Integritetspolicy

1.    VIKTIG INFORMATION OCH VEM VI ÄR

SYFTET MED DENNA INTEGRITETSPOLICY 

Målsättningen med denna integritetspolicy är att ge dig information om hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter via din användning av denna webbplats och sociala medier, inklusive alla uppgifter som du kan komma att lämna via denna webbplats när du registrerar dig för vårt nyhetsbrev eller köper en produkt eller tjänst. Denna policy framställer också hur vi använder personuppgifter som lämnas per telefon, via e-post eller via någon annan typ av korrespondens. Denna webbplats är inte avsedd för barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter avseende barn.

Det är viktigt att du läser denna integritetspolicy tillsammans med alla andra användningsvillkor, integritetspolicyer eller policyer om rättvis behandling som vi lämnar vid specifika tillfällen när vi samlar in eller behandlar personuppgifter om dig, så att du är helt medveten om hur och varför vi använder dina uppgifter. Denna integritetspolicy kompletterar våra övriga meddelanden och är inte avsedd att åsidosätta dem. 

PERSONUPPGIFTSANSVARIG 

OKI Europe Limited är den personuppgiftsansvarige (benämns ”vi”, ”oss” ”vår” i denna integritetspolicy) och har ansvaret för dina personuppgifter 

Om du har frågor om denna integritetspolicy, inklusive frågor om hur du kan utöva dina lagstadgade rättigheter, kan du kontakta oss med hjälp av de uppgifter som framställs nedan.

KONTAKTUPPGIFTER 

OKI Europe Limited, registrerat organisationsnummer: 02203086

Det registrerade huvudkontorets adress och den fysiska adressen är Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egham, Surrey, TW20 0HJ, Storbritannien

Telefonnummer: +44 (0)20 8219 2190

E-postadress: DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

Du har rätt att när som helst framföra ett klagomål till Information Commissioner’s Office (ICO) som är Storbritanniens tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor (www.ico.org.uk). Vi skulle dock uppskatta att få chansen att ta hand om ditt ärende innan du vänder dig till ICO och därför ber vi dig att kontakta oss först.

2.     UPPGIFTER SOM VI SAMLAR IN OM DIG

Vi kan samla in, använda, lagra och överföra olika typer av personuppgifter om dig som vi har grupperat på följande sätt:

• Identitetsuppgifter omfattar namn, användarnamn eller likande identitetsbeteckning, civilstånd, titel, födelsedatum, ålder, kön och nationalitet.
• Kontaktuppgifter omfattar faktureringsadress, leveransadress, e-postadress och telefonnummer.
• Ekonomiska uppgifter omfattar bankkontonummer, kontokortsuppgifter och kreditbedömningar.
• Transaktionsuppgifter omfattar detaljer om betalningar till och från dig och andra detaljer och produkter och tjänster som du har köpt från oss eller från våra distributörer eller återförsäljare
• Tekniska uppgifter omfattar IP-adresser, typ och version av webbläsare, inställningar för tidszon och plats, typ och version av webbläsar-plugin, operativsystem och plattform samt annan teknik i de enheter du använder för åtkomsten till denna webbplats.
• Profiluppgifter omfattar ditt användarnamn och lösenord, dina inköp eller beställningar, dina intressen, inställningar, feedback och undersökningssvar.
• Användningsuppgifter omfattar information om hur du använder vår webbplats och våra produkter och tjänster.
• Marknadsförings- och kommunikationsrelaterade uppgifter omfattar dina önskemål avseende mottagande av marknadsföring från oss och våra tredje parter samt dina kommunikationsönskemål.

