Soluzioni OKI per il reparto delle risorse umane

I professionisti delle risorse umane, sempre più impegnati, devono adattarsi a un’ampia gamma di tendenze sul luogo di lavoro. 

Dall’istruzione e lo sviluppo aziendale alla crescita del lavoro remoto e del volume di dati riservati o sensibili, la sicurezza dei flussi di lavoro documentali è essenziale per raccogliere, gestire, accedere, elaborare, archiviare e distribuire, in modo efficiente ed efficace, i documenti aziendali e i dati dei dipendenti.

Principali sfide

• I team delle risorse umane devono gestire processi di selezione e assunzione dispendiosi in termini di tempo e svolgere altre attività che richiedono un uso intensivo di documenti e processi di lavoro efficienti
• I documenti in entrata continuano a crescere di volume; è necessario accedere rapidamente a tutti i file e comunque gestire i documenti cartacei in modo efficace, il che può richiedere spazio prezioso
• È necessario applicare la governance dei documenti societari per gestire informazioni riservate, personali e sensibili, in quanto le aziende devono garantire che i documenti vengano archiviati in modo sicuro, ma siano comunque accessibili on demand
• La responsabilità sociale aziendale richiede alle organizzazioni di ridurre al minimo gli sprechi e il consumi elettrici

In che modo OKI può aiutare la vostra azienda

Semplificare i processi di selezione e assunzione

Utilizzando le più recenti soluzioni per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), il reparto delle risorse umane può convertire i file in entrata in documenti elettronici sicuri e ricercabili. 

Le soluzioni integrate di OKI migliorano il flusso di lavoro documentale, consentendo di acquisire in modo elettronico CV, lettere, referenze e altri documenti essenziali per i processi di selezione e assunzione. 

La memorizzazione, l'indicizzazione e la distribuzione automatiche su archivi locali e basati su cloud riducono i lunghi tempi amministrativi, aumentando la produttività e risparmiando sulle spese.

Potete eliminare la necessità di archivi fisici e mantenere il controllo dei dati

I reparti delle risorse umane, che richiedono un uso intensivo di documenti, devono gestire di tutto, dai contratti ai moduli di valutazione e malattia, che devono essere tutti elaborati, memorizzati e accessibili in modo sicuro. 

Introducendo un archivio elettronico centralizzato dei documenti, è possibile risparmiare tempo e costi di archiviazione, rendendo disponibili i documenti digitali da qualsiasi dispositivo. La gestione dei diritti utente (lettura/scrittura) consente di proteggere la sicurezza dei documenti controllando l'accesso, mentre le interazioni digitali consentono di tenere traccia delle modifiche, assistono durante le approvazioni e migliorano la collaborazione e i tempi di risposta.

La crittografia PDF protegge i documenti memorizzati sui server locali o basati su cloud.

 Accesso sicuro ai documenti riservati

La funzione di sicurezza integrata nelle MFP di OKI protegge le informazioni sensibili. 

È inclusa una funzione di stampa protetta da crittografia, che rende sicura la stampa e l'autenticazione utente, per garantire la completa riservatezza dei documenti rispettando i criteri di governance dei documenti societari.

Consentendo di accedere a un archivio di documenti direttamente dalle MFP intelligenti di OKI, si facilita la stampa on demand e si garantisce che i dipendenti stampino i moduli e i manuali più aggiornati, nonché altri modelli importanti in base alle esigenze, riducendo le comunicazioni di massa e ridurre il rischio di accedere a documenti obsoleti e non più validi.

Garantire la responsabilità aziendale e sociale e condurre iniziative ecocompatibili

Tutte le organizzazioni hanno il dovere di ridurre al minimo il loro impatto ambientale, ove possibile. 

Incluse in molti dispositivi OKI, le applicazioni ecocompatibili per stampanti, come la modalità Deep Sleep e lo spegnimento automatico, consentono di risparmiare energia. 

Anche l’uso della stampa in bianco e nero e fronte/retro come opzione predefinita, insieme al passaggio a Smart Managed Document Solutions di OKI, può aiutare a monitorare e controllare il consumi elettrici riducendo, pertanto, i costi di gestione. 

Vantaggi a colpo d'occhio

• Smart Solutions di OKI supporta l’archiviazione e i flussi di lavoro elettronici sicuri e ricercabili, facilitando e velocizzando la gestione dei processi di selezione e assunzione.
• La gestione di documenti e contenuti riduce i tempi e i costi di archiviazione, migliora la collaborazione e i tempi di risposta e consente agli utenti di accedere ai documenti elettronici da qualsiasi dispositivo
• I diritti di accesso a dispositivi/documenti proteggono i dati sensibili e garantiscono processi basati sulle best practice e la conformità dei documenti aziendali
• Le impostazioni ecocompatibili e i servizi Managed Document Solutions aumentano il controllo, riducono i costi di gestione e contribuiscono al CSR e alle credenziali ambientali

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