Fortrolighedspolitik

1.    VIGTIGE OPLYSNINGER OM OS

FORMÅLET MED DENNE FORTROLIGHEDSPOLITIK 

Denne fortrolighedspolitik har til hensigt at oplyse dig om, hvordan vi indsamler og behandler dine personoplysninger via din brug af denne hjemmeside og sociale medier, herunder eventuelle data, som du oplyser via denne hjemmeside, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, køber et produkt eller en serviceydelse. Denne politik angiver også, hvordan vi bruger personoplysninger fremsat pr. telefon, e-mail eller andre former for korrespondance. Denne hjemmeside er ikke beregnet til børn, og vi indsamler ikke tilsigtet data om børn.

Det er vigtigt, at du læser denne fortrolighedspolitik sammen med eventuelle andre brugsvilkår eller politikker om databeskyttelse eller rimelig behandling, som vi kan tilvejebringe under specifikke omstændigheder, når vi indsamler eller behandler personoplysninger om dig, så du er helt indforstået med, hvordan og hvorfor vi bruger dine data. Denne fortrolighedspolitik er et tillæg til andre erklæringer og har ikke til hensigt at erstatte dem. 

DATAANSVARLIG

OKI Europe Limited er den dataansvarlige (betegnet »vi«, »os« eller »vores« i denne fortrolighedspolitik) og er dermed ansvarlig for dine personoplysninger. 

Hvis du har spørgsmål til denne fortrolighedspolitik, herunder eventuelle anmodninger om at udøve dine juridiske rettigheder, bedes du kontakte os via oplysningerne angivet herunder.

KONTAKTOPLYSNINGER 

OKI Europe Limited, registreret virksomhedsnummer: 02203086

Registreret kontor og fysisk adresse: Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egham, Surrey, TW20 0HJ, Storbritannien

Telefonnummer: 020 8219 2190

E-mailadresse: DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

Du er berettiget til at indsende en klage når som helst til Information Commissioner’s Office (ICO), Storbritanniens tilsynsmyndighed for databeskyttelsesmæssige anliggender (www.ico.org.uk). Vi vil dog værdsætte muligheden for at imødekomme dine bekymringer, inden du henvender dig til ICO, så du bedes kontakte os i første omgang.

2.     OPLYSNINGER, VI INDSAMLER OM DIG

Vi kan indsamle, bruge, opbevare og overføre forskellige typer personoplysninger om dig, som vi har inddelt i følgende kategorier:

• Identitetsoplysninger inkluderer navne, brugernavne eller lignende identifikatorer, civilstand, titel, fødselsdato, alder, køn og nationalitet.
• Kontaktoplysninger inkluderer faktureringsadresse, leveringsadresse og telefonnumre.
• Finansielle oplysninger inkluderer bankkontooplysninger, betalingskortoplysninger og kreditvurderinger.
• Transaktionsoplysninger inkluderer oplysninger om betalinger til og fra dig samt andre detaljer vedrørende produkter og serviceydelser, du har købt af os eller hos vores distributører eller videreforhandlere.
• Tekniske oplysninger inkluderer IP-adresse (internetprotokol), browsertype og -version, indstilling af tidszone og lokalitet, browserens plugin-typer og -versioner, operativsystem og -platform samt anden teknologi på enhederne, du bruger til at opnå adgang til hjemmesiden.
• Profiloplysninger inkluderer dit brugernavn og adgangskode, dine login-oplysninger, køb og bestillinger foretaget af dig, dine interesser, præferencer, feedback og undersøgelsessvar.
• Brugsoplysninger inkluderer oplysninger om, hvordan du bruger vores hjemmeside, produkter og serviceydelser.
• Markedsførings- og kommunikationsoplysninger inkluderer dine præferencer for modtagelse af markedsføring fra os og vores tredjeparter samt dine kommunikationspræferencer.

Vi indsamler, bruger og deler også samlede data, såsom statistiske eller demografiske data til ethvert formål. Samlede data kan udledes af dine personoplysninger, men anses ikke for at være personoplysninger iht. lovgivningen, idet sådanne oplysninger ikke direkte eller indirekte afslører din identitet. Vi kan fx udlede samlede data ud fra dine brugsoplysninger mhp. at beregne procentdelen af brugere, der opnår adgang til en specifik funktion på hjemmesiden. Dog gælder, at hvis vi kombinerer eller forbinder samlede data med dine personoplysninger på en måde, så du kan identificeres direkte eller indirekte, vil vi behandle de kombinerede data som personoplysninger, der anvendes iht. denne fortrolighedspolitik.

