Dicas para gerir a sua equipa em teletrabalho com sucesso

Por Pamela Ghosal, General Manager Marketing Communications EMEA, OKI Europe Ltd.

A adaptação ao teletrabalho pode ser difícil para qualquer pessoa, mas para os gestores em particular, que têm a tarefa de manter as suas equipas motivadas, empenhadas e produtivas, pode constituir um desafio ainda maior. Embora algumas empresas já tivessem adotado modelos de teletrabalho, outras só as colocaram em prática agora. Com a pandemia da COVID-19 e as diretrizes de distanciamento social a forçar as empresas a adaptarem-se ao trabalho remoto, muitos gestores estão a deparar-se com um processo de aprendizagem acentuado para conseguirem obter o melhor das suas equipas e zelar pelo bem-estar dos seus colaboradores. 
 
Por isso, se trabalhar a partir de casa é uma situação completamente nova para si, deixamos-lhe aqui algumas sugestões úteis para que o faça da melhor forma possível:
 
Comunique com a sua equipa regularmente
 
A adaptação ao teletrabalho pode ser mais fácil se mantiver o padrão a que os seus colaboradores estão habituados quando se encontram no escritório. A realização de chamadas regulares de voz ou vídeo com a equipa ou a comunicação através de aplicações de troca de mensagens é uma excelente forma de garantir o trabalho de equipa com a máxima normalidade possível. Também ajudará a evidenciar as prioridades e a distribuição de tarefas a cada membro da equipa.
 
Dê à sua equipa uma plataforma para ser ouvida
 
É fácil esquecer a componente "ouvir" enquanto tenta certificar-se que a sua equipa está a trabalhar de forma produtiva a partir de casa. Certifique-se de que todos os membros da equipa sabem que está disponível e que podem comunicar consigo se tiverem dúvidas ou problemas.
 
Lidere pelo exemplo
 
Haverá muitas distrações ao trabalhar a partir de casa, mas, na maioria dos casos, as empresas esperam que os trabalhadores cumpram o horário de trabalho como se estivessem na empresa. É importante liderar pelo exemplo, demonstrando à sua equipa que está a trabalhar as suas horas previstas e comunicando regularmente. Responder a e-mails e manter uma presença frequente ao longo do dia ajudará a equipa a manter-se focada e empenhada no trabalho. 
 
Defina os canais de comunicações que a equipa deve utilizar
 
Existe uma vasta gama de plataformas de comunicações que ajudam a manter as equipas ligadas, desde o telemóvel e e-mail ao Skype, WhatsApp, Microsoft Teams e muito mais. É indispensável garantir o acesso de cada membro da equipa às plataformas escolhidas pela sua organização e assegurar que estes sabem como as usar, para que não percam comunicações importantes e sejam capazes de entrar em contacto com os colegas sempre que necessário. 
 
Além disso é fundamental definir um conjunto de regras para a forma como cada plataforma deve ser utilizada. Caso contrário, o gestor e a sua equipa podem distrair-se facilmente ao tentar acompanhar vários tópicos de mensagens numa série de plataformas diferentes. Por exemplo, a sua plataforma de videoconferência pode ser utilizada para comunicações diárias e para contactar com os clientes, enquanto as conversas e atualizações sobre os projetos em curso devem ser efetuadas na plataforma de “chat” em que todos participem e consultem as informações relevantes para o seu trabalho. 
 
Incentive a interação social
 
Apesar da distância física a camaradagem não tem de desaparecer da vida profissional. Incentivar as interações sociais online pode ajudar a estimular o ânimo e a estabelecer o trabalho de equipa em teletrabalho. Desde pausas para o café, em que todos podem descontrair e conversar utilizando a “webcam”, até organizar jogos e questionários online, as interações que não estão necessariamente relacionadas com o trabalho irão ajudá-lo e à sua equipa a manterem uma ligação forte mesmo à distância. 
 
Estes são tempos difíceis, mas recordar estas dicas e pô-las em prática pode ajudar os gestores que estão a sentir uma pressão acrescida para manter as operações e garantir que estas decorrem sem sobressaltos. Se as considerou úteis partilhe-as com outros gestores da sua empresa. Em momentos como este, é mais importante do que nunca trabalhar em conjunto.

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