Vi samlar också in, använder och delar aggregerade uppgifter som exempelvis statistiska eller demografiska uppgifter, för olika ändamål. Aggregerade uppgifter kan härledas från dina personuppgifter, men enligt lagen anses de inte vara personuppgifter, eftersom sådana uppgifter inte kommer att avslöja din identitet, vare sig direkt eller indirekt. Vi kan exempelvis kombinera dina och andras användningsuppgifter för att beräkna den procentuella andelen användare som använder en specifik webbplatsfunktion. Däremot gäller att om vi kombinerar aggregerade uppgifter med, eller kopplar dem till, dina personuppgifter så att de kan identifiera dig direkt eller indirekt kommer vi att behandla sådana kombinerade uppgifter som personuppgifter och använda dem i enlighet med denna integritetspolicy.

OM DU UNDERLÅTER ATT TILLHANDAHÅLLA PERSONUPPGIFTER 

Om lagen eller villkoren i ett avtal vi har med dig kräver att vi samlar in personuppgifter och du underlåter att tillhandahålla uppgifterna när du blir ombedd att göra det kan det hända att vi inte kan utföra det avtal vi har eller försöker ingå med dig (t.ex. om att leverera varor eller tjänster till dig eller uppfylla ett garantiåtagande). I ett sådant fall måste vi eventuellt avbeställa en produkt eller tjänst som du har från oss, men vi kommer att informera dig om detta när det inträffar.

3.     HUR SAMLAS DINA PERSONUPPGIFTER IN?  

Vi använder olika metoder för att samla in uppgifter från och om dig, inklusive via:

• Direkt interaktion. Du kan ge oss dina personuppgifter genom att fylla i formulär, genom träffar med oss eller genom att korrespondera med oss via post, telefon, e-post eller på annat sätt. Detta omfattar uppgifter som du tillhandahåller när du: (i) beställer våra produkter eller tjänster, (ii) skapar ett konto på vår webbplats, (iii) abonnerar på vår tjänst eller våra publikationer, (iv) begär att vi ska skicka marknadsföringsmaterial till dig, (v) anmäler dig till en pristävling, kampanj eller undersökning eller (vi) ger oss feedback eller kontaktar oss på annat sätt.
• Automatiserad teknik eller interaktion. När du använder vår webbplats och dess funktioner samlar vi automatiskt in tekniska uppgifter om din utrustning och webbläsningsåtgärder och -mönster. Vi samlar in dessa personuppgifter med hjälp av kakor och annan liknande teknik. Vi kan också få tekniska uppgifter om dig om du besöker andra webbplatser som använder våra kakor.
• Tredje parter eller allmänt tillgängliga källor. Vi kommer att erhålla personuppgifter om dig från olika tredje parter som hjälper oss att leverera produkter och tjänster, inklusive våra distributörer och återförsäljare. Vi får dessutom tekniska och statistiska uppgifter från leverantörer som Google och vi får kontakt-, ekonomiska och transaktionsuppgifter från företag som Acuigen och Dunn and Bradstreet som levererar tekniska, betalnings- och leveranstjänster. Vi får identitets- och kontaktuppgifter från datamäklare eller -samlare och får identitets- och kontaktuppgifter från allmänt tillgängliga källor som Storbritanniens Companies House och Electoral Register

4.     HUR VI ANVÄNDER DINA PERSONUPPGIFTER

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när det är tillåtet enligt gällande lag. Detta innebär att vi vanligtvis använder dina personuppgifter under följande omständigheter:

• Om vi behöver utföra det avtal vi ska ingå eller har ingått med dig.
• Om det är nödvändigt för våra (eller en tredje parts) berättigade intressen och dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter sådana intressen.
• Om vi måste efterleva en rättslig förpliktelse.

Vi förlitar oss i allmänhet inte på samtycke som en rättslig grund för att behandla dina personuppgifter, men vi kommer att begära ditt samtycke innan vi skickar en tredje parts direktmarknadsföring till dig via e-post eller sms. Du har rätt att ta tillbaka samtycket när som helst genom att kontakta oss.

