Решения OKI для отдела кадров

Загруженным сотрудникам отдела кадров приходится адаптироваться к различным тенденциям в трудовой сфере — 

от корпоративного образования и развития до распространения удаленной работы и роста объема конфиденциальных данных. Безопасный документооборот является ключевым требованием для эффективного и продуктивного сбора, контроля, доступа, обработки, хранения и распределения корпоративных документов и данных о сотрудниках.

Ключевые проблемы

• Специалисты по кадрам должны управлять трудоемкими процессами подбора персонала, введения сотрудников в должность и другими процедурами с большим количеством документов, требующих использования эффективных методов
• Число входящих документов растет, и Вы должны быстро получать доступ ко всем материалам и при этом эффективно управлять бумажными документами, занимающими ценное пространство
• Компании должны внедрять системы корпоративного управления документами для обработки конфиденциальной и персональной информации, чтобы обеспечить ее безопасное хранение и возможность быстрого доступа к ней при необходимости
• Принципы корпоративной социальной ответственности подразумевают снижение отходов и потребления энергии

Как OKI может помочь Вам в развитии бизнеса

Оптимизация процессов найма персонала и введения сотрудников в должность

С помощью новейших технологий оптического распознавания символов (OCR) отдел кадров может преобразовывать входящие материалы в безопасные электронные документы с возможностью поиска. 

Интегрированные решения от OKI позволяют оптимизировать документооборот и оцифровывать резюме, письма, рекомендации и другие документы, необходимые для найма персонала и введения сотрудников в должность. 

Автоматическая регистрация, индексирование и распределение документов в локальные и облачные хранилища позволяет упростить трудоемкие процессы управления, повысить производительность и снизить расходы.

Отказ от физических хранилищ и контроль данных

Отделы кадров работают с большим объемом различных документов — от договоров до аттестаций и больничных листов, — которые необходимо обрабатывать и хранить, а также извлекать безопасным образом. 

Использование централизованного хранилища электронных документов позволяет экономить время и расходы на хранение и получать доступ к цифровым документам с любого устройства. Управление правами пользователей (чтение и запись) обеспечивает защиту документов путем контроля доступа, а цифровые взаимодействия позволяют отслеживать изменения, получать одобрения и оптимизировать совместную работу и время ответа.

PDF-шифрование защищает документы, хранящиеся на локальных и облачных серверах.

 Безопасный доступ к конфиденциальным документам

МФУ от OKI оснащены встроенными функциями безопасности для защиты конфиденциальной информации. 

К ним относятся функция безопасной печати с шифрованием для защиты печати и аутентификация пользователя для сохранения конфиденциальности документов в соответствии с политикой корпоративного управления документами.

Доступ к хранилищу документов прямо с умных МФУ от OKI позволяет осуществлять печать по запросу и гарантирует печать актуальных бланков, памяток и других важных шаблонов, сокращая количество массовых рассылок и снижая риск использования устаревших и недействительных документов.

Поддержка корпоративной социальной ответственности и экологических программ

Долг любой организации — по возможности снижать свое воздействие на окружающую среду. 

Многие устройства OKI оснащены эко-функциями, такими как режим глубокого сна и автоматическое выключение питания для экономии энергии. 

Использование монохромной и двусторонней печати в качестве параметра по умолчанию, а также решений OKI Smart Managed Document Solutions позволяет отслеживать и контролировать потребление для снижения эксплуатационных расходов. 

Обзор преимуществ

• Решения Smart Solutions от OKI обеспечивают безопасное и удобное электронное хранение документов и документооборот, упрощая процессы подбора персонала и введения сотрудников в должность
• Управление документами и контентом позволяет сэкономить время и расходы на хранение, оптимизирует совместную работу и время ответа и предоставляет пользователям доступ к электронным документам с любого устройства
• Настройка прав на доступ к устройствам и документам позволяет защитить конфиденциальные данные и гарантирует использование лучших методов и соблюдение правовых норм
• Экологические настройки принтера и решения по управлению документами усиливают контроль, снижают эксплуатационные расходы и поддерживают корпоративную социальную ответственность и программы по защите окружающей среды

Отправить запрос на консультацию