Die Empfehlungen von OKI für datenschutzkonformen Druck
Um den Druck personenbezogener Daten und die Verarbeitung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, datenschutzkonform zu gestalten, wird die Implementierung einer Strategie empfohlen, die sicherstellt, dass die Verwaltung bzw. Verwendung von Daten entsprechend den Vorschriften der DSGVO erfolgt.
Diese Strategie muss vor allem beinhalten, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten auf diejenigen Personen beschränkt wird, die die richtige Sicherheitsfreigabe haben.
Das Drucken sensibler Daten sollte möglichst vermieden und auf die absolut notwendigen Fälle beschränkt werden. In einigen Fällen, wie zum Beispiel bei Gehaltsabrechnungen, Verträgen, Briefumschlägen oder Etiketten für Direkt-Mailings, kann nur schwer auf einen Ausdruck verzichtet werden. Sicherzustellen, dass die für diese Zwecke verwendeten Drucker die notwendigen Sicherheitsmerkmale aufweisen, ist daher für die Compliance unerlässlich.
Wenn sensible Daten gedruckt werden, muss ein streng formalisierter Prozess befolgt werden, der den in der Organisation für Daten-Compliance Verantwortlichen ermöglicht, alle Datenverarbeitungsaktivitäten zu überwachen.
Unabhängig davon, wie gut die Daten geschützt werden, müssen Maßnahmen getroffen werden, um zu verhindern, dass diese aufgrund einer potenziellen Datenschutzverletzung verloren gehen.
