Privacybeleid

1.    BELANGRIJKE INFORMATIE EN WIE WE ZIJN

DOELEINDE VAN DIT PRIVACYBELEID

Dit privacybeleid heeft als doel u informatie te geven over hoe we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken via uw gebruik van deze website en sociale media met inbegrip van gegevens die u mogelijk via deze website verstrekt als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of een product of dienst koopt. Dit beleid zet ook uiteen hoe we persoonlijke informatie gebruiken die wordt verstrekt via de telefoon, e-mail of andere vormen van communicatie. Deze website is niet voor kinderen bedoeld en we verzamelen niet bewust gegevens met betrekking tot kinderen.

Het is belangrijk dat u dit privacybeleid leest tezamen met andere algemene gebruiksvoorwaarden of privacybeleid of beleid inzake eerlijke verwerking die we in specifieke gevallen kunnen verstrekken als we persoonsgegevens over u verzamelen of verwerken, zodat u volledig op de hoogte bent van hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken. Dit privacybeleid is een aanvulling op de andere kennisgevingen is niet bedoeld om deze te overschrijven. 

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

OKI Europe Limited is de verwerkingsverantwoordelijke (waarnaar wordt verwezen met ‘we/wij’, ‘ons’ or ‘onze’ in dit privacybeleid) en is de verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens 

Als u vragen hebt over dit privacybeleid, met inbegrip van eventuele verzoeken om uw wettelijke rechten uit te oefenen, neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens.

CONTACTGEGEVENS 

OKI Europe Limited, geregistreerd ondernemingsnummer: 02203086

Geregistreerd kantoor en fysiek adres zijn gevestigd in Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egha, Surrey, TW20 0HJ

Telefoonnummer: 020 8219 2190

E-mailadres DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

U hebt het recht om op ieder moment een klacht in te dienen bij het Information Commissioner Office (ICO), de Britse toezichthoudende autoriteit voor kwesties inzake gegevensbescherming (www.ico.org.uk). We zouden het echter op prijs stellen dat wij de kans krijgen om uw zorg te behandelen voordat u het ICO benadert, dus neem in eerste instantie contact met ons op.

2.     DE GEGEVENS DIE WIJ OVER U VERZAMELEN

Wij kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, gebruiken, bewaren en overdragen, die we als volgt hebben gegroepeerd:

• Identititeitsgegevens omvatten namen, gebruikersnaam of een vergelijkbare identificator, burgerlijke status, titel, geboortedatum, leeftijd, geslacht en nationaliteit.
• Contactgegevens omvatten factuuradres, afleveradres, e-mailadres en telefoonnummers.
• Financiële gegevens omvatten bankrekening, betaalkaartdetails en kredietwaardigheid.
• Transactiegegevens omvatten details over betalingen aan en van u en andere details van producten en diensten die u van ons of onze distributeurs of wederverkopers hebt gekocht.
• Technische gegevens omvatten het internetprotocoladres (IP-adres), browsertype en versie, tijdzone-instellingen en locatie, browserplug-in-types en versies, besturingssysteem en platform en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot deze website.
• Profielgegevens omvatten uw gebruikersnaam en wachtwoord, uw inloggegevens, aankopen of bestellingen die door u zijn gedaan, uw interesses, voorkeuren, feedback en enquête-antwoorden.
• Gebruiksgegevens omvatten informatie over hoe u onze website, producten en diensten gebruikt.
• Marketing- en communicatiegegevens omvatten uw voorkeuren bij het ontvangen van marketingberichten van ons en onze derde partijen en uw communicatievoorkeuren.

We verzamelen, gebruiken en delen ook geaggregeerde gegevens  zoals statistische of demografische gegevens voor verschillende doeleinden. Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van uw persoonsgegevens, maar worden juridisch niet tot persoonsgegevens gerekend omdat deze gegevens u niet direct of indirect identificeren. Wij kunnen uw gebruiksgegevens bijvoorbeeld aggregeren om het percentage gebruikers van een bepaalde websitefunctionaliteit te berekenen. Als we geaggregeerde gegevens echter combineren met of verbinden aan uw persoonsgegevens zodat ze u direct of indirect kunnen identificeren, behandelen we de gecombineerde gegevens als persoonsgegevens die in overeenstemming met dit privacybeleid zullen worden gebruikt.

