OKIs løsninger for finansavdelingen


Office-Finance

Når det gjelder administrasjon av arbeidsflyt, står finansavdelinger med store dokumentvolumer overfor komplekse utfordringer.


Volumet for papirbaserte dokumenter for leverandørreskontroer og rapporter øker stadig, slik at eksisterende arbeidsflyter blir for trege og utgjør en sikkerhetsrisiko.


Medarbeiderne har det stadig travlere og trenger raske løsninger som effektiviserer skanning, lagring, administrasjon og produksjon av dokumenter, slik at produktiviteten og effektiviteten øker samtidig som de overholder samsvars- og sikkerhetskrav.

Sentrale utfordringer

  • Manuelle og tidkrevende prosesser for kundereskontroer må automatiseres for å øke effektiviteten, forbedre produktiviteten og redusere antallet feil
  • Behandling av papirfakturaer og andre dokumenter for leverandørreskontroer kan være dyrt og tidkrevende, i tillegg til å ha en negativ innvirkning på forholdet mellom klient og leverandør
  • Lovmessige krav tilsier at dokumenter må lagres på ett sentralt sted for enkel tilgjengelighet bare for autorisert personell, uansett om det er snakk om papirer eller digitale medier

Slik kan OKI bidra til å forbedre virksomheten

Automatisering av kundereskontroprosessen for å gi effektivitet i arbeidsflyten

Dårlig automatiserte prosesser for kundereskontroer kan skape forsinkelser og påvirke lønnsomheten.


Fakturaer og brev som produseres på forhåndstrykt brevpapir, gir også ekstra kostnader. 


Skriverdriveren som følger med OKIs Smart-skrivere og MFP-er, takler disse utfordringene ved å gjøre det mulig å velge riktig elektronisk «overleggsmal» og preferanser for utskriftsjobben. 


Når dokumentene er sendt, kan kopier arkiveres og indekseres elektronisk for enkel henting, noe som reduserer kostnadene til fysisk lagring og kopiering, øker produktiviteten og forbedrer lønnsomheten.

Konsolidering av leverandørreskontro for å spare tid og gjøre leverandørene fornøyde

Mange bedrifter bruker manuelle prosesser for leverandørreskontroer som er utsatt for feil, og som kan skape forsinkelser. Dette påvirker forholdet til leverandøren.


Behovet for manuelle inndata fjernes ved at et integrert dokumentstyringssystem med OKIs smarte MFP-er skanner og indekserer papirfiler, slik at arbeidsflytprosessene blir mer effektive. 


OCR-teknologi (optisk tegngjenkjenning) og/eller gjenkjenning av strekkode kan koble leverandørfakturaer i dokumentstyringssystemet, slik at det er enkelt å søke etter dem og hente dem.

 

Digitaliserte elektroniske dokumenter har samme gyldighet som papirfiler, og det sparer tid og kostnader til fysisk lagring.

Holde økonomiske data privat og sørge for samsvar

Problemer med kundekonfidensialitet og overholdelse oppstår når gode fremgangsmåter ikke følges i finansavdelingen, og derfor er sikkerhet og datapersonvern svært viktig.

 

OKIs innebygde brukerautentiseringsmetoder (brukernavn/passord, PIN-kode eller IC-kort) bidrar til å beskytte dokumentkonfidensialiteten ved å styre tilgangen til skriverenheter.

 

OKIs smarte MFP-er og dokumentstyringssystemer gjør det mulig å styre brukertilgangen samtidig som samhandlinger, redigeringer og versjoner spores. Dette forbedrer samarbeidet, responstiden og godkjenninger. 


De bruker PDF-kryptering for å beskytte dokumenter som lagres på lokale eller skybaserte servere, noe som overholder lovgivningen og sikrer gode fremgangsmåter.

Kort om fordelene

  • OKIs portefølje av smarte MFP-er kombinert med dokumentstyringssystemene støtter fullstendig digitale automatiske arbeidsflyter som effektiviserer prosessen for leverandørreskontroer, og dette hjelper deg å administrere og styre kontantstrømmen i bedriften
  • Du kan ganske enkelt bruke skannefunksjonen i kombinasjon med et dokumentstyringssystem til å behandle fakturaer raskt og effektivt. Dette forenkler prosessen for leverandørreskontroer, sparer tid og ressurser, reduserer kostbare feil og forbedrer forholdet til leverandørene
  • Muligheten til å skanne, lagre og hente dokumenter på en sikker og effektiv måte opprettholder dokumentkonfidensialitet og reduserer sikkerhetsrisikoer, samtidig som produktiviteten maksimaliseres

Be om rådgivning

Ikke nøl med å kontakte oss hvis du trenger mer informasjon eller vil bestille en avtale med en av våre eksperter.

Ta kontakt med OKI

linkedin twitter youtube

©1995-2017 Oki Europe Ltd.