Gotowi na RODO?

Jak bezpieczne jest Twoje urządzenie wielofunkcyjne


Zalecenia OKI dotyczące zgodnego z prawem drukowania danych

Aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi drukowania dokumentów zawierających dane osobowe i zarządzania takimi dokumentami, zalecane jest wdrożenie strategii, która zagwarantuje, że osoby zarządzające danymi lub ich używające będą robiły to zgodnie z rozporządzeniem RODO.
 
Po pierwsze dostęp do danych osobowych powinny mieć wyłącznie osoby, które mają odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa.
 
Należy unikać drukowania danych poufnych i czynić to jedynie w przypadkach absolutnie koniecznych. W niektórych przypadkach, takich jak dostarczanie pasków z wynagrodzeniem, drukowanie umów, kopert i etykiet w korespondencji seryjnej, drukowanie danych poufnych może być trudne do uniknięcia. Kwestią o kluczowym znaczeniu w zapewnianiu zgodności jest więc upewnienie się, że tego rodzaju operacje wykonywane są na drukarkach objętych funkcjami bezpieczeństwa.
 
W przypadku drukowania poufnych danych należy surowo przestrzegać procedur. Umożliwi to osobom odpowiedzialnym za zgodność z przepisami z zakresu ochrony danych w firmie nadzorowanie tych działań.
 
Bez względu na to jak dobrze dane są chronione, należy wprowadzić środki zapobiegające potencjalnemu naruszeniu ich bezpieczeństwa.

Obszary potencjalnego zagrożenia dla bezpieczeństwa na urządzeniu wielofunkcyjnym

Podajnik wyjściowy

Jednym z najczęstszych powodów utraty danych jest pozostawienie ich na podajniku wyjściowym drukarki. Niezwykle istotne jest, aby osoby odpowiedzialne za drukowanie danych nie zostawiały żadnych wydruków na podajniku wyjściowym drukarki ani nie wysyłały plików do niewłaściwego urządzenia, przez co mogłyby one potencjalnie trafić w niepowołane ręce.
 
Aby zapobiec utracie danych wydrukowanych na dokumentach, które pozostawiono na podajniku wyjściowym drukarki, produkty firmy OKI zostały wyposażone w system uwierzytelniania. Polega on na tym, że pracownik musi być obecny przy urządzeniu, do którego wysłał polecenie drukowania, w momencie drukowania.
 
Urządzenia OKI są wyposażone w funkcję ograniczenia dostępu użytkownika oraz w funkcję cofnięcia zadania drukowania wysłanego do dowolnego urządzenia w sieci firmowej (OKI Sendys Output Manager). 

Pamięć

Dane poufne mogą być przechowywane i dostępne w nośniku pamięci urządzenia z funkcją drukowania. W celu zapewnienia najlepszej możliwej ochrony przechowywanych danych urządzenia OKI zapewniają szyfrowanie dysku twardego (128-bitowe lub 256-bitowe).
 
W celu zapewnienia dodatkowej ochrony użytkownicy mogą także ustawić w urządzeniach OKI automatyczne usuwanie zadania drukowania z pamięci po zakończeniu procesu przesyłania danych poufnych w trybie prywatnego drukowania. Opcjonalny zestaw nadpisywania danych dostępny w niektórych modelach umożliwia sformatowanie dysku twardego, gwarantując dodatkową warstwę ochrony.
 
Dzięki OKI Sendys Output Manager dane poufne mogą być przechowywane centralnie, bez umieszczania ich na nośnikach danych w urządzeniu drukującym.

Panel sterowania

Niezablokowanie panelu sterowania może stwarzać duże ryzyko zamierzonej lub niezamierzonej zmiany ważnych ustawień przez niewłaściwych użytkowników. Aby do tego nie dopuścić, urządzenia OKI zostały wyposażone w funkcję blokowania panelu i zapewniają możliwość zmiany hasła administratora. Dzięki temu przed wprowadzeniem zmian w ustawieniach urządzenia czy uzyskaniem dostępu do przechowywanych danych użytkownik musi przejść proces uwierzytelniania.
 
Urządzenia OKI można skonfigurować w taki sposób, aby tylko autoryzowany administrator mógł wprowadzać zmiany w ustawieniach. Można również wprowadzić kartę uwierzytelniającą IC, aby tylko osoby, które ją posiadają, mogły mieć dostęp do ustawień urządzenia.  
 
Zaszyfrowane zadania można też wycofać za pomocą ograniczeń dostępu. Wystarczy zezwolić na cofanie zaszyfrowanych zadań jedynie tym osobom, które powinni mieć dostęp do danych. Dane mogą zostać dodatkowo zabezpieczone poprzez wyłączanie portów USB, a zeskanowane dane mogą być przetwarzane bezpośrednio do zaszyfrowanych plików w formacie PDF. 

Sieć

Istotne jest, aby organizacje zapewniały bezpieczeństwo swoich własnych sieci. Pozwoli im to chronić swoją działalność i dane.
 
Urządzenia OKI korzystają z certyfikatów, filtrowania adresów IP i sieciowych protokołów bezpieczeństwa (IEEE802, SMTP, POP), aby zabezpieczyć dane.

Sterownik drukarki

Aby zapewnić dodatkową warstwę ochrony drukowanych danych, urządzenia OKI mogą drukować na dokumentach zabezpieczonych znakiem wodnym. W sterowniku można wybrać opcję prywatnego drukowania za pomocą kodu PIN i/lub karty IC.

Chmura

Wzrost częstotliwości połączeń nawiązywanych z chmurą zwiększa prawdopodobieństwo przechwycenia danych i naruszenia ich bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę możliwość podłączania się do lokalizacji zewnętrznych. Urządzenia OKI są dostarczane za pomocą Sendys Explorer, co daje użytkownikom możliwość wyboru opcjonalnego łącza (np. One Drive, Google, SharePoint, Dropbox). Ułatwia to zarządzanie infrastrukturą i zapobiega nieupoważnionemu dostępowi, zabezpiecza poufność dokumentów, zabezpiecza drukowanie mobilne i oferuje tworzenie pełnej ścieżki audytu dotyczącej działań związanych z drukowaniem.

Podsumowując...

Organizacje, które zamierzają wprowadzić wytyczne rozporządzenia RODO w pełnym wymiarze, muszą upewnić się, że każdy aspekt przetwarzania danych jest traktowany poważnie, w tym działania związane z drukowaniem i przetwarzaniem poufnych danych. Firma OKI opracowała te funkcje, aby umożliwić użytkownikom drukarek wykonywanie pracy w sposób pewny, bezpieczny i odpowiedzialny w rozumieniu rozporządzenia RODO. 

Kontakt z firmą OKI Europe

linkedin twitter youtube instagram