ALS U ONS GEEN PERSOONSGEGEVENS VERSTREKT  

Waar we persoonsgegevens moeten verzamelen volgens de wet of onder de voorwaarden van een contract dat wij met u hebben en u ons geen gegevens verstrekt als wij hiertoe verzoeken, is het mogelijk dat we het contract dat wij met u hebben of willen aangaan niet kunnen aangaan (om u bijvoorbeeld goederen of diensten te verstrekken of een garantieverplichting na te komen). In dat geval is het mogelijk dat we een product of dienst die u van ons hebt moeten annuleren, maar we zullen u hiervan op de hoogte stellen op het moment dat dit aan de orde is.

3.     HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD?

We gebruiken verschillende manieren om gegevens van en over u te verzamelen, waaronder via:

• Directe interactie. U geeft ons mogelijk persoonsgegevens door formulieren in te vullen of ons persoonlijk te ontmoeten of met ons te communiceren via post, telefoon, e-mail of anderszins. Dit omvat gegevens die u verstrekt wanneer u: (i) onze producten of diensten aanvraagt; (ii) een account op onze website aanmaakt; (iii) zich aanmeldt voor onze dienst of publicaties; (iv) verzoekt om het versturen van marketingberichten aan u; (v) deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête, of (vi) ons feedback geeft of anderszins contact met ons opneemt.
• Geautomatiseerde technologieën of interacties. Als u met onze website verbonden bent, verzamelen we automatisch technische gegevens over uw apparatuur, surfgedrag en -patronen. We verzamelen deze persoonsgegevens door het gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën. We kunnen ook technische gegevens over u ontvangen als u andere websites gebruikt die onze cookies gebruiken.
• Derde partijen of publiekelijk beschikbare bronnen. We ontvangen persoonsgegevens van verschillende derde partijen die assisteren bij de voorziening van producten en diensten, waaronder onze distributeurs en leveranciers. We ontvangen ook technische en analytische gegevens van dienstverleners zoals Google en we ontvangen contact-, financiële en transactiegegevens van dienstverleners van technische, betalings- en afleveringsdiensten zoals Acuigen en Dun and Bradstreet. We ontvangen identiteits- en contactgegevens van datahandelaren of -aggregators en ontvangen identiteits- en contactgegevens van publiekelijk toegankelijke bronnen zoals het handelsregister en kiesregister

 4.     HOE WE UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen als de wet dat toestaat. Meer in het algemeen gebruiken we uw persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

• Als we het contract moeten uitvoeren dat we op het punt staan met u aan te gaan of zijn aangegaan.
• Als het nodig is voor ons gerechtvaardigde belang (of dat van een derde) en uw belangen en fundamentele rechten deze belangen niet overschrijven.
• Als we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.

In het algemeen vertrouwen we niet op toestemming als rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hoewel we uw toestemming vragen voordat we direct marketingberichten van derden aan u sturen via e-mail of tekstberichten. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen.

DOELEINDEN WAARVOOR WE UW PERSOONSGEGEVENS ZULLEN GEBRUIKEN 

Hieronder geven we in tabelvorm een beschrijving van alle mogelijke manieren waarop we van plan zijn uw persoonsgegevens te gebruiken en op basis van welke rechtsgronden we denken dit te mogen doen. We hebben ook bepaald wat onze gerechtvaardigde belangen zijn waar van toepassing.

 

Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens op basis van meer dan een rechtsgrond kunnen verwerken afhankelijk van het specifieke doeleinde waarvoor we uw gegevens gebruiken. Neem contact met ons op als u details nodig hebt over de specifieke rechtsgrond op basis waarvan we uw persoonsgegevens verwerken als er in onderstaande tabel meer dan een rechtsgrond is weergegeven.

We kunnen eventuele communicatie met u per telefoon, e-mail of anderszins controleren, opslaan, bewaren en gebruiken ter controle van eventueel aan ons verstrekte instructies, voor trainingsdoeleinden, misdaadpreventie en de verbetering van de kwaliteit van onze klantendienst. 

MARKETING

We streven ernaar u te voorzien van keuzes inzake bepaald gebruik van persoonsgegevens, met name wat betreft marketing en reclame. 

PROMOTIONELE AANBIEDINGEN VAN ONS 

We kunnen uw identiteits-, contact-, technische, gebruiks- en profielgegevens gebruiken om een idee te krijgen van wat wij denken dat u wilt of nodig hebt of wat interessant voor u kan zijn. Dit is hoe wij besluiten welke producten, diensten en aanbiedingen interessant voor u kunnen zijn (wij noemen dit marketing).

 

U ontvangt marketingberichten van ons als u informatie van ons hebt aangevraagd of goederen of diensten van ons hebt gekocht en u er niet voor gekozen hebt om zich af te melden om deze marketing te ontvangen.