ÄNDAMÅL SOM VI ANVÄNDER DINA PERSONUPPGIFTER FÖR 

I tabellen nedan framställer vi beskrivningar av alla sätt på vilka vi planerar att använda dina personuppgifter och vilka av de rättsliga grunderna vi förlitar oss på. Om tillämpligt anger vi även vilka våra berättigade intressen är.

 

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter baserat på mer än en rättslig grund, beroende på vilka specifika ändamål vi använder uppgifterna för. Kontakta oss om du behöver information om den specifika rättsliga grund vi förlitar oss på för att behandla dina personuppgifter, om mer än en grund framställs i tabellen nedan.

Vi kan övervaka, spela in, registrera, lagra och använda all telefon-, e-post- eller annan kommunikation med dig i syfte att kontrollera anvisningar som vi kan ha fått, för utbildningsändamål, i brottsförebyggande syfte samt för att förbättra vår kundtjänstkvalitet.

MARKNADSFÖRING  

Vi strävar efter att ge dig valmöjligheter avseende vissa ändamål för användning av personuppgifter, i synnerhet kring marknadsföring och reklam.  

KAMPANJERBJUDANDEN FRÅN OSS 

Vi kan använda dina identitets-, kontakt-, tekniska, användnings- och profiluppgifter för att skapa en bild av vad vi tror att du kan vilja ha eller behöva, eller vad du kan vara intresserad av. Det är på detta sätt som vi fastställer vilka produkter, tjänster och erbjudanden som kan vara relevanta för dig (vi kallar det marknadsföring).

 

Du kommer att få marknadsföringsmeddelanden från oss om du har begärt information eller köpt varor eller tjänster från oss och inte har avstått från att ta emot sådan marknadsföring.

MARKNADSFÖRING FRÅN TREDJE PART 

Vi kommer att begära ditt uttryckliga samtycke innan vi delar dina personuppgifter med någon tredje part för marknadsföringsändamål.

AVSTÅENDE 

Du kan när som helst be oss eller tredje parter att sluta skicka ut marknadsföringsmeddelanden till dig. Logga in på webbplatsen och justera dina marknadsföringsinställningar genom att markera eller avmarkera relevanta alternativrutor. Du kan också klicka på länkarna för avstående i ett av de marknadsföringsmeddelanden som du har fått, eller kontakta oss direkt.

 

Om du avstår från att ta emot dessa marknadsföringsmeddelanden kommer det inte att gälla för personuppgifter som vi har fått som resultat av inköp av en produkt/tjänst, garantiregistrering, feedback om produkter/tjänster eller andra transaktioner.

KAKOR  

Vi använder kakor på vår webbplats. Du kan ställa in din webbläsare så att den vägrar alla eller vissa webbläsarkakor eller så att den varnar dig när en webbplats sparar eller använder kakor. Om du avaktiverar eller vägrar kakor bör du komma ihåg att det kan leda till att vissa delar av denna webbplats blir otillgängliga eller att de inte fungerar korrekt. Om du behöver mer information kan du läsa vår policy för kakor.

ÄNDRING AV ÄNDAMÅL  

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter för de ändamål som vi samlade in dem, såvida inte vi har skälig anledning att anse att vi behöver använda dem av en annan orsak och den orsaken är förenligt med det ursprungliga ändamålet. Kontakta oss om du vill att vi ska förklara hur behandlingen för det nya ändamålet är förenlig med det ursprungliga ändamålet.

 

Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett orelaterat ändamål kommer vi att informera dig om det, och förklara vilken rättslig grund som ger oss rätt att göra det.

 

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter utan att du känner till det eller samtycker till det, i enlighet med ovanstående regler, om det krävs eller är tillåtet enligt gällande lag. 

