OKI kontorløsninger

Et moderne arbejdsplads udvikler sig løbende, hvor fremskridt inden for it accelererer innovationen. 

En tredjedel af virksomheder forbereder sig aktivt til en digital verden [IDC 2015]. 

Mange har allerede gennemført arbejdsgange med effektiv dokumentindskanning og andre automatiske forretningsprocesser for at øge medarbejdernes produktivitet og giver sikker adgang til dokumenter, hvor som helst og når som helst, samtidig med at omkostningerne reduceres.

Vigtigste udfordringer

• Papirbaserede processer er for upålidelige for virksomheder med afdelinger flere forskellige steder, men det kan være en udfordring at forvandle dem til mere effektive elektroniske arbejdsprocesser. Langsomme, manuelle dokumentprocesser spilder tid og fylder meget
• Virksomhederne er opmærksomme på sikkerhedstrusler ved udskrivning, men ikke alle har de nødvendige ressourcer, budget eller viden til at håndtere dem. Branchens forskrifter kan være komplekse og svære at overholde. Sikker indskanning og distribution af dokumenter via netværket kan ofte være en udfordring
• Udvikling mod distancearbejde og BYOD (Bring Your Own Device) kræver, at virksomhederne giver medarbejdere fleksibilitet til sikker udskrivning fra personlige og virksomhedsejede smartphones, tablets og bærbare computere
• Overvågning og kontrol af udskrivningsenheder er tidskrævende og udfordrende. Det er vanskeligt at finde fejl, og printere kan stoppe, når de løber tør for forbrugsstoffer, hvilket spilder tid og penge

Sådan kan OKI bidrage til at forbedre din forretning

Opnå bedre dokumentarbejdsgange og administration

Stil det rette udstyr til rådighed til at konvertere og integrere papirdokumenter i elektroniske arbejdsgange. OKIs kontorløsninger gør det lettere for travle kontorer og arbejdsgrupper at skanne og indeksere dokumenter, udtrække relevante data og distribuere til fax, e-mail, delte netværksmapper, cloud-baserede databaser og indholdsstyringssystemer. 

De giver mulighed for at registrere interaktioner, redigeringer og versioner og dermed forbedre samarbejde og give hurtigere svartider og godkendelser. 

Ved at digitalisere papirdokumenter og gemme indgående filer i søgbare formater (f. eks. PDF/A) spares lagringsomkostninger og muliggør langsigtet arkivering af elektroniske dokumenter. 

Minimér trusler med et sikkert dokument- og udskrivningsmiljø

OKI kan hjælpe virksomheder med at definere dens dokument- og udskrivningspolitikker, så de proaktivt overvåger og administrerer udskrivningssikkerheden. 

Godkendelse af bruger via PIN-koder eller IC-kort i kombination med en Pull Printing løsning kan indføres til at administrere adgang til dokumenter og hjælper med at forhindre, at fortrolige dokumenter bliver efterladt på printere og MFP'ere.

Desuden væsentlige besparelser ved at undgå unødvendige udskrivninger.

PDF-kryptering beskytter dokumenter, der er gemt på lokale eller cloud-baserede servere og sikrer god praksis og overholdelse af regler fra myndigheder og branchen.

 Øg fleksibiliteten og hold fjernt placerede medarbejdere produktive

Parallelt med de traditionelle kontorer forventer den voksende mobile arbejdsstyrke hurtig adgang til dokumenter, applikationer og virksomhedens produktivitetsværktøjer. 

OKIs smart printere og MFP'ere er kompatible med mobile enheder og cloud-baserede applikationer og giver sammen med integrerede løsninger maksimal fleksibilitet.

Medarbejdere skal ikke længere være på kontoret for at dele dokumenter. 

Lagring og indeksering af filer på en central server eller cloud-baseret lager giver ansatte uden for kontoret eller i andre afdelinger hurtig adgang til udskrivning af opdateret og on-demand indhold fra et hvilket som helst sted, hvilket eliminerer distributionsomkostningerne.

Hold printadministration og budgetter under kontrol

Få virksomheder har tid til at overvåge unødvendige udskrivninger eller håndtere uventede fejl og forbrugsstoffer, der er løbet tør. 

OKI tilbyder effektive løsninger med enheds- og kontraktadministration som vital støtte til virksomheder i alle størrelser. De giver synlighed omkring udskrivningsaktiviteter på tværs af individuelle enheder og hele udskrivningsnetværket.

Automatisk styring af forbrugsstoffer, rapportering og online fjernovervågning hjælper virksomheder med at måle ydeevne, administrere enhederne mere effektivt og undgå at spilde tid på fejl og bestilling af nye forbrugsstoffer. 

Historiske rapporter over tendenser muliggør præcise forudsigelser om udgifter, der gør virksomheder i stand til at planlægge på forhånd.

Hurtig oversigt over fordelene

• Øg effektiviteten og produktiviteten ved at konvertere til papirløse arbejdsgange ved at skanne og sende dokumenter elektronisk. Samtidig opnår du kortere svartider og hurtigere samarbejde takket være brug af et centralt og omkostningseffektivt lager
• Få styr på sikkerheden, sikre regeloverholdelse og beskyttelse af fortrolige dokumenter
• Styrk dine mobile arbejdsstyrke med mulighed for at udskrive sikkert fra forskellige kontorer og fjerne placeringer
• Overvåg og kontrollér enheder, hold øje med forbrug, og spar tid med automatiseret styring af forbrugsstoffer, rapportering, meddelelser om fejl og servicepåmindelser  

Book et møde

Hvis du har brug for flere oplysninger, eller du vil aftale et møde med en af vores eksperter, er du velkommen til at kontakte os.