OKI-lösningar för ekonomiavdelningen


Office-Finance

När det handlar om att hantera arbetsflöden, står dokumentintensiva ekonomiavdelningar inför komplicerade utmaningar. 


Volymen av pappersbaserade leverantörsreskontradokument och -rapporter ökar hela tiden, vilket gör befintliga arbetsflöden för långsamma och tenderar att utgöra en säkerhetsrisk.


Grupper blir allt mer upptagna och kräver snabba lösningar som effektiviserar dokumentinhämtning, -lagring, -hantering och utskrift, för att öka produktiviteten och effektiviteten samtidigt som de ska uppfylla alla efterlevnads- och säkerhetskrav.

Primära utmaningar

  • Manuella och tidskrävande kundreskontraprocesser behöver automatiseras för att förbättra effektiviteten, öka produktiviteten och minimera fel
  • Bearbetning av pappersfakturor och andra dokument kan vara kostnads- och tidskrävande samt ha en negativ inverkan på kund- och leverantörsrelationer
  • För att möta kraven på efterlevnad, måste dokument, oavsett om de är pappersbaserade eller digitala, vara ordentligt lagrade på en central plats för enkel åtkomst av auktoriserad personal

Hur OKI kan hjälpa dig förbättra verksamheten

Automatisera kundreskontraprocessen för att leverera mer effektivt arbetsflöde

Dåligt automatiserade kundreskontraprocesser kan leda till förseningar och påverka lönsamheten. 


Fakturor och brev som produceras på förtryckt papper ökar också kostnaderna. 


Skrivardrivrutinen som medföljer OKI:s smarta skrivare och multifunktionsprodukter hanterar dessa utmaningar genom att aktivera val av korrekta elektronisk "överläggsmallar" och utskriftsinställningar. 


När de skickats, kan kopior arkiveras och indexeras elektroniskt för att enkelt kunna hämtas, vilket minskar fysiska lagrings- och kopieringskostnader, höjer produktiviteten och förbättrar kassaflöde.

Konsolidera leverantörsreskontran för att spara tid och hålla leverantörerna glada

Många företag förlitar sig på felbenägen manuell leverantörsreskontra som kan leda till förseningar, vilket påverkar leverantörsrelationerna. 


Ta bort behovet av manuell inmatning. Ett integrerat system för dokumenthantering med OKI:s smarta MFP-enheter skannar och indexerar papper vilket gör arbetsflödesprocesserna mer effektiva. 


Optisk teckenigenkänning (OCR) och/eller streckkodsigenkänning kan länka leverantörsfakturor i dokumenthanteringssystem, vilket gör dem enkla att söka efter och hämta.

 

Med samma giltighet som pappersdokument, kan digitaliserade elektroniska dokument spara tid och sänka kostnader för fysisk förvaring.

Håll finansiella data privata och säkerställ regelefterlevnad

Kundsekretessen och efterlevnad kan hotas när bästa praxis inte följs på ekonomiavdelningen vilket gör säkerhet och dataskydd till högsta prioritet.

 

OKI:s inbyggda användarautentiseringsmetoder (användarnamn/lösenord, PIN-kod eller IC-kort) hjälper till att skydda dokumentens sekretess genom att kontrollera åtkomsten till utskriftsenheter.

 

OKI:s smarta MFP-enheter och dokumenthanteringssystem har möjlighet att kontrollera användaråtkomst samtidigt som de spårar interaktioner, redigeringar och versioner, förbättrar samarbete, svarstider och godkännanden. 


De aktiverar PDF-kryptering för att skydda dokument som har sparats på lokala eller molnbaserade servrar, med stöd för gällande lagstiftning och säkerställande av bästa praxis.

Snabböversikt av dina fördelar

  • OKI:s portfölj av smarta MFP-enheter i kombination med våra dokumenthanteringssystem stöder helt digitala automatiserade arbetsflöden som effektiviserar kundreskontra, vilket hjälper dig att hantera och styra kassaflödet i företaget
  • Genom att använda skannerfunktionen tillsammans med ett dokumenthanteringssystem, kan fakturor bearbetas snabbt och effektivt, vilket rationaliserar leverantörsreskontraprovessen för att spara tid och resurser, samtidigt som man minskar kostsamma fel och förbättrar relationerna med leverantörerna
  • Möjligheten att skanna, spara och hämta dokument säkert och effektivt bevarar dokumentens sekretess och minskar säkerhetsrisker samtidigt som produktiviteten maximeras

Boka rådgivning

Om du behöver ytterligare information eller om du vill boka in ett möte med någon av våra experter, tveka inte att kontakta oss.

Kontakta OKI Europe

linkedin twitter youtube facebook

©1995-2019 Oki Europe Ltd.