MARKETINGBERICHTEN VAN DERDEN 

We vragen om uw expliciete opt-in toestemming voordat we uw persoonsgegevens met derden delen voor marketingdoeleinden.

AFMELDEN  

U kunt ons of derden op ieder moment vragen te stoppen met het sturen van marketingboodschappen door in te loggen op de website en de toepasselijke vakjes aan te vinken of het vinkje ongedaan te maken om uw marketingvoorkeuren aan te passen of door op de afmeldingslinks in een van de aan u gestuurde marketingboodschappen te klikken of door op elk willekeurig moment contact met ons op te nemen.

 

Als u zich afmeldt voor het ontvangen van deze marketingboodschappen heeft dit geen invloed op de aan ons verstrekte persoonsgegevens als gevolg van een aankoop van een product/dienst, garantieregistratie, product-/dienstervaring of andere transacties.

COOKIES

We gebruiken cookies op onze website. U kunt uw browser instellen om alle of sommige browsercookies te weigeren, of u te waarschuwen wanneer websites cookies instellen of er verbinding mee maken. Houd er rekening mee dat als u cookies uitschakelt of weigert, sommige delen van deze website ontoegankelijk kunnen worden of niet goed functioneren. Raadpleeg voor meer informatie ons cookiebeleid.

WIJZIGING IN DOELEINDE 

We zullen uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs overwegen dat we ze om een andere reden nodig hebben en dat deze reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde. Als u een uitleg wilt ontvangen hoe de verwerking van het nieuwe doeleinde verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde, neem dan contact met ons op.

 

Als we uw persoonsgegevens moeten gebruiken voor een ongerelateerd doeleinde, dan zullen we u informeren en de rechtsgrond uitleggen die ons toestaat om dit te doen.

 

Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming in overeenstemming met de bovenstaande regels, wanneer dit is vereist of toegestaan door de wet.

5.     OPENBAARMAKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

We kunnen uw persoonsgegevens delen met onderstaande partijen voor de doeleinden zoals toegelicht in de tabel hierboven, namelijk

• Andere bedrijven in de OKI-groep die IT- en andere diensten verlenen en leiderschapsrapportage uitvoeren.
• Dienstverleners die optreden als verwerkers die diensten op het gebied van IT en systeembeheer verlenen.
• Zakelijke partners en dienstverleners die assisteren bij de aanvragen voor of uitvoering van bestellingen, waaronder de voorraad, opslag, verzekering, aflevering en reparatie van producten en diensten.
• Professionele adviseurs waaronder advocaten, bankiers, auditoren en verzekeraars die diensten verlenen op het gebied van advies, bank- en juridische zaken, verzekeringen en accountancy.
• Belastingconsulenten en douane-expediteurs, regelgevers en andere instanties.
• Marktonderzoekers en fraudepreventiediensten.
• Derden aan wie we delen van onze zakelijke activiteiten of activa verkopen, overdragen of fuseren. Ook kunnen we ervoor kiezen om andere bedrijven over te nemen of met hen te fuseren. Als er wijzigingen optreden in onze zakelijke activiteiten kunnen de nieuwe eigenaren uw persoonsgegevens op dezelfde wijze gebruiken als uiteengezet in dit privacybeleid.

6.     INTERNATIONALE OVERDRACHTEN

We delen uw persoonsgegevens met ons moederbedrijf OKI Data Corporation in Japan en haar dochterondernemingen en verbonden ondernemingen (‘de OKI Group’) wat de overdracht van uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) omvat. Sommige van onze externe derden zijn buiten de EER gevestigd. We zullen er voor zorgen dat alle verwerking van uw persoonsgegevens buiten de EER rechtmatig wordt uitgevoerd en dat uw gegevens afdoende beschermingen geboden wordt in overeenstemming met de AVG.

7.     GEGEVENSBEVEILIGING

We hebben passende beveiligingsmaatregelen ingesteld om onopzettelijk verlies, ongeoorloofd gebruik of toegang, wijziging of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen. Daarnaast beperken we de toegang tot uw persoonsgegevens tot die medewerkers, vertegenwoordigers, aannemers en andere derden die deze gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij hiertoe instructies geven en zijn onderhevig aan een geheimhoudingsplicht.

 

We hebben procedures ingesteld voor de afhandeling van eventueel vermoede inbreuk in verband met persoonsgegevens en zullen u en de toepasselijke regelgevende instantie over een inbreuk informeren als we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

8.     BEWARING VAN GEGEVENS

HOELANG GEBRUIKT U MIJN PERSOONSGEGEVENS?  

