Êtes-vous prêt pour le RGPD ?

Niveau de sécurité de votre MFP


Recommandations émises par OKI pour une impression de données conforme au RGPD

Pour garantir la conformité de l'impression de données à caractère personnel et du traitement de documents contenant ce type de données, il est recommandé de mettre en œuvre une stratégie selon laquelle les personnes qui traitent ou utilisent des données le font conformément aux dispositions du RGPD.
 
Tout d'abord, cette stratégie doit inclure la restriction de l'accès à des données à caractère personnel aux personnes titulaires de l'habilitation de sécurité correspondante.
 
L'impression de données sensibles doit être évitée, sauf en cas de nécessité absolue. Dans certains cas, il peut être vraiment difficile de s'en passer : fiches de paie, contrats, étiquettes de publipostage, etc. Aussi, pour garantir la conformité, il est impératif de veiller à ce que les imprimantes utilisées pour ces documents soient dotées de fonctions de sécurité adaptées.
 
Pour l'impression de données sensibles, un processus strict doit être respecté. Celui-ci doit permettre aux personnes responsables de la conformité en matière de données au sein de l'entreprise de superviser toutes les activités de traitement des données.
 
Quel que soit le niveau de protection des données, des mesures doivent être mises en place pour empêcher toute violation potentielle de la confidentialité des données.

Zones exposées à un risque de sécurité sur votre MFP

Bac de sortie

L'une des plus grandes sources de perte de données est le bac de sortie de l'imprimante. La personne responsable de l'impression des données doit absolument veiller à ce qu'aucun document ne reste dans le bac de sortie de l'imprimante dédiée et à ce qu'aucun document ne soit envoyé au mauvais appareil et ne finisse potentiellement dans de mauvaises mains.
 
Pour éviter toute perte de données liée au bac de sortie, les produits OKI sont dotés d'une fonction d'authentification de l'employé : l'impression n'est délivrée que quand la personne à l'origine de la demande d'impression est à côté de l'imprimante.
 
Les appareils OKI sont équipés d'une fonction permettant de restreindre l'accès utilisateur ainsi que d'une fonction d'impression sécurisée qui permettent aux utilisateurs de récupérer les travaux d'impression sur n'importe quel appareil du réseau de l'entreprise (OKI SENDYS Output Manager).

Stockage

Des données sensibles peuvent être stockées sur le disque dur d'une imprimante et consultées sans autorisation. Afin de protéger au mieux les données stockées, les appareils OKI effectuent un chiffrement 128 ou 256 bits du disque dur.
 
Et pour une protection supplémentaire, les utilisateurs  peuvent également configurer les appareils OKI pour effacer automatiquement le travail d'impression mémorisé après l'envoi de données sensibles en mode d'impression privée. Un kit d'écrasement des données en option sur certains modèles reformate le disque dur, pour un niveau de protection supplémentaire.
 
Avec OKI SENDYS Output Manager, les données sensibles peuvent être conservées de manière centralisée, sans être stockées sur le disque dur de l'imprimante.

Panneau de commande

Lorsqu'il n'est pas verrouillé, le panneau de commande d'un appareil peut présenter un risque de sécurité important, l'utilisateur pouvant modifier les paramètres de manière intentionnelle ou pas. Pour éviter cette situation, les systèmes d'impression OKI sont dotés de panneaux de commande verrouillables et offrent la possibilité de personnaliser les mots de passe administrateur et d'exiger ainsi l'authentification de l'utilisateur en cas de tentative de modification des paramètres de l'appareil ou d'accès aux données stockées.
 
Les appareils OKI peuvent être configurés pour que seuls les administrateurs autorisés puissent en modifier les paramètres. L'authentification par badge peut également être utilisée pour que les paramètres de l'appareil ne soient accessibles qu'au personnel équipé d'un badge.
 
La récupération de travaux d'impresssion cryptés peut également être protégée, autorisant seulement les  personnes autorisées à accéder à ces travaux. La protection des données peut être renforcée par la désactivation des ports USB et les données numérisées peuvent être traitées directement au format PDF crypté.

Réseau

Les entreprises doivent veiller à ce que leurs propres réseaux soient sécurisés afin de protéger leurs données et leur activité.
 
Les appareils OKI utilisent des certificats, le filtrage IP et des protocoles de sécurité réseau (IEEE802, IPSec, SSL) pour sécuriser les données.

Pilote d'imprimante

Pour une protection ultime des données imprimées, les appareils OKI peuvent intégrer des filigranes de sécurité aux documents imprimés. Dans le pilote, vous pouvez sélectionner la fonction d'impression privée et choisir l'impression avec code PIN et / ou avec badge.

Cloud

Avec l'essor du cloud, la probabilité d'interception de données et de violation de la confidentialité augmente en raison de la possibilité de connexion à des emplacements externes. Les appareils OKI sont équipés du logiciel Sendys Explorer qui permet aux utilisateurs de sélectionner des connecteurs en option (par exemple One Drive, Google, SharePoint ou Dropbox). Il est ainsi plus simple de gérer l'infrastructure, d'éviter tout accès non autorisé, de garantir la confidentialité des documents, de sécuriser l'impression mobile et de fournir une piste d'audit complète des activités d'impression.

En conclusion…

Les entreprises qui souhaitent opérer en totale conformité avec le RGPD doivent s'assurer que tous les aspects du traitement de données sont pris au sérieux, ce qui inclut l'impression et le traitement de données personnelles sensibles. Nous avons développé ces capacités pour permettre aux utilisateurs de nos imprimantes de poursuivre leurs activités en toute confiance, de façon sécurisée et responsable, conformément au RGPD. 

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