OKI megoldások a pénzügyi osztályok számára

A munkafolyamatok kezelését illetően a nagy mennyiségű dokumentumot kezelő pénzügyi részlegeknek összetett kihívásokkal kell szembenézniük. 

A papíralapú számlák és jelentések mennyiségének folyamatos emelkedésével a meglévő munkafolyamatok gyakran túl lassúnak bizonyulnak és számos biztonsági kockázattal járnak.

Az elfoglalt munkacsoportoknak olyan gyors megoldásokra van szükségük, melyek leegyszerűsítik a dokumentumok rögzítését, tárolását és kezelését, növelik a produktivitást és a hatékonyságot, és minden megfelelőséggel kapcsolatos és biztonsági követelménynek eleget tesznek.

A fő kihívások

• A manuális és időigényes számlázási folyamatokat automatizálni kell a nagyobb hatékonyság és produktivitás, valamint a hibalehetőségek csökkentése érdekében
• A papíralapú számlák és egyéb követelési dokumentumok feldolgozása költséges és időigényes folyamat lehet, és negatívan befolyásolhatja az ügyfelekkel és beszállítókkal való kapcsolatot
• A szabályozási követelményeknek való megfelelés érdekében a papíralapú és digitális dokumentumokat is biztonságosan, egy központi helyen kell tárolni annak érdekében, hogy az arra jogosult személyek könnyen hozzáférhessenek azokhoz

Hogyan segíthet az OKI a vállalkozás fejlesztésében

Automatizálja számlázási folyamatait a hatékonyabb munkafolyamatok érdekében

A nem megfelelő módon automatizált számlázási folyamatok késéseket eredményezhetnek, és negatívan befolyásolhatják a nyereségességet. 

Az előre nyomtatott papírokra nyomtatott számlák szintén további költségeket jelentenek. 

Az OKI sokoldalú intelligens nyomtatóiban és multifunkciós nyomtatóiban használt nyomtató-illesztőprogram kiváló megoldást jelent ezekre a kihívásokra, mivel lehetővé teszi a megfelelő elektronikus „overlay” sablon és nyomtatási preferenciák kiválasztását.

Az elküldést követően a dokumentumok elektronikusan iktathatók és megjelölhetők a könnyebb visszakereshetőség érdekében, ami csökkenti a fizikai tárhely méretét és a másolási költségeket, növeli a produktivitást és javítja a pénzáramlást.

Konszolidálja a számlákat, takarítson meg pénzt és biztosítsa a beszállítók elégedettségét

Sok vállalat manuális, gyakori hibákkal járó számlázási folyamatokat alkalmaz, ami amellett, hogy késéseket eredményezhet, a beszállítókkal való kapcsolatot is negatívan befolyásolhatja. 

Az OKI sokoldalú multifunkciós nyomtatói és egy integrált dokumentumkezelő rendszer révén nincs többé szükség manuális bevitelre, így egyszerűbben szkennelheti és jelölheti meg papíralapú fájljait, és hatékonyabb munkafolyamatokat érhet el.

Az optikai karakterfelismerés (OCR) és/vagy vonalkód-felismerés segítségével összekapcsolhatja a beszállítók számláit a dokumentumkezelő rendszerben az egyszerűbb visszakeresés érdekében.

A papíralapú fájlokkal egyenértékű digitalizált elektronikus dokumentumokkal időt takaríthat meg, és csökkentheti a fizikai tárolással kapcsolatos költségeket.

Tartsa biztonságban pénzügyi adatait és gondoskodjon arról, hogy minden követelménynek megfeleljen

Az ügyfelek bizalmas adatainak nem megfelelő kezelése és az előírások figyelmen kívül hagyása jelentős kockázatokkal járhat, ezért a pénzügyi részlegek számára kiemelt fontosságú a biztonság és a megfelelő adatvédelem.

Az OKI beépített felhasználóhitelesítési módszerei (felhasználónév/jelszó), PIN kód vagy IC kártya) a nyomtatókhoz való hozzáférés szabályozása révén megfelelő védelmet biztosítanak a bizalmas dokumentumok számára.

Az OKI sokoldalú multifunkciós nyomtatói és dokumentumkezelő rendszerei lehetővé teszik a felhasználói hozzáférés szabályozását és az interakciók, szerkesztések és különböző verziók nyomon követését, így javítják az együttműködést és a jóváhagyási folyamatok hatékonyságát, és rövidebb válaszidőt tesznek lehetővé.

A PDF-titkosítás révén megfelelő védelmet biztosítanak a helyi vagy felhő alapú szervereken tárolt dokumentumok számára, ami segít a szabályozásoknak és legjobb gyakorlatoknak való megfelelésben.

Az előnyök áttekintése

• Az OKI sokoldalú multifunkciós nyomtatói és dokumentumkezelő rendszerei automatizált digitális munkafolyamatok tesznek lehetővé, leegyszerűsítik a számlázással kapcsolatos folyamatokat, így hozzájárulnak a pénzáramlás hatékonyabb felügyeléséhez és szabályozásához
• A szkennelés funkció és egy dokumentumkezelő rendszer használatával gyorsabban és hatékonyabban dolgozhatja fel a számlákat, leegyszerűsítheti a számlázással kapcsolatos folyamatokat, pénzt és erőforrásokat takaríthat meg, csökkentheti a hibalehetőségeket és nem utolsósorban javíthatja a beszállítókkal való kapcsolatot
• A dokumentumok biztonságos szkennelése, tárolása és visszakeresése, valamint a bizalmas dokumentumok megfelelő védelme révén csökkentheti a biztonsági kockázatokat és maximális produktivitást érhet el

Konzultáció igénylése