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang redelijkerwijs noodzakelijk om de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld te vervullen, waaronder de doeleinden om te voldoen aan vereisten op het gebied van wet- en regelgeving, belasting, accounting of rapportage. We kunnen uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren in het geval van een klacht of als we redelijkerwijs vermoeden dat er een kans op een rechtszaak bestaat met betrekking tot onze relatie met u.

 

Om de juiste bewaarperiode voor persoonsgegevens te bepalen, nemen we de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens in overweging, het mogelijke risico van schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden via andere middelen kunnen bereiken en de toepasselijke vereisten op het gebied van wet- en regelgeving, belasting, accounting of andere vereisten.

 9.     UW WETTELIJKE RECHTEN

U hebt het recht om:

• Toegang te verzoeken tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een ‘toegangsverzoek van betrokkene tot persoonsgegevens”). Dit stelt u in staat om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u bewaren en te controleren dat we deze rechtmatig verwerken
• Te verzoeken om correctie van de persoonsgegevens. Dit stelt u in staat om eventuele onvolledige of onjuiste gegevens die wij van u bewaren te laten corrigeren, hoewel het mogelijk is dat we de juistheid van de nieuwe gegevens die u ons verstrekt moeten verifiëren.
• Te verzoeken om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit stelt u in staat om ons te vragen persoonsgegevens te wissen of verwijderen als wij geen goede reden hebben om door te gaan met de verwerking ervan.
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als wij uitgaan van een gerechtvaardigd belang (of die van een derde) en uw specifieke situatie ertoe leidt dat u bezwaar wilt maken op deze grond omdat u het gevoel hebt dat deze uw fundamentele rechten en vrijheden aantast. U hebt ook het recht om bezwaar te maken als we uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden gebruiken. In bepaalde gevallen kunnen we aantonen dat we dringende rechtsgronden hebben om uw informatie te verwerken, die uw rechten en vrijheden overschrijven.
• Te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat om ons te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen in de volgende scenario’s: (i)Als u wilt dat wij de juistheid van de gegevens vaststellen; (ii) als ons gebruik van de gegevens onrechtmatig is maar u niet wilt dat wij deze wissen; (iii) wanneer het voor u noodzakelijk is dat wij de gegevens bewaren zelfs als we ze niet langer nodig hebben voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of (iv) u bezwaar hebt gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens maar wij moeten nagaan of we overschrijvende rechtsgronden hebben om deze te gebruiken.
• Te verzoeken om de overdracht van uw persoonsgegevens aan u of een derde. We zullen uw persoonsgegevens aan u of aan een door u gekozen derde verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt machineleesbaar formaat. Houd er rekening mee dat dit alleen van toepassing is op geautomatiseerde informatie waarvoor u ons oorspronkelijk toestemming hebt gegeven om deze te gebruiken of waar we de informatie hebben gebruikt om een contract met u aan te gaan.
• Toestemming op ieder moment in te trekken waar wij uitgaan van toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van eventuele verwerking die is uitgevoerd voordat u uw toestemming introk. Als u uw toestemming intrekt, is het mogelijk dat wij bepaalde producten of diensten niet aan uw kunnen verstrekken. We zullen u waarschuwen als dit het geval is op het moment dat u uw toestemming intrekt.

Als u een van de hierboven toegelichte rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de Contactgegevens hierboven.

IN HET ALGEMEEN WORDT GEEN VERGOEDING IN REKENING GEBRACHT  

U hoeft geen vergoeding te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding in rekening brengen als uw verzoek duidelijk ongegrond, repetitief of buitensporig is. We kunnen ook weigeren om aan uw verzoek te voldoen in deze omstandigheden.

TIJDSBESTEK OM TE ANTWOORDEN  

We doen ons best om alle gerechtvaardigde verzoeken binnen een maand te beantwoorden. Het kan ons in een enkel geval meer tijd kosten als uw verzoek uitzonderlijk ingewikkeld is of u een aantal verzoeken hebt ingediend. 

10.     LINKS VAN DERDEN

Deze website kan links bevatten naar websites van derden, plug-ins en applicaties. Als u op deze links klikt of de verbindingen toestaat, dan kunnen derden mogelijk gegevens over u verzamelen of delen. We hebben geen controle over deze websites van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaringen. Wij raden u aan om het privacybeleid van elke website die u bezoekt te lezen als u onze website verlaat.

11.     WIJZIGINGEN IN HET PRIVACYBELEID EN UW VERPLICHTING OM ONS OVER WIJZIGINGEN TE INFORMEREN