Rozwiązania OKI dla działu kadr


Biuro-zasoby-ludzkie

Zapracowani pracownicy działu kadr muszą dopasować się do szeregu trendów panujących w miejscu pracy. 


Od szkoleń firmowych i rozwoju do coraz popularniejszej pracy zdalnej i zwiększających się nakładów danych wrażliwych i poufnych — bezpieczny obieg dokumentów jest podstawą wydajnego odbierania, zarządzania, używania, przetwarzania i rozprowadzania dokumentów firmowych i danych o pracownikach.

Kluczowe wyzwania

  • Zespoły ds. HR muszą zajmować się czasochłonną rekrutacją, wdrażaniem nowych pracowników oraz innymi zadaniami wymagającymi dużego obrotu dokumentami, co wymaga wydajnych procedur roboczych
  • Dokumentów przychodzących jest coraz więcej; konieczny jest szybki dostęp do wszystkich plików, przy czym wciąż ważne jest wydajne zarządzanie papierowymi dokumentami, które zajmują cenną przestrzeń
  • Należy zastosować nadzór nad dokumentami korporacyjnymi do obsługi poufnych, osobistych i wrażliwych informacji, gdyż przedsiębiorstwa muszą zapewniać bezpieczne przechowywanie dokumentów, przy jednoczesnym zachowaniu dostępu na żądanie
  • Społeczna odpowiedzialność biznesu wymaga od organizacji zminimalizowania ilości odpadów i zużycia energii

W jaki sposób firma OKI może pomóc w rozwoju biznesu?

Usprawnianie procedur rekrutacji i wdrażania nowych pracowników

Za pomocą najnowszych rozwiązań z zakresu optycznego rozpoznawania znaków (OCR), dział HR może przekształcać przychodzące pliki w bezpieczne dokumenty elektroniczne z możliwością wyszukiwania. 


Zintegrowane rozwiązania firmy Oki usprawniają obieg dokumentów, umożliwiając elektroniczne przechwytywanie CV, listów, referencji i innych dokumentów, które są niezbędne do procedur rekrutacji i wdrażania nowych pracowników. 


Automatyczne archiwizowanie, indeksowanie i dystrybucja do pamięci lokalnych oraz tych w chmurze ogranicza czasochłonną administrację, zwiększając wydajność i oszczędność kosztów.

Utrzymanie kontroli nad danymi bez konieczności angażowania pracowników

Działy kadr obracające dużą ilością dokumentów mają do czynienia z wieloma ich rodzajami od kontaktów do ocen i formularzy zwolnień chorobowych, które należy przetworzyć, przechowywać i do których należy zapewnić bezpieczny dostęp 


Wdrożenie scentralizowanego repozytorium dokumentów elektronicznych pozwala zaoszczędzić czas oraz koszty przechowywania, zapewniają dostęp do cyfrowych dokumentów z dowolnego urządzenia. Zarządzanie prawami użytkownika (odczyt/zapis) umożliwia ochronę bezpieczeństwa dokumentów przez kontrolę dostępu, podczas gdy cyfrowe interakcje śledzą zmiany, wspomagają zatwierdzanie oraz poprawiają współpracę i czasy reakcji.


Szyfrowanie PDF zabezpiecza dokumenty zapisane na serwerach lokalnych lub opartych na chmurze.

 Bezpieczny dostęp do poufnych dokumentów

Urządzenia wielofunkcyjne firmy Oki wyposażone są w zabezpieczenia do ochrony poufnych informacji. 


Obejmuje to funkcję szyfrowanego bezpiecznego drukowania zapewniającą ochronę drukowania oraz uwierzytelnianie dostępu użytkownika w celu pełnej poufności dokumentów i przestrzegania zasad nadzoru nad dokumentami korporacyjnymi.


Dostęp do repozytorium dokumentów bezpośrednio z inteligentnego urządzenia wielofunkcyjnego firmy OKI ułatwia druk na żądanie i daje pewność, że pracownicy drukują najnowsze formularze, podręczniki i inne potrzebne kluczowe szablony, ograniczając komunikację masową oraz ryzyko korzystania z przestarzałych i nieważnych dokumentów.

Gwarancja odpowiedzialności biznesowej i społecznej inicjatywy sprzyjające środowisku

Wszystkie organizacje mają obowiązek minimalizowania wpływu, który wywierają na środowisko, tam, gdzie to tylko możliwe. 


Na wyposażeniu wielu urządzeń firmy OKI przyjazne dla środowiska funkcje drukarek, takie jak "tryb głębokiego uśpienia" i "automatyczne wyłączanie" oszczędzają energię. 


Ustawienie dwustronnego drukowania w czerni jako domyślnego oraz włączenie inteligentnych rozwiązań zarządzania dokumentami firmy OKI może również pomóc w monitorowaniu i kontrolowaniu zużycia energii, a tym samym zmniejszeniu kosztów eksploatacji. 

Zestawienie korzyści

  • Inteligentne rozwiązania firmy OKI wspomagają bezpieczne przechowywanie i obieg dokumentów elektronicznych, czyniąc procedury rekrutacji i wdrażania nowych pracowników szybszymi i łatwiejszymi w zarządzaniu
  • Zarządzanie dokumentem i zawartością pozwala zaoszczędzić czas i koszty przechowywania, poprawia współpracę i czasy reakcji, umożliwiając użytkownikom dostęp do dokumentów elektronicznych z dowolnego urządzenia
  • Prawa dostępu do urządzeń/dokumentów chronią wrażliwe dane i zapewniają zgodność procedur i dokumentów firmowych z najlepszymi praktykami
  • Ekologiczne ustawienia drukarki i rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami zwiększają poziom kontroli, zmniejszają koszty eksploatacji i przyczyniają się do społecznej odpowiedzialności biznesu oraz ekologii.

Poproś o rozmowę

Jeśli potrzebujesz więcej informacji lub chcesz spotkać się z jednym z naszych ekspertów, skontaktuj się z nami.

Kontakt z firmą OKI Europe

linkedin twitter youtube

©1995-Thu Mar 21 23:48:12 UTC 2019 Oki Europe Ltd.