OKI-løsninger for personalavdelingen


Office-Human-Resouces

Travle medarbeidere i personalavdelingen må tilpasse seg en rekke trender på arbeidsplassen. 


Sikre dokumentarbeidsflyter er viktig for effektiv innsamling, administrasjon, tilgang, behandling, lagring og distribusjon av bedriftsdokumenter og ansattdata, uansett om det gjelder opplæring og utvikling i bedriften eller en økning i bruk av hjemmekontorer og stadig større volumer med sensitive eller konfidensielle data.

Sentrale utfordringer

  • Team i personalavdelingen må behandle tidkrevende rekruttering, oppstarter og andre aktiviteter som involverer mange dokumenter, og de trenger derfor effektive arbeidsprosesser
  • Det blir stadig flere innkommende dokumenter. Du trenger rask tilgang til alle filer, samtidig som du effektivt kan administrere papirdokumenter som kan ta opp dyrebar plass
  • Bedriftsdokumentstyring må gjennomføres for å håndtere konfidensiell, personlig og sensitiv informasjon fordi bedrifter må sørge for at dokumenter lagres sikkert, men fortsatt tilgjengelig på forespørsel
  • Bedriftens samfunnsansvar gjør at organisasjonen må minimere avfallsmengden og strømforbruket

Slik kan OKI bidra til å forbedre virksomheten

Effektivisere rekrutterings- og oppstartsprosesser

Ved hjelp av de nyeste OCR-løsningene (optisk tegngjenkjenning) kan personalavdelingen konvertere innkommende filer til sikre elektroniske dokumenter med mulighet for søk. 


OKIs integrerte løsninger forbedre dokumentarbeidsflyten, slik at du elektronisk kan hente inn CV-er, brev, referanser og andre dokumenter som er viktige for rekrutterings- og oppstartsprosesser. 


Automatisk arkivering, indeksering og distribusjon til lokal og skybasert lagring reduserer tidskrevende administrasjon, noe som øker produktiviteten og sparer kostnader.

Fjerne behovet for fysisk lagring og beholde kontrollen over data

Personalavdelinger med mange dokumenter jobber med alt fra kontrakter til evalueringsskjemaer og sykemeldinger. Alt dette må behandles, lagres og kunne nås på en sikker måte. 


Vi lanserer et sentralt elektronisk dokumentlager som sparer tid og lagringskostnader ved å gjøre digitale dokumenter tilgjengelig fra hvilke som helst enheter. Brukerrettighetsstyring (lese/skrive) beskytter dokumentsikkerheten ved å styre tilgangen, mens digitale samhandlinger sporer redigeringer, bidrar til godkjenninger og forbedrer samarbeid og responstid.


PDF-kryptering beskytter dokumenter som er lagret på lokale eller skybaserte servere.

 Sikker tilgang til konfidensielle dokumenter

OKIs MFP-er har innebygd sikkerhet som beskytter sensitiv informasjon. 


Dette inkluderer en funksjon for kryptert sikker utskrift for beskyttet utskrift og godkjenning av brukertilgang. Dette sikrer fullstendig dokumentkonfidensialitet og oppfyller policyene for bedriftsdokumentstyring.