5.     UTLÄMNANDE AV DINA PERSONUPPGIFTER

Vi kan dela dina personuppgifter med de parter som framställs nedan och för de ändamål som framställs i tabellen ovan. De är:

• Andra företag i OKI-koncernen som tillhandahåller IT- och andra tjänster och skapar rapporter för ledningen.
• Tjänsteleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden och tillhandahåller IT- och systemadministrationstjänster.
• Affärspartner och tjänsteleverantörer som hjälper till med beställningsfrågor eller leveranser, inklusive tillförsel, lagring, försäkring, leverans och reparation av produkter och tjänster.
• Rådgivare inom olika yrkesområden, inklusive advokater, banker, revisorer och försäkringsbolag som tillhandahåller konsult-, bank-, juridiska, försäkrings- och bokföringstjänster.
• Skattemyndigheten, tullmäklare, tillsyns- och andra myndigheter.
• Marknadsundersökare och enheter som arbetar med bedrägeribekämpning.
• Tredje parter som vi kan välja ett sälja, överlåta eller slå samman delar av vår verksamhet eller våra tillgångar till eller med. Vi kan även verka för att förvärva andra företag eller gå samman med dem. Om det sker en förändring av vår verksamhet kan de nya ägarna använda dina personuppgifter på samma sätt som framställs i denna integritetspolicy.

Vi kräver att alla tredje parter respekterar dina personuppgifters säkerhet och att de behandlar dem i enlighet med gällande lag. Vi ger inte våra externa tjänsteleverantörer tillåtelse att använda dina personuppgifter för deras egna ändamål och tillåter endast att de behandlar dina personuppgifter för angivna ändamål och i enlighet med våra anvisningar.

   6.     INTERNATIONELLA ÖVERFÖRINGAR   

Vi delar dina personuppgifter med vårt moderbolag OKI Data Corporation i Japan och dess dotterbolag och närstående företag (”OKI-koncernen”), vilket kommer att innebära att dina uppgifter överförs till platser utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vissa av våra externa tredje parter är baserade utanför EES. Vi kommer att säkerställa att all behandling av dina personuppgifter utanför EES genomförs på lagenligt sätt och att dina uppgifter får tillräckligt skydd i enlighet med GDPR.

7.     DATASÄKERHET

Vi har upprättat lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att dina personuppgifter blir föremål för oavsiktlig förlust, obehörig användning eller åtkomst, förändring eller utlämnande. Vi begränsar dessutom åtkomsten till dina personuppgifter så att de endast kan ses av medarbetare, ombud, uppdragstagare och andra tredje parter som har ett affärsmässigt behov av att känna till dem. De kommer endast att behandla dina personuppgifter enligt våra anvisningar och de är föremål för sekretesskyldighet.

 

Vi har upprättat procedurer för att hantera eventuella misstänkta personuppgiftsincidenter och vi kommer att underrätta dig och alla tillämpliga myndigheter om en incident om lagen kräver att vi gör det.

8.     DATALAGRING

HUR LÄNGE KOMMER NI ATT ANVÄNDA MINA PERSONUPPGIFTER? 

Vi kommer endast att behålla dina personuppgifter så länge det rimligen är nödvändigt för att uppfylla de ändamål vi samlade in dem för, inklusive i syfte att uppfylla alla rättsliga, reglerande, skattemässiga, bokföringsmässiga- eller rapporteringskrav. Vi kan behålla dina personuppgifter under längre tid i händelse av ett klagomål eller om vi rimligen anser att det kan uppstå ett rättsligt förfarande i relation med dig.

 

I syfte att fastställa den lämpliga lagringsperioden för personuppgifter tar vi hänsyn till personuppgifternas mängd, beskaffenhet och känslighet, den potentiella skaderisken vid obehörig användning eller utlämnande av dina personuppgifter, de ändamål vi behandlar dina personuppgifter för och huruvida vi kan uppnå dessa ändamål via andra metoder samt tillämpliga rättsliga, reglerande, skattemässiga, bokföringsmässiga- och övriga krav.

