OKI Office Solutions

Den moderne arbeidsplassen er i kontinuerlig utvikling, og nyvinninger innen IT fremmer innovasjon. 

1 av 3 bedrifter legger planer for en digital verden [IDC 2015]. 

Mange har allerede implementert effektive arbeidsflyter for dokumentskanning og andre automatiserte forretningsprosesser for å øke de ansattes produktivitet og gi sikker tilgang til dokumenter, når som helst og hvor som helst, samtidig som de får reduserte kostnader.

Sentrale utfordringer

• Papirbaserte prosesser er ikke pålitelige nok for organisasjoner med flere avdelinger, men det kan være vanskelig å gjøre om disse til mer effektive elektroniske arbeidsflyter. Trege, manuelle dokumentprosesser sløser med tid og gir økte kostnader for oppbevaring.
• Bedriftene er oppmerksomme på truslene med utskriftssikkerhet, men det er ikke alle som har ressursene, budsjettet eller kunnskapen som trengs for å gjøre noe med dette. Det kan være vanskelig å overholde kompliserte bransjestandard. Det er ofte utfordrende å skanne og rute dokumenter sikkert via nettverket.
• Hjemmekontor og egen enhet er stadig mer populært og krever at bedrifter gir ansatte muligheten til sikker utskrift fra egne enheter i tillegg til fra bedriftens enheter.
• Det er tidkrevende og utfordrende å overvåke og kontrollere utskriftsenheter. Det er vanskelig å identifisere feil, og enheter kan bli ute av drift når de går tom for rekvisita, noe som sløser både tid og penger.

Slik kan OKI bidra til å forbedre virksomheten

Forbedre dokumentarbeidsflyt og administrering

OKIs Office Solutions tilbyr riktig utstyr for å konvertere og integrere papirdokumenter i elektroniske arbeidsflyter. Løsningene gjør det enkelt for travle kontorer og arbeidsgrupper å innhente og indeksere dokumenter, trekke ut relevante data og distribuere dataene til faks, e-post, delte nettverksmapper, nettskylagre og systemer for innholdsstyring. 

Muligheten til å spore samhandlinger, redigeringer og versjoner gir forbedret samarbeid, svartid og godkjenning. 

Ved å digitalisere papirdokumenter og lagre innkommende filer i søkbare formater (for eksempel PDF/A) sparer dere kostnader i forbindelse med oppbevaring og legger til rette for langsiktig arkivering av elektroniske dokumenter. 

Minimer trusler med et sikkert dokument- og utskriftsmiljø

OKI kan hjelpe organisasjoner med å definere retningslinjer for bedriftens dokumenter og utskrift, bidra til forebyggende overvåkning og administrere utskriftssikkerheten. 

Det er mulig å innføre brukerautentisering med PIN-kode eller IC-kort, i kombinasjon med en pull-printing-løsning, for å administrere dokumenttilgangen og unngå at konfidensielle dokumenter blir liggende uten tilsyn på skrivere og MFP-er.

Dette gir også store besparelser ettersom det forhindrer unødvendig utskrift.

PDF-kryptering beskytter dokumenter som er lagret på lokale eller skybaserte servere, og sikrer overholdelse av beste praksis samt offentlige standarder og bransjestandarder.

 En utstrakt fleksibilitet gir mer produktive eksterne arbeidere

Den mobile arbeidsstyrken forventer rask tilgang til dokumenter, programmer og produktivitetsverktøy, på samme måte som dette forventes i tradisjonelle kontormiljøer. 

OKIs Smart-skrivere og MFP-er er kompatible med mobilenheter og skyapplikasjoner, i kombinasjon med integrerte løsninger gir dette en uovertruffen fleksibilitet.

Fagfolket trenger ikke lenger å befinne seg på kontoret for å kunne dele dokumenter. 

Ved å lagre og indeksere filer på en sentral server eller i skyen kan ansatte med hjemmekontor og ansatte i organisasjoner med flere avdelinger få rask tilgang til å skrive ut oppdatert og on-demand-innhold uansett hvor de befinner seg. Dette eliminerer alle distribusjonskostnader.

Ha kontroll på utskriftsadministrasjon og budsjetter

Svært få bedrifter har tid til å overvåke utskrifter som kunne vært unngått, eller muligheten til å håndtere uventede feil eller tomme rekvisita. 

OKI gir viktig støtte til bedrifter i alle størrelser og tilbyr effektive løsninger for enhets- og kontraktsadministrasjon. Løsningene gir innsyn i utskriftsaktiviteten for individuelle enheter og hele utskriftsnettverket.

Med automatisk administrasjon av rekvisita, rapportering og fjernovervåkning kan organisasjoner måle ytelse, administrere enheter på en mer effektiv måte og unngå å bruke tid på og rette feil og slette nye rekvisita. 

Historiske trendrapporter gir nøyaktig utsikt for kostnader slik at bedriften kan planlegge i forkant.

Kort om fordelene

• Få forbedret effektivitet og produktivitet ved å konvertere til papirløse arbeidsflyter. Skann og send dokumenter til flere steder og forbedre svartiden med raskere samarbeid takket være kostnadseffektiv og sentralisert lagring.
• Ta kontroll over sikkerheten, sørg for samsvar med retningslinjer og standarder, og beskytt konfidensielle dokumenter
• Gi den mobile arbeidsstyrken muligheten til sikker utskrift fra andre kontorer eller eksterne plasseringer
• Overvåk og kontroller enheter, spor bruk og spar tid med automatisk administrasjon av rekvisita, rapportering, feilvarsling og tjenestevarsler  

Be om rådgivning