Soluções OKI para os escritórios

O local de trabalho moderno está em constante evolução com os avanços em TI a acelerarem a inovação. 

Um terço das empresas está a preparar-se ativamente para um mundo digital [IDC 2015]. 

Na realidade, muitas empresas já implementaram fluxos de trabalho de captura de documentos eficientes e outros processos de negócio automatizados para aumentar a produtividade dos funcionários e fornecer acesso seguro aos documentos, em qualquer altura e em qualquer lugar, ao mesmo tempo que reduzem os custos.

Principais desafios

• Os processos baseados em papel são pouco fiáveis para organizações com diversas instalações. No entanto, transformar estes processos em fluxos de trabalho eletrónicos mais eficientes pode ser assustador. Os processos documentais manuais e lentos desperdiçam tempo e aumentam os custos de armazenamento
• As empresas estão conscientes das ameaças de segurança de impressão, mas nem todas possuem os recursos, orçamento ou conhecimento para as resolver. Os regulamentos da indústria podem ser complexos e difíceis de cumprir. Muitas vezes, captar e encaminhar documentos de forma segura através da rede é um desafio
• As tendências de trabalho remoto e BYOD (Bring Your Own Device - traga o seu próprio dispositivo) requerem que as empresas concedam aos funcionários a flexibilidade necessária para efetuarem impressões seguras a partir de smartphones, tablets e computadores portáteis pessoais ou da empresa
• Monitorizar e controlar dispositivos de impressão é demorado e difícil. As falhas não são facilmente identificadas e os dispositivos podem ficar fora de serviço quando os consumíveis acabam, desperdiçando tempo e dinheiro

Como pode a OKI ajudar a melhorar o seu negócio

Melhore a gestão e o fluxo de trabalho de documentos

Ao fornecer o equipamento adequado para converter e integrar documentos em papel nos fluxos de trabalho eletrónicos, as soluções oki para os escritórios fazem com que seja mais fácil para os grupos de trabalho e escritórios atarefados capturar e indexar documentos, extrair dados relevantes e distribuir por fax, e-mail, pastas de rede partilhadas, repositórios em cloud e sistemas de gestão de conteúdos. 

A capacidade de monitorizar todas as interações, edições e versões melhora a colaboração, os tempos de resposta e as aprovações. 

Digitalizar documentos em papel e guardar ficheiros recebidos em formatos pesquisáveis (como PDF/A) diminui os custos de armazenamento e permite o arquivo a longo prazo de documentos eletrónicos. 

Minimize as ameaças através de um ambiente seguro de impressão e documentação

A OKI pode ajudar as empresas a definir políticas de impressão e documentação empresarial, gerindo e monitorizando de forma proativa a segurança de impressão. 

Pode introduzir-se um sistema de autenticação de utilizadores por PIN ou acesso por IC Card, bem como uma solução de pull-printing, de modo a gerir a acessibilidade a documentos e a evitar que documentos confidenciais sejam deixados sem supervisão nas impressoras e MFPs.

Para além disto, é possível obter poupanças significativas, uma vez que se evitam impressões desnecessárias.

A adição de encriptação de PDF protege os documentos armazenados em servidores locais ou baseados em cloud e garante que as melhores práticas e os requisitos governamentais e da indústria são cumpridos.

 Aumente a flexibilidade e mantenha os trabalhadores remotos produtivos

Tal como os escritórios tradicionais, a crescente força de trabalho móvel espera um acesso rápido aos documentos, aplicações e ferramentas de produtividade empresarial. 

Sendo compatíveis com dispositivos móveis e aplicações em cloud, os MFPs e impressoras inteligentes da OKI, juntamente com as soluções integradas, maximizam a flexibilidade.

 

Os profissionais já não têm de estar no escritório para partilhar documentos. 

Armazenar e indexar ficheiros num servidor central ou repositório em cloud fornece aos funcionários que trabalham remotamente e em organizações com diversas instalações um acesso rápido para imprimir conteúdo a pedido e atualizado a partir de qualquer local, eliminando os custos de distribuição.

Mantenha os orçamentos e a gestão de impressão sob controlo

Poucas empresas possuem o tempo necessário para monitorizar a impressão desnecessária ou lidar com falhas inesperadas e consumíveis vazios. 

Ao atuar como um apoio essencial para empresas de todos os tamanhos, a OKI oferece soluções de gestão de equipamentos e contratos eficientes, proporcionando uma visibilidade da atividade de impressão entre dispositivos individuais e toda a rede de impressão.

A gestão de consumíveis automatizada, a criação de relatórios e a monitorização online remota ajudam as empresas a medir o desempenho, gerir dispositivos de forma mais eficiente e evitar gastar tempo com avarias e a encomendar consumíveis novos. 

O histórico de tarefas frequentes facilita a previsão exata de custos, permitindo às empresas fazer um planeamento atempado.

Resumo das vantagens

• Melhorar a eficiência e a produtividade convertendo para fluxos de trabalho sem papel, digitalizando e enviando os documentos para várias localizações, ao mesmo tempo que melhora os tempos de resposta com uma colaboração mais rápida graças a um armazenamento centralizado e económico
• Assumir o controlo da segurança, garantir a conformidade e proteger documentos confidenciais
• Fornecer à sua força de trabalho móvel a capacidade de imprimir de forma segura a partir de diferentes localizações de escritório e localizações remotas
• Monitorizar e controlar dispositivos, controlar a utilização e poupar tempo com a gestão de consumíveis automatizada, criação de relatórios, notificações de avarias e alertas de reparação  

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