Är du redo för GDPR?

Hur säker är din multifunktionsskrivare


OKIs rekommendationer för datautskrift som uppfyller kraven

För att utskrift av personuppgifter och hantering av dokument som innehåller personuppgifter ska uppfylla kraven rekommenderar vi att en strategi implementeras som säkerställer att de som hanterar eller använder dessa data följer GDPR-reglerna.
 
Först och främst bör detta omfatta att begränsa åtkomst till personuppgifter till dem som har rätt säkerhetsbehörighet.
 
Utskrift av känsliga uppgifter bör undvikas om det inte är absolut nödvändigt. I vissa fall, till exempel när det gäller att tillhandahålla lönespecifikationer, skriva ut kontrakt och skriva ut kuvert och etiketter för direktreklam kan detta vara svårt att undvika. För att uppfylla kraven är det därför av största vikt att se till att skrivarna som används för dessa ändamål har de relevanta säkerhetsfunktionerna.
 
När känsliga uppgifter skrivs ut måste en strikt process följas, som gör det möjligt för de som är ansvariga för uppfyllande av kraven gällande organisationens datahantering att övervaka all datahantering.
 
Oavsett hur väl data är skyddade måste åtgärder vidtas för att förhindra eventuella förluster till följd av ett potentiellt dataintrång.

Potentiella områden på din multifunktionsskrivare som kan utgöra en säkerhetsrisk

Utmatningsfack

En av de största källorna till dataförlust är skrivarens utmatningsfack. Det är mycket viktigt att den person som ansvarar för utskrift av data säkerställer att inget finns kvar i den avsedda skrivarens utmatningsfack eller skickas till fel enhet och eventuellt hamnar
i orätta händer.
 
För att förhindra dataförlust från utmatningsfacket erbjuder OKIs produkter autentisering av anställda, vilket kräver att personen som har skickat utskriftsjobbet till skrivaren finns vid enheten när data skrivs ut.
 
OKIs enheter har en funktion för att begränsa användaråtkomst samt en s.k. pull-printing-funktion som gör det möjligt för användare att hämta utskriftsjobb från valfri enhet i företagets nätverk (OKI Sendys Output Manager). 

Lagring

Känsliga uppgifter kan lagras och kommas åt i en skrivares lagringsmedia. För att kunna ge bästa möjliga skydd för sparade data tillhandahåller OKIs enheter hårddiskkryptering på 128 eller 256 bitar.
 
För extra skydd kan användarna även ställa in OKIs enheter på att automatiskt radera utskriftsjobbets minne när känsliga uppgifter har skickats i läget Privat utskrift. Valfri dataöverskrivningssats på vissa modeller omformaterar hårddisken för ytterligare en skyddsnivå.
 
Med OKI Sendys Output Manager kan känsliga uppgifter sparas centralt utan att behöva finnas i lagringsmedia på skrivaren.

Kontrollpanel

När den är olåst kan en skrivares kontrollpanel utgöra en betydande risk genom att tillåta fel användare att justera viktiga inställningar, oavsett om det är avsiktligt eller oavsiktligt. För att motverka detta har OKIs enheter låsta operatörspaneler och inkluderar möjligheten att ändra administratörslösenord och kräva användarautentisering för de som försöker ändra enhetsinställningar eller komma åt lagrade data.
 
OKIs enheter kan konfigureras för att endast tillåta behöriga administratörer att justera inställningarna. IC-kortautentisering kan också användas, så att endast behörig personal med kort kan öppna enhetsinställningarna.  
 
Krypterade jobb kan också hämtas med åtkomstbegränsningar som endast tillåter personer som ska ha åtkomst till data att hämta det krypterade jobbet. Data kan skyddas ytterligare genom att inaktivera USB-portar och skannade data kan behandlas direkt i krypterat PDF-format. 

Nätverk

Det är viktigt att organisationer ser till att deras egna nätverk är säkra för att skydda sin verksamhet och sina data.
 
OKIs enheter använder certifikat, IP-filtrering och nätverkssäkerhetsprotokoll (IEEE802, IPSec, SSL) för att skydda data.

Skrivardrivrutin

För att tillhandahålla ett extra steg för att skydda utskrivna data kan OKIs enheter bädda in utskrivna dokument med säkerhetsvattenstämplar. I drivrutinen kan du välja Privat utskrift och välj PIN-kod och/eller IC Card Release.

Molnet

Ökningen av molnanslutning innebär att sannolikheten för datauppsnappningar och -intrång ökas genom möjligheten att ansluta till externa platser. OKIs enheter levereras med Sendys Explorer som ger användarna möjlighet att välja valfria anslutningsprogram (t.ex. One Drive, Google, SharePoint, Dropbox). Detta hjälper till att hantera infrastrukturen och förhindrar obehörig åtkomst, skyddar dokumentsekretess, skyddar mobil utskrift och ger en fullständig spårbarhet av utskriftsaktiviteter

Sammanfattningsvis...

Organisationer som vill uppfylla alla krav i GDPR måste säkerställa att varje aspekt av datahantering tas på allvar och det omfattar utskrift och hantering av känsliga personuppgifter. De här funktionerna har utvecklats av OKI för att göra det möjligt för användarna av deras skrivare att arbeta tillitsfullt, säkert och ansvarsfullt under GDPR. 

Kontakta OKI Europe

linkedin twitter youtube facebook

©1995-Mon Mar 18 13:42:27 UTC 2019 Oki Europe Ltd.