「電話機を使って、相手と会話でコミュニケーションをはかる」ことが目的のビジネスホンですが、次のような時には、"他の社員に電話に出て欲しい、他の電話機で電話を受けたい"と思われることが多々あると思います。
これらは、ビジネスホンの代表的な機能である 「保留」と「転送(自動転送)」で解決 できます。このページでは、ビジネスホン「CrosCore2」と、その多機能電話機「MKT/ARCシリーズ」を例に、保留と転送の基本的な利用方法と、スマートフォン・携帯電話での活用方法もご紹介します。
保留機能は、通話相手に一時お待ちいただく場合に使います。例えばお客様からの外線を受け、他の社員に通話を引き継ぎたいときに、電話機の 「保留」ボタン を押します。このときお客様には、メロディが流れ、自分の受話器には内線発信音"ツーツーツー"が流れます。
次に、社員Aさんに通話を引き継ぐための「転送」の方法をご説明します。
保留の状態で「Aさん、○○社の△△様から外線1番にお電話です」と呼びかけ、受話器を置きます。Aさんは点滅している オートダイヤルボタン(外線1)を押す と、お客様と会話ができる状態になります。
保留の状態で内線番号表を確認し、Aさんの内線番号をダイヤルします。Aさんが電話に出たら用件を伝え、電話機の 「フラッシュ」ボタンを押す と、Aさんはそのままお客様と会話ができる状態になります。
チーム員が全員外出している場合や、手が離せないときもあると思います。このような時には自動転送を設定しておくことで、かかってきた電話を自動的に他の電話機やスマートフォンに転送することができます。不在時でも安心ですし、在席者の取り次ぎも減らして業務に集中できます。
ここでは、自動転送の例を3つご紹介します。
外線からの着信を受けたときに、あらかじめ登録している電話機(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)を呼び出します。この機能を多機能電話機のオートダイヤルボタンに登録しておけば、外出する際にはボタンを押すだけで転送機能ONに切り替えられます。曜日・時間帯でON/OFFを自動的に切り替えることもできます。
外線/内線からの着信を受けたときに、応答せずに一定時間が経過すると、あらかじめ登録している電話機(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)を呼び出します。着信後に転送するまでの時間はあらかじめ設定しておきます(初期値30秒、最大180秒)。
自席で通話中に外線/内線からの着信を受けたときに、あらかじめ登録している内線電話機を呼び出します。
ビジネスホンの「転送」には、ここではご紹介しきれない多くの機能が用意されています。皆さまの業務形態に会った機能をお選びいただけますので、詳しくは販売店にご相談ください。なお、転送せずに留守番電話(ボイスメール)で録音し、後で内容を確認することもできますが、留守番電話については別の機会にご紹介します。
日々忙しいビジネスマン。突然の外出や帰社が予定よりも遅れるケースがあると思います。このような時のためにビジネスホン「CrosCore2」では "スマートフォンリモコン" という機能をご用意しています。
これを使うことで、オフィスの電話機の設定内容を(例えば転送のON/OFFや転送先の設定/登録、留守番設定、着信拒否など)、外出先のスマートフォンのブラウザー画面から簡単に変更できます。ぜひご活用ください。