Sistema

What is Document Management

This document solutions using multifunction printers supports business by digitizing documents to increase business process efficiency and reduce time requirements.

Meets the following types of needs:

How do I convert paper documents to digital data ?

Digital files such as PDF files can be created from the touch panel of a multifunction printer via a simple scan. This makes securing storage space for increasing quantities of documents unnecessary and allows offices to maintain clean desk policies.

Am I able to search paper documents ?

Paper documents can be converted to files that can be searched on the cloud service where they are stored. This makes it possible to quickly retrieve documents, plans and other information when needed, thereby increasing efficiency.

How do I incorporate paper documents into digital workflows ?

You can link invoices and other paper documents to expensing workflows with a simple scan from the multifunction printer's touch panel. Company names, amounts and other information on the invoices are automatically recognized, allowing you to reduce the labor required for the workflow.

How do I automate simple processes ?

For tests with mark sheets given by educational institutions, the scoring process can be automated by scanning the answer sheet.

Related Solution

SENDYS Explorer

SENDYS Explorer links with OKI’s digital multifunction printers to make storage and management possible for various paper documents by digitizing them so that they are searchable. Moreover, the data can then be stored on a major cloud service or directly on SharePoint, for example. Stored documents can also be printed directly.

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DocuWare

As soluções de Enterprise Content Management (ECM) nas instalações ou baseadas na cloud automatizam processos empresariais e fluxos de trabalho através de gestão e partilha de documentos eletrónicas, independentemente da sua origem ou formato. Uma pesquisa localiza rapidamente as informações de utilizadores autorizados, do escritório ou em viagem. Com o DocuWare e um MFP da OKI, os escritórios e grupos de trabalho atarefados podem adotar um fluxo de trabalho verdadeiramente digital e comunicar de forma mais eficiente. O DocuWare (criado em 1988), oferece uma verdadeira solução de ECM com base na Web que é altamente segura, dimensionável, com compatibilidade de integração e utiliza tecnologias preparadas para o futuro. Está disponível em 16 idiomas e possui certificação ISO e classificação BLI 5-Star.

Drivve | Image

Drivve Image - software de digitalização inteligente e de elevado desempenho. É um sistema de ignição programável para o seu fluxo de trabalho de criação de imagens. O Drivve | Image é um poderoso conjunto de ferramentas personalizáveis e repletas de funcionalidades destinado a captar e processar documentos incorporados no seu dispositivo de digitalização. Os perfis personalizados permitem capturar, processar e distribuir automaticamente e com apenas um toque em total segurança.

ABBYY FineReader Sprint

O ABBYY FineReader Sprint facilita a digitalização de documentos em papel utilizando o MFP da OKI e converte-os em PDF editáveis ou noutros formatos editáveis, incluindo Microsoft® Word e Excel®. Highly accurate, FineReader eliminates the need to retype or reformat documents - while also improving the overall quality of your scans.

Remark Test Grading Solution

O software Remark ajuda milhares de escolas a nível mundial a recolher e analisar dados de testes, questionários, exames, inquéritos, votações e muitos outros formatos. A digitalização com o software Remark garante soluções flexíveis e acessíveis que permitem aos educadores utilizar uma série MFPs (multifunções) da OKI, várias opções de papel (papel comum ou enunciados de teste pré-impressos) e a possibilidade de exportar dados ou informações de classificação para várias bases de dados, livros de classificação, sistemas de gestão de estudantes ou sistemas de gestão de aprendizagem.