OKI Kontorslösningar

Den moderna arbetsplatsen utvecklas ständigt, med utvecklingarna inom IT som en påskyndande faktor. 

En tredjedel av företagen planerar för en digital värld, [IDC 2015] 

Många har redan infört effektiva dokumentinläsningsarbetsflöden och andra automatiserade affärsprocesser för att höja de anställdas produktivitet och tillhandahålla säker åtkomst till dokument, när som helst och var du än befinner dig samtidigt som man minskar kostnaderna.

Primära utmaningar

• Pappersbaserade processer är för opålitliga för organisationer med verksamhet på flera platser, men arbetet att omvandla dem till effektivare elektroniska arbetsflöden kan vara överväldigande. Långsamma, manuella dokumentprocesser slösar tid och ökar lagringskostnaderna
• Företagen är medvetna om säkerhetsrisker men inte alla har resurser, budget eller kunskap som krävs för att åtgärda dessa. Branschens regler kan vara komplicerade och svåra att efterleva. Inhämtning och cirkulering av dokument säkert via nätverket är ofta en utmaning
• Trender som distansarbete och BYOD (ta med din egen enhet) kräver att företag ska ge personalen flexibiliteten att säkert skriva ut från personliga och företagsägda smartphones, surfplattor och bärbara datorer
• Övervakning och kontroll av utskriftsenheter är tidsödande och utmanande. Fel identifieras inte lätt och enheter kan vara ur funktion när förbrukningsmaterial tar slut, vilket slösar tid och pengar

Hur OKI kan hjälpa dig förbättra verksamheten

Förbättrat dokumentflöde och hantering

Tillhandahålla rätt utrustning för att konvertera och integrera pappersdokument till elektroniska arbetsflöden – OKI:s Kontorslösningar gör det enkelt för hektiska kontor och arbetsgrupper att inhämta och indexera dokument, extrahera relevanta data och distribuera till fax, e-post och delade nätverksmappar, molnlagringsplatser och innehållshanteringssystem. 

Möjlighet att spåra interaktioner, redigeringar och versioner förbättrar samarbete, svarstider och godkännanden. 

Digitalisera pappersdokument och spara inkommande filer i sökbara format (t.ex. PDF/A) sänker lagringskostnader och möjliggör långsiktig arkivering av elektroniska dokument. 

Minimera hot med en säker dokument- och utskriftsmiljö

OKI kan hjälpa organisationer att definiera företagsdokument- och utskriftsprinciper och att i förebyggande syfte övervaka och hantera utskriftssäkerhet. 

Användarautentisering med PIN-kod eller IC-kort, kombinerat med en pull-utskriftslösning kan införas för att hantera dokumenttillgänglighet och bidra till att undvika att konfidentiella dokument lämnas obevakade på skrivare och MFP-enheter.

Dessutom erhålls avsevärda besparingar när onödiga utskrifter undviks.

PDF-kryptering skyddar dokument lagrade på lokala eller molnbaserade servrar och säkerställer att god praxis åtföljs och myndighets- och branschkrav uppfylls.

 Ökad flexibilitet och produktivt distansarbete

Vid sidan av traditionella kontor, förväntar sig den växande mobila arbetsstyrka snabb åtkomst till dokument, program och företagets produktivitetsverktyg. 

OKI:s smarta skrivare och MFP-enheter är kompatibla med mobila enheter och molnprogram och maximerar tillsammans med integrerade lösningar flexibiliteten.

Proffs behöver inte längre vara på kontoret för att dela dokument. 

Lagring och indexering av filer på en central server eller molnlagringsplats ger personal som arbetar på distans och i organisationer med flera arbetsplatser, snabb åtkomst till utskrift av uppdaterat innehåll på begäran, från valfri plats, vilket eliminerar kostnaderna för distribution.

Håll skrivarhantering och budgetar under kontroll

Få företag har tid att övervaka onödiga utskrifter eller hantera oväntade fel och tomma förbrukningsartiklar. 

OKI fungerar som ett viktigt stöd till företag av alla storlekar och erbjuder effektiva lösningar för enhets- och avtalshantering för insyn i utskriftsaktiviteter över individuella enheter och hela utskriftsnätverket.

Automatiserad hantering av förbrukningsartiklar, rapportering och fjärrövervakning online hjälper företag att mäta prestanda, hantera enheter mer effektivt och undvika att slösa tid på hantering av fel och beställning av nya förbrukningsartiklar. 

Historiktrendrapporter underlättar exakta beräknade kostnader som gör att företag kan planera framåt.

Snabböversikt av dina fördelar

• Öka effektiviteten och produktiviteten genom att konvertera till papperslösa arbetsflöden genom att skanna och skicka dokument till flera platser samtidigt som du förbättrar svarstider med snabbare samarbete tack vare centraliserad och kostnadseffektiv centraliserad lagring
• Ta kontroll över säkerhet, säkerställ regelefterlevnad och skydda konfidentiella dokument
• Ge dina mobila användare möjlighet att skriva ut säkert från olika kontor och fjärranslutna platser
• Övervaka och kontrollera enheter, spåra användning och spara tid med automatiserad hantering av förbrukningsartiklar, rapportering, felmeddelanden och servicepåminnelser  

Boka rådgivning