Рішення OKI для відділу фінансів


Office-Finance

Фінансові відділи з інтенсивним документообігом стикаються з різноманітними комплексними проблемами, коли справа доходить до керування робочими процесами. 


Об’єм паперових звітів і рахунків, які підлягають оплаті, невпинно зростає, через це існуючі робочі процеси стають повільнішими та більш схильними до появи ризику порушення безпеки.


Команди стають більш зайнятими та потребують більш швидких рішень для оптимізації оцифровування документів, їх зберігання, виводу та керування ними, завдяки чому можна буде підвищити ефективність і продуктивність, одночасно підвищуючи рівень відповідності вимогам й безпеки.

Основні проблеми

  • Процеси отримання рахунків вручну займають значний час, тож їх необхідно автоматизувати для підвищення ефективності та продуктивності і мінімізації кількості помилок.
  • Оброблення паперових рахунків-фактур та інших рахунків, які підлягають оплаті, може бути нерентабельним із точки зору часу та витрат, а також мати негативний вплив на відношення клієнта з постачальником.
  • Для дотримання нормативних вимог документи, як паперові, так і цифрові, мають зберігатися в захищеному центральному сховищі для забезпечення легкого доступу до них, доступ повинні мати лише вповноважені співробітники.

Як OKI може допомогти покращити ваш бізнес

Автоматизуйте процеси отримання рахунків, щоб зробити робочий процес ефективнішим

Неякісно автоматизовані процеси отримання рахунків можуть спричиняти затримки в роботі та впливати на прибутковість. 


Рахунки-фактури та листи, надруковані на попередньо підготовлених канцелярських матеріалах також збільшують витрати. 


Драйвер друку, включений в інтелектуальні принтери та МФП OKI, вирішує ці проблеми, дозволяючи вибирати електронний накладений шаблон та налаштування завдання друку. 


Відправлені копії можна подавати та індексувати в електронному вигляді для полегшення отримання, зменшення потреби у фізичному зберіганні, зниження витрат на копіювання, а також підвищення продуктивності та оптимізації потоку готівки.

Поєднайте рахунки, які підлягають оплаті, щоб заощадити час та задовольнити постачальників

Багато компаній розраховують на ненадійні процеси ручного обробляння рахунків, які підлягають оплаті, що може спричинити затримки та вплинути на відношення з постачальником. 


Інтегрована система керування документами інтелектуальних МФП OKI усуває необхідність у ручному введенні, скануючи та індексуючи паперові документи та підвищуючи ефективність робочого процесу. 


Технологія оптичного розпізнавання символів (OCR) та/або розпізнавання штрих-кодів може пов’язувати в системі керування документами рахунки-фактури від постачальників, полегшуючи пошук та отримання.

 

Оцифровані електронні документи так само чинні, як і паперові, та дозволяють заощадити час і витрати на фізичне зберігання.

Збережіть конфіденційність даних про фінанси та забезпечте відповідність вимогам

Якщо у фінансовому відділі не застосовуються найкращі практики найвищої пріоритетності безпеки та конфіденційності даних, то конфіденційність покупців та дотримання вимог знаходяться під загрозою.

 

Вбудовані методи автентифікації користувача від OKI (ім’я користувача/пароль, PIN-код або інтелектуальна картка) допомагають захистити конфіденційність документа шляхом обмеження доступу для пристроїв друку.

 

Інтелектуальні МФП та системи керування документами від OKI мають можливість контролювати доступ користувачів до пристроїв, одночасно відстежуючи взаємодію, редагування та історію версій, вдосконалюючи процеси співпраці та схвалення і прискорюючи реакцію на подію. 


Також вони дозволяють шифрувати файли PDF, збережені на локальному або хмарному сервері, дозволяючи захистити їх, дотримуючись вимог законодавства, та запроваджуючи оптимальні процеси.

Швидкий огляд переваг

  • Поєднання портфоліо інтелектуальних МФП OKI та систем керування документами підтримує повністю автоматизовані робочі процеси, оптимізуючи процес отримання рахунків та допомагаючи контролювати ваш потік готівки та керувати ним.
  • Просто використовуючи функцію сканера разом із системою керування документами ви зможете швидко та ефективно обробляти рахунки-фактури, раціоналізувати процес обробки рахунків, які підлягають оплаті, заощадити час і ресурси, знизити кількість помилок, які призводять до значних витрат, та покращити відносини з постачальниками
  • Можливість безпечно та ефективно сканувати, зберігати та отримувати документи дозволяє зберегти конфіденційність документів та знизити ризик порушення безпеки, одночасно дозволяючи досягти максимальної продуктивності

Запит на отримання консультації

Зв’язатися з OKI Europe

LinkedIn Twitter YouTube Facebook