HVIS DU AFSTÅR FRA AT FREMSÆTTE PERSONOPLYSNINGER  

Hvis vi iht. lovgivningen eller vilkårene for en kontrakt, vi har indgået med dig, er nødsaget til at indsamle personoplysninger om dig, og du efter anmodning afstår fra at fremsætte de pågældende oplysninger, vil vi eventuelt ikke kunne udføre den kontrakt, vi har indgået eller forsøger at indgå med dig (fx om at levere varer eller serviceydelser til dig eller opfylde en garantiforpligtelse). Under sådanne omstændigheder vil vi eventuelt være nødsaget til at annullere levering af et produkt eller en serviceydelse, men vi vil underrette dig herom på det pågældende tidspunkt, hvis dette er tilfældet.

 3.     HVORDAN INDSAMLES DINE PERSONOPLYSNINGER?

Vi bruger forskellige metoder til at indsamle oplysninger om dig, herunder vha.:

• Direkte interaktioner. Du kan give os dine personoplysninger ved at udfylde formularer eller mødes med os eller kommunikere med os pr. brev, telefon, e-mail eller andet. Dette omfatter oplysninger, som du fremsætter, når du: (i) anmoder om vores produkter eller serviceydelser; (ii) opretter en konto på vores hjemmeside; (iii) abonnerer på vores serviceydelse eller publikationer; (iv) anmoder om at få tilsendt markedsføring; (v) tilmelder dig en konkurrence, kampagne eller undersøgelse; eller (vi) giver os feedback eller på anden måde kontakter os.
• Automatiserede teknologier eller interaktioner. Når du interagerer med vores hjemmeside, vil vi automatisk indsamle tekniske oplysninger om dit udstyr, browsinghandlinger og -mønstre. Vi indsamler disse personoplysninger vha. cookies og andre lignende teknologier. Vi kan også modtage tekniske oplysninger om dig, hvis du besøger andre hjemmesider, der bruger vores cookies.
• Tredjeparter eller offentligt tilgængelige kilder. Vi vil modtage personoplysninger om dig fra forskellige tredjeparter, der hjælper os med tilvejebringelse af produkter og serviceydelser, herunder vores distributører og videreforhandlere. Vi kan også modtage tekniske og analytiske oplysninger fra tjenesteudbydere såsom Google, og vi modtager kontakt-, finansielle og transaktionsoplysninger fra tjenesteudbydere af tekniske, betalings- og leveringsydelser såsom Acuigen og Dun & Bradstreet. Vi modtager identitets- og kontaktoplysninger fra datamæglere og -aggregatorer og modtager identitets- og kontaktoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder såsom Companies House og valgregisteret.

4.     SÅDAN BRUGER VI DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi vil kun bruge dine personoplysninger, når loven tillader det. I de fleste tilfælde vil vi bruge dine personoplysninger under følgende omstændigheder:

• Hvis vi er nødsaget til det mhp. at udføre den kontrakt, vi er ved at indgå eller har indgået med dig.
• Hvis det er nødvendigt ifm. vores (eller en tredjeparts) legitime interesser og dine interesser, og eventuelle grundlæggende rettigheder, ikke tilsidesætter disse interesser.
• Hvis vi er nødsaget til det for at overholde en lovmæssig forpligtelse.

Generelt bruger vi ikke samtykke som lovmæssigt grundlag for behandling af dine personoplysninger, selvom vi vil indhente dit samtykke, inden vi sender tredjeparters direkte markedsføringskommunikation til dig via e-mail eller tekstbesked. Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke når som helst ved at kontakte os.

DE FORMÅL, SOM VI BRUGER DINE PERSONOPLYSNINGER TIL

I tabellen herunder har vi angivet en beskrivelse af alle de måder, vi har til hensigt at bruge dine personoplysninger, samt de juridiske grundlag, hvorpå vi baserer denne anvendelse. Vi har også identificeret vores legitime interesser, hvis relevant.

