer qualquer um dos outros direitos). No entanto, poderemos cobrar uma taxa razoável caso o seu pedido careça claramente de fundamento, for repetitivo ou excessivo. Em alternativa, podemos recusar dar seguimento ao seu pedido nestas circunstâncias.

PRAZO PARA RESPONDER 

Envidamos esforços para responder a todos os pedidos legítimos no prazo de um mês. Pontualmente, podemos levar mais de um mês a responder se o seu pedido for particularmente complexo ou caso tenha feito vários pedidos

10.     HIPERLIGAÇÕES PARA TERCEIROS

Este website pode incluir hiperligações para websites, plug-ins e aplicações de terceiros. Clicar nessas hiperligações ou permitir essas ligações pode permitir a terceiros recolher ou partilhar dados relativos a si. Não controlamos estes websites de terceiros e não somos responsáveis pelas suas declarações de confidencialidade. Quando sai do nosso website, recomendamos que leia a política de confidencialidade de todos os websites que visita.

11.     ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDADE E O SEU DEVER DE INFORMAR-NOS SOBRE ALTERAÇÕES