Рішення OKI для відділу кадрів


Office-Human-Resouces

Зайнятим спеціалістам відділу кадрів необхідно адаптуватися до численних тенденцій робочого місця. 


Захищений документообіг є дуже важливим для ефективного та продуктивного збирання, керування, доступу, обробляння, зберігання та розповсюдження корпоративних документів і даних працівників із багатьох причин – від корпоративного навчання та розвитку і до впровадження віддаленої роботи та зростаючої кількості важливих або конфіденційних даних.

Основні проблеми

  • Командам відділу кадрів необхідно керувати набором персоналу, його адаптацією та іншими завданнями, які займають багато часу та потребують інтенсивного документообігу, тож їм потрібні ефективні робочі процеси
  • Об’єм вхідної документації невпинно зростає; вам необхідно мати швидкий доступ до всіх файлів і водночас ефективно керувати паперовими документами, які можуть займати потрібне для чогось іншого місце
  • Для роботи з конфіденційною, особистою та важливою інформацією необхідно запровадити корпоративне управління документами, оскільки компанії мають забезпечити захищене зберігання документів і зручний доступ до них за вимогою
  • Соціальна відповідальність компанії вимагає від вашої організації зменшення об’єму відходів та споживання електроенергії

Як OKI може допомогти покращити ваш бізнес

Оптимізація процесів набору персоналу та адаптації

За допомогою найновітніших рішень з оптичного розпізнавання символів (OCR) відділ кадрів може конвертувати вхідні файли в захищені електронні документи з можливістю пошуку. 


Інтегровані рішення від OKI оптимізують документообіг, дозволяючи оцифровувати резюме, листи, рекомендації та інші важливі для процесів набору персоналу та адаптації документи. 


Автоматичне подання, індексування та розповсюдження в локальне та хмарне сховище зменшує кількість адміністративної роботи, яка займає багато часу, підвищуючи продуктивність та заощаджуючи кошти.

Усуньте потребу у фізичному зберіганні та контролюванні даних

Відділи кадрів з інтенсивним документообігом мають справу з найрізноманітнішими документами – від контрактів до форм атестації та лікарняних, і всі ці документи необхідно обробити, зберігати та отримати до них безпечний доступ. 


Запровадження централізованого сховища електронних документів дозволяє заощадити час і витрати на зберігання, оскільки доступ до цифрових документів можна буде отримати з будь-якого пристрою. Керування правами користувачів (читання/запис) дозволяє захистити документи, а цифрові взаємодії відстежують редагування та допомагають під час схвалення, вдосконалюючи та прискорюючи співпрацю.


Шифрування PDF захищає документи, збережені на локальному або хмарному сервері.

 Безпечний доступ до конфіденційних документів

МФП OKI мають убудовані засоби захисту важливої інформації. 


Вони включають функцію шифрованого захищеного друку для захисту друку та доступ користувача за автентифікацією для забезпечення повної конфіденційності документів і дотримання вимог політик корпоративного управління документами.


Надання доступу до сховища документів безпосередньо з інтелектуальних МФП OKI спрощує процес друку за вимогою та гарантує, що працівник буде по мірі необхідності друкувати найактуальніші бланки, довідники та інші ключові шаблони, знижуючи потребу в масових комунікаціях та ризик отримання застарілих та неактуальних документів.

Забезпечуйте корпоративну та соціальну відповідальність компанії та запроваджуйте екологічні ініціативи

Всі організації зобов’язані зменшувати свій вплив на навколишнє середовище, наскільки це можливо. 


Екологічні функції від OKI, такі як режим глибокого сну або автоматичне вимкнення, наявні в багатьох пристроях, допомагають заощадити енергію. 


Використання монохромного дуплексного друку за замовчуванням та перехід на Smart Managed Document Solutions від OKI також може допомогти відстежувати та контролювати споживання, а отже – знижувати витрати на експлуатацію. 

Швидкий огляд переваг

  • Smart Solutions від OKI підтримують безпечне електронне зберігання з можливістю пошуку та роблять процеси набору персоналу й адаптації швидшими та більш легкими для керування.
  • Керування документами й умістом заощаджує час та зменшує витрати на зберігання, вдосконалює та прискорює співпрацю та дозволяє користувачам отримувати доступ до електронних документів із будь-якого пристрою.
  • Встановлення прав доступу до пристрою/документа дозволяє захистити важливі дані та забезпечити оптимальність робочих процесів і відповідність політикам корпоративного управління документами
  • Екологічні налаштування принтера та рішення для керування документообігом дозволяють покращити контролювання, знизити витрати на експлуатацію та роблять свій внесок у CSR та екологічність

Запит на отримання консультації

Зв’язатися з OKI Europe

LinkedIn Twitter YouTube Facebook