 

Bemærk, at vi kan behandle dine personoplysninger iht. mere end ét lovmæssigt grundlag afhængigt af det specifikke formål, som vi bruger oplysningerne til. Du bedes kontakte os, hvis du har brug for yderligere detaljer om det specifikke juridiske grundlag, vi anvender til at behandle dine personoplysninger, hvis der er angivet mere end ét grundlag i nedenstående tabel.

Vi kan monitorere, registrere, opbevare og bruge enhver telefon-, e-mail- eller anden kommunikation med dig til at tjekke eventuelle instrukser givet til os, undervisningsformål, forebyggelse af kriminalitet og forbedring af kvaliteten af vores kundeservice.

MARKEDSFØRING

Vi bestræber os på at give dig valgmuligheder vedrørende brug af visse personoplysninger, specielt ifm. markedsføring og annoncering.

KAMPAGNETILBUD FRA OS

Vi kan bruge dine identitets-, kontakt-, tekniske, brugs- og profiloplysninger til at danne os en mening om, hvad vi mener, du eventuelt ønsker eller har brug for, eller hvad der kan være relevant for dig. Det er på denne måde, at vi beslutter hvilke produkter, serviceydelser og tilbud, der er relevante for dig (vi kalder dette markedsføring).

 

Du vil modtage markedsføringskommunikation fra os, hvis du har anmodet om information fra os eller købt produkter eller serviceydelser af os, og du ikke har afmeldt modtagelse af den pågældende markedsføring.

MARKEDSFØRING FRA TREDJEPARTER 

Vi vil indhente dit udtrykkelige samtykke, før vi deler dine personoplysninger med eventuelle tredjeparter mhp. markedsføringsformål.

AFMELDING 

Du kan når som helst bede os eller tredjeparter om at holde op med at sende markedsføringsmeddelelser til dig ved at logge ind på hjemmesiden og markere eller fjerne markering af de relevante afkrydsningsfelter og derved indstille dine markedsføringspræferencer, eller ved at følge afmeldingslinkene i alle markedsføringsmeddelelser sendt til dig, eller ved at kontakte os.

 

Hvis du afmelder modtagelse af disse markedsføringsmeddelelser, vil dette ikke gælde for personoplysninger fremsat til os ifm. køb af et produkt/serviceydelse, garantitilmelding, produkt-/serviceoplevelse eller andre transaktioner.

COOKIES

Vi bruger cookies på vores hjemmeside. Du kan indstille din browser til at afvise alle eller visse browser-cookies, eller til at underrette dig, når hjemmesider indstiller eller opnår adgang til cookies. Hvis du deaktiverer eller afviser cookies, bedes du være opmærksom på, at der kan være dele af denne hjemmeside, der ikke kan tilgås eller som ikke fungerer korrekt. For yderligere oplysninger henvises du til vores cookie-politik. 

ÆNDRING AF FORMÅL  

Vi vil kun bruge dine personoplysninger til de formål, som de blev indsamlet til, medmindre vi med rimelighed anser det for nødvendigt at anvende dem til andre formål, og at dette andet formål er foreneligt med det oprindelige formål. Hvi du ønsker en forklaring af, hvordan behandlingen til det nye formål er foreneligt med det oprindelige formål, bedes du kontakte os.

 

Hvis vi er nødsaget til at bruge dine personoplysninger til et ikke-relateret formål, vil vi underrette dig og forklare det juridiske grundlag, som giver os tilladelse til at gøre dette.

 

Du bedes være opmærksom på, at vi kan behandle dine personoplysninger uden din viden eller dit samtykke, i overensstemmelse med ovenstående regler, hvis det er påkrævet eller tilladt iht. lovgivningen. 

5.     VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi kan dele dine personoplysninger med parterne angivet herunder til formålene angivet herover, dvs.

