Soluzioni OKI per il reparto finanziario


Office-Finance

Quando si tratta di gestire il flusso di lavoro, i reparti finanziari con un uso intensivo di documenti devono affrontare problemi complessi. 


Il volume di documenti cartacei relativi ai conti passivi e ai rapporti aumenta costantemente, rallentando troppo i flussi di lavoro esistenti e facendo aumentare il rischio per la sicurezza.


I team stanno diventando sempre più impegnati e richiedono soluzioni dinamiche in grado di semplificare l’acquisizione, l’archiviazione, la gestione e l'output dei documenti, per aumentare la produttività e l'efficienza rispettando comunque i requisiti di sicurezza e conformità.

Principali sfide

  • I processi relativi ai conti attivi manuali e dispendiosi in termini di tempo necessitano di automazione per migliorare l’efficienza, ottimizzare la produttività e ridurre al minimo gli errori
  • L’elaborazione di fatture cartacee e altri documenti relativi ai conti passivi può essere proibitiva in termini di costo e tempo, inoltre ha un impatto negativo sulle relazioni con clienti e fornitori
  • Per rispettare i requisiti normativi, i documenti, cartacei o digitali, devono essere archiviati in modo sicuro in una posizione centrale e facilmente accessibili solo da parte del personale autorizzato

In che modo OKI può aiutare la vostra azienda

Automatizzare i processi contabili attivi per garantire l’efficienza del flusso di lavoro

I processi contabili attivi non automatizzati possono creare ritardi e influire sulla redditività. 


Fatture e lettere prodotte su fogli prestampati aggiungono ulteriori costi. 


Il driver di stampa incluso nelle stampanti e nelle MFP intelligenti di OKI risolve questi problemi consentendo di scegliere il corretto modello di "overlay" elettronico e le appropriate preferenze relative ai lavori di stampa. 


Una volta inviate, le copie possono essere archiviate e indicizzate in formato elettronico per essere facilmente recuperate, riducendo i costi per l’archiviazione fisica e la copia, aumentando la produttività e migliorando il flusso di cassa.

Consolidate i conti passivi per risparmiare tempo e mantenere felici i fornitori

Molte aziende fanno affidamento su processi contabili passivi manuali e, pertanto, facilmente inclini agli errori, che possono creare ritardi, influendo sui rapporti con i fornitori. 


Eliminando la necessità di inserire i dati manualmente, il sistema di gestione dei documenti integrato nelle MFP intelligenti di OKI esegue la scansione e l’indicizzazione dei documenti cartacei, rendendo più efficienti i processi dei flussi di lavoro. 


Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e/o dei codici a barre possono collegare le fatture dei fornitori nel sistema di gestione dei documenti, facilitandone la ricerca e il recupero.

 

Con la stessa validità dei documenti cartacei, i documenti digitalizzati in formato elettronico consentono di risparmiare tempo e denaro per l'archiviazione fisica.

Mantenete i dati finanziari privati e garantite la conformità

La riservatezza dei clienti e la conformità sono a rischio quando non vengono seguite le best practice nel reparto finanziario, pertanto la sicurezza e la privacy dei dati è di estrema importanza.

 

I metodi di autenticazione degli utenti integrati di OKI (tramite nome utente/password, numero PIN o scheda IC) aiutano a proteggere la riservatezza dei documenti controllando l'accesso ai dispositivi di stampa.

 

Le MFP intelligenti e i sistemi di gestione dei documenti di OKI consentono di controllare l'accesso degli utenti tenendo traccia, nel contempo, di interazioni, modifiche e versioni, migliorando la collaborazione, i tempi di risposta e le approvazioni. 


Attivano la crittografia PDF per proteggere i documenti memorizzati sui server locali o basati su cloud, supportando le normative e assicurando la conformità alle best practice.

Vantaggi a colpo d'occhio

  • Il portfolio di MFP intelligenti di OKI, combinato con i nostri sistemi di gestione dei documenti, supporta flussi di lavoro digitali completamente automatizzati, che semplificano i processi di contabilità, aiutando a gestire e a controllare il flusso di cassa all'interno dell'azienda
  • Utilizzando semplicemente la funzionalità di scansione insieme a un sistema di gestione dei documenti, è possibile elaborare le fatture in modo rapido ed efficiente, razionalizzando i processi di contabilità, risparmiando tempo e risorse, riducendo errori costosi e migliorando le relazioni con i fornitori
  • La possibilità di acquisire, archiviare e recuperare i documenti in modo sicuro ed efficiente preserva la riservatezza dei documenti e riduce i rischi per la sicurezza, ottimizzando, nel contempo, la produttività

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