9.     DINA JURIDISKA RÄTTIGHETER

Du har rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter (benämns ofta ”tillgångsbegäran från registrerade”). Detta ger dig möjlighet att få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och att kontrollera att vi behandlar dem på ett lagenligt sätt.
• Begära rättelse av personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att få ofullständiga eller felaktiga uppgifter som vi har om dig rättade, men det kan bli nödvändigt för oss att verifiera riktigheten i de nya uppgifter som du ger oss.
• Begära radering av dina personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att be oss att radera eller ta bort personuppgifter när det inte längre finns goda skäl för oss att fortsätta behandlingen av dem.
• Göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter om vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller en tredje parts berättigade intresse) och något i just din situation innebär att du vill göra invändningar mot behandlingen på denna grund, eftersom du anser att den påverkar dina grundläggande rättigheter och friheter. Du har också rätt att göra invändningar om vi behandlar dina personuppgifter i syfte att skicka ut direktmarknadsföring. I vissa fall kan vi visa att vi har övertygande berättigande grunder för att behandla dina uppgifter och att dessa åsidosätter dina rättigheter och friheter.
• Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Detta ger dig möjlighet att be oss att stoppa behandlingen av dina personuppgifter i följande situationer: (i) om du vill att vi ska verifiera uppgifternas riktighet, (ii) om vår användning av uppgifterna är olaglig, men du inte vill att vi ska radera dem, (iii) om du vill att vi ska behålla uppgifterna, även om vi inte längre behöver dem, eftersom du behöver dem för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga anspråk eller (iv) om du har gjort invändningar mot vår användning av dina uppgifter men vi behöver kontrollera om vi har åsidosättande berättigande grunder för att använda dem.
• Begära överföring av dina personuppgifter till dig eller en tredje part. Vi kommer att ge dig eller en tredje part som du har valt dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt förekommande och maskinläsbart format. Observera att denna rättighet endast gäller för automatiserade uppgifter för vilka du inledningsvis samtyckte till vår användning eller om vi använde uppgifterna för att utföra ett avtal med dig
• Ta tillbaka ditt samtycke när som helst om vi förlitar oss på det för att behandla dina personuppgifter. Detta kommer dock inte att påverka lagligheten för någon behandling som ägde rum innan du tog tillbaka ditt samtycke. Om du tar tillbaka ditt samtycke kan det leda till att vi inte kan förse dig med vissa produkter och tjänster. Vi kommer att informera dig om detta när du tar tillbaka ditt samtycke.

Om du vill utöva någon av de rättigheter som framställs ovan bör du kontakta oss med hjälp av de kontaktuppgifter som framställs ovan.

NORMALT KRÄVS INGEN AVGIFT 

Du behöver inte betala någon avgift för att få åtkomst till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av de andra rättigheterna). Vi kan dock ta ut en rimlig avgift om din begäran är helt ogrundad, upprepad eller orimlig. Vi kan dessutom vägra att uppfylla din begäran under sådana omständigheter.

TIDSGRÄNS FÖR SVAR 

Vi anstränger oss för att besvara alla berättigade förfrågningar inom en månad. Det kan ibland hända att det tar längre tid än en månad om din begäran är särskilt komplex eller om du har gjort flera förfrågningar. 

10.     LÄNKAR TILL TREDJE PARTER   

Denna webbplats kan innehålla länkar till webbplatser, plugin-filer och applikationer som tillhör tredje part. Om du klickar på sådana länkar eller aktiverar sådana anslutningar kan det ge tredje parter möjlighet att samla in eller dela uppgifter om dig. Vi har ingen kontroll över tredje parters webbplatser och vi ansvarar inte för deras integritetsmeddelanden. När du lämnar vår webbplats rekommenderar vi att du läser den integritetspolicy som gäller på varje webbplats du besöker.

11.     ÄNDRINGAR I DENNA INTEGRITETSPOLICY OCH DIN SKYLDIGHET ATT INFORMERA OSS OM ÄNDRINGAR