• Andre virksomheder i OKI-koncernen, der leverer it- og andre serviceydelser samt udfører ledelsesrapportering.
• Tjenesteudbydere, der fungerer som dataansvarlige og som leverer it- og systemadministrationsserviceydelser.
• Forretningspartnere og tjenesteudbydere, der yder assistance ifm. bestillingsanmodninger eller -levering, herunder forsyning, opbevaring, forsikring, levering og reparation af produkter og serviceydelser.
• Professionelle rådgivere, herunder advokater, bankrådgivere, revisorer og forsikringsselskaber, der yder konsulent-, bankrådgivnings-, juridiske, revisions-, forsikrings- og bogføringsserviceydelser.
• Skatte- og toldmæglere, regulatorer og andre myndigheder.
• Markedsforskere og svindelforebyggelseskonsulenter.
• Tredjeparter til hvem vi kan vælge at sælge, overføre eller sammenlægge dele af vores virksomhed eller aktiver. Eller, vi kan forsøge at erhverve eller blive sammenlagt med andre virksomheder. Hvis der sker en ændring af vores virksomhed, kan de nye ejere eventuelt bruge dine personoplysninger på samme måde som angivet i denne fortrolighedspolitik.

Vi vil kræve, at alle tredjeparter respekterer sikkerheden af dine personoplysninger og behandler iht. lovgivningen. Vi tillader ikke, at vores tredjepartsserviceudbydere bruger dine personoplysninger til egne formål, og accepterer kun, at de behandler dine personoplysninger til de angivne formål og iht. vores anvisninger.

6.     INTERNATIONALE OVERFØRSLER

Vi kan dele dine personoplysninger med vores moderselskab OKI Data Corporation i Japan samt dennes datterselskaber og affilierede selskaber (»OKI-koncernen«), hvilket vil involvere overførsel af dine oplysninger udenfor det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Nogle af vores eksterne tredjepartsparter er placeret udenfor EØS. Vi vil sikre, at enhver behandling af dine personoplysninger udenfor EØS vil være lovlig, og at dine oplysninger ydes passende beskyttelse iht. den generelle forordning om databeskyttelse.

7.     DATASIKKERHED

Vi har implementeret hensigtsmæssige sikkerhedsforanstaltninger til at forhindre, at dine oplysninger utilsigtet mistes, bruges eller tilgås på en uautoriseret måde, ændres eller videregives. Derudover begrænser vi adgangen til dine personoplysninger til de medarbejdere, agenter, kontrahenter og andre tredjeparter, som har forretningsmæssig brug for adgang til dem. De vil kun behandle dine personoplysninger iht. vores instruktioner, og de er underlagt tavshedspligt.

 

Vi har implementeret procedurer til håndtering af mistænkte databeskyttelsesmæssige krænkelser, og vi vil underrette dig og enhver relevant myndighed om en krænkelse, hvis vi er lovmæssigt forpligtet til at gøre dette.

8.     BIBEHOLDELSE AF OPLYSNINGER

HVOR LÆNGE VIL VI BRUGE DINE PERSONOPLYSNINGER? 

Vi vil kun bibeholde dine personoplysninger så længe, som det med rimelighed er nødvendigt for at opfylde de formål, vi har indsamlet dem til, herunder til at opfylde eventuelle juridiske, lovgivningsmæssige, skattemæssige, bogføringsmæssige eller rapporteringsmæssige krav. Vi kan bibeholde dine personoplysninger i en længere periode, hvis der er indsendt en klage, eller hvis vi med rimelighed mener, at der er mulighed for, at der anlægges retssag ifm. vores forhold til dig.

 

For at fastlægge den hensigtsmæssige bibeholdelsesperiode for personoplysninger overvejer vi mængden, karakteren og følsomheden af personoplysningerne, den potentielle risiko for skade ved uautoriseret brug eller videregivelse af dine personoplysninger, formålet til hvilket, vi behandler dine personoplysninger, og hvorvidt vi kan opfylde disse formål på andre måder, samt de gældende juridiske, lovgivningsmæssige, skattemæssige, bogføringsmæssige eller andre krav.

