プロジェクトチームは、各方面から寄せられた声を基に「ウィズコロナ・アフターコロナにおけるテレワークと出社のベストミックス」「時間価値の最大化」をテーマに、以下の全体方針をまとめます。

• 2021年度中に、虎ノ門本社と芝浦ビジネスセンターの総オフィス面積と席数を約50％削減
• オフィス面積縮小に伴い、虎ノ門本社と芝浦ビジネスセンターの役割を再定義の上で再配置
• 出社率を鑑み、虎ノ門本社の在籍者数を200人から600人に、芝浦ビジネスセンターの在籍者数を2,300人から1,800人に見直し
• 芝浦ビジネスセンターを勤務地としていた社員の⼀部は、事業本部としての分散損の解消を図り、蕨システムセンター（埼⽟県蕨市）にも異動

「席数が少なくなる中で、オフィスを利用する目的をリアルなコミュニケーションが優先される場所と定めました。中でも虎ノ門オフィスについては中央官庁や主要顧客へアプローチしやすい虎ノ門駅からのアクセスが至便であることと、『OKI Style Square』と『イノベーションルームYume ST』を活用できるため、営業部門を集約。その上で、『リアルなコミュニケーションによる社員の協働（CO-WORK）と、face to faceのコラボレーションによる顧客・パートナーとの共創（CO-CREATE）で、イノベーションを起こすための共創空間とする』という、コンセプトを固めました。そして、その実現のための具体的な施策として、①オフィス作り、②固定電話の見直し、③在席状況の見える化、④サテライト／シェアオフィスの整備検討を進めました」。（OKI／小野）

テレワークが中心となると、自宅で外線の発着信ができないために出社しなければならない、出社した社員の電話取次の負荷が高くなるという課題が起こります。この課題解決に向けてOKIでは、高度なIPテレフォニー機能をPCやスマートフォン上で簡単に利用できる高機能なソフトフォン「Com＠WILL」を採用しました。

当初は、Microsoft TeamsとPBXを接続しての解決を計画。しかし、初期構築とランニングで想定以上にコストがかかる、他社サービスに依存すると障害時に全面ダウンするリスクへの懸念、さらに工場などPCを利用しない社員への対応が難しいことなどの理由から、見送られました。

「Com＠WILLソフトフォンであれば、03から始まる部門代表番号を残しつつ、050の個人番号が全国どこからでも利用できます。これによりテレワーク中も自宅から外線の発着信が可能となり、取次の業務負荷が軽減。さらにPBXとデジタルコードレス電話機が残る工場拠点も含めた内線通話が、継続して利用可能です。コスト面でも、最小限のハードウェア増設とライセンス追加のみで導入費用が抑えられ、固定電話機やモバイル端末配布などの運用費も、大幅に削減できました」。（OKI／小野）

フリーアドレス化に伴い、今度は会話したい相手の居場所がわからずチーム内のコミュニケーションが不足する、また外出先からオフィスの混雑状況がわからず不安、との声が上がりました。

OKIはこの課題を解消するべく、座席状況の見える化システムを新たに開発しました。社員が出社時に自分の座席位置をWeb画面から登録することで所属本部ごとに色分けして表示されます。会話したい相手を検索することができるほか、掲示板機能があり、告知にも活用可能です。

「本システムは、OKIグループの特例子会社のOKIワークウェルにて開発しました。社内の在席状況が把握できるため安心してオフィスに立ち寄れる、隣の席の人が誰なのかがわかりコミュニケーションのきっかけになるほか、ログ管理機能で感染症対策として濃厚接触者の把握が可能という効果もあります」。（OKI／三浦）

混雑状況の把握・居場所特定から円滑なコミュニケーションを促進する「座席表システム」

さらにOKIでは、自宅環境では集中しづらいケースや移動の合間、出張中の社員も時間を有効に活用できる環境作りを目指し、サテライト／シェアオフィスの整備も進めています。

虎ノ門にオープンしたサテライトオフィスには、オープンなカフェをイメージしたエントランス、集中して個人ワーク可能なブースエリア、事前準備などに利用できるフリースペース、社員同士の気軽な交流を促すコラボレーションエリア、マグネットエリアが整備されました。

加えて、自宅や訪問先の最寄りでスポット的に利用できる、郊外型シェアオフィスサービスとの提携も、今後検討する予定です。

最後に小野は、これからの展開を含め、次のように結びました。「このプロジェクトにより、テレワークでは個人ワークを集中して行い、オフィスでは仕事の状況や集中の度合いによって働くスペースを自ら選びながら、社員同士やお客様とface to faceでリアルにコミュニケーションするという選択肢が整いました。これは生産性やモチベーションだけでなく、エンゲージメントを高める点でも、有効な取り組みだと考えます。しかし、周囲の状況と共に、働き方もこれからまだまだ変化が続きますし、これまでとの違いに戸惑う社員も出てくると思います。そのため、OKIでは今後も継続して社内サーベイやアンケートを通じて社員の声に耳を傾けながら、さらなる進化を続けていきたいと考えています」。