 9.     DINE JURIDISKE RETTIGHEDER

Du har ret til at:

• Anmode om adgang til dine personoplysninger (almindeligt betegnet »registreredes adgangsanmodning«). Dette gør dig i stand til at rekvirere en kopi af de personoplysninger, vi opbevarer om dig, og kontrollere, at vi behandler dem lovligt.
• Anmode om rettelse af dine personoplysninger. Dette gør dig i stand til at rette eventuelle ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger, som vi opbevarer om dig, dog kan vi være nødsaget til at bekræfte nøjagtigheden af de nye oplysninger, du giver os.
• Anmode om sletning af dine personoplysninger. Dette gør dig i stand til at anmode os om at slette eller fjerne personoplysninger, hvis ikke der foreligger god grund til, at vi fortsætter behandling af dem.
• Afvise behandling af dine personoplysninger, hvis vi baserer behandlingen på en legitim interesse (eller dem tilhørende en tredjepart), og der er forhold i din pågældende situation, som betyder, at du ønsker at afvise behandling af denne årsag, da du føler, at den påvirker dine grundlæggende rettigheder og friheder. Du har også ret til at afvise, hvis vi behandler dine personoplysninger ifm. direkte markedsføringsformål. I visse tilfælde kan vi bevise, at vi har overbevisende, legitime grunde til at behandle dine oplysninger, der tilsidesætter dine rettigheder og friheder.
• Anmode om begrænset behandling af dine personoplysninger. Dette gør dig i stand til at bede os om at suspendere behandlingen af dine personoplysninger under følgende omstændigheder: (i) Hvis du ønsker at fastlægge oplysningernes nøjagtighed; (ii) hvis vores brug af oplysningerne er ulovlig, men du ikke ønsker, at vi sletter dem; (iii) hvis du har brug for, at vi opbevarer oplysningerne, selv om vi ikke længere har brug for dem, fordi du skal bruge dem til at oprette, udøve eller forsvare retskrav; eller (iv) hvis du har afvist vores brug af dine oplysninger, men vi er nødsaget til at bekræfte, om vi har tvingende, legitime årsager til at bruge dem.
• Anmode om at få overført dine personoplysninger til en tredjepart. Vi vil udlevere dine personoplysninger til dig, eller en tredjepart udpeget af dig, i et struktureret, almindeligt brugt, maskinlæsbart format. Du bedes bemærke, at denne rettighed kun gælder for automatiseret information, som du indledningsvist gav os samtykke til at bruge, eller hvis vi anvendte oplysningerne til at udføre en kontrakt indgået med dig.
• Tilbagetrække dit samtykke når som helst, hvis vi anvender samtykke til at behandle dine personlige oplysninger. Dog gælder, at dette ikke vil påvirke lovligheden af eventuel behandling udført, inden du tilbagetrak dit samtykke. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, vil vi eventuelt ikke kunne levere visse produkter eller serviceydelser til dig. Hvis dette er aktuelt, vil vi underrette dig, når du tilbagetrækker dit samtykke.

Hvis du ønsker at udøve enhver af rettighederne angivet herover, bedes du kontakte os via kontaktoplysningerne angivet ovenfor.

DER KRÆVES NORMALT IKKE GEBYR  

Du vil ikke blive opkrævet gebyr for at opnå adgang til dine personoplysninger (eller for at udøve enhver af de andre rettigheder). Dog gælder, at vi kan opkræve et rimeligt gebyr, hvis din anmodning tydeligvis er ubegrundet, gentaget eller overdreven. Som alternativ kan vi under sådanne omstændigheder afvise at imødekomme din anmodning.

TIDSFRIST FOR BESVARELSE 

Vi bestræber os på at besvare alle legitime anmodninger indenfor én måned. Undertiden kan det tage os mere end en måned, hvis din anmodning er særlig kompleks, eller du har fremsat flere anmodninger. .

10.     LINKS TIL TREDJEPARTER

Denne hjemmeside kan inkludere links til tredjeparters hjemmesider, plugins og applikationer. Hvis du klikker på sådanne links eller aktiverer sådanne tilslutninger, giver du eventuelt tilladelse til, at tredjeparter indsamler eller deler oplysninger om dig. Vi kontrollerer ikke disse tredjeparters hjemmesider og er ikke ansvarlige for deres fortrolighedserklæringer. Når du forlader vores hjemmeside, opfordrer vi dig til at læse fortrolighedspolitikken for hver hjemmeside, du besøger.

11.     ÆNDRINGER AF DENNE FORTROLIGHEDSPOLITIK OG DIN PLIGT TIL AT INFORMERE OS OM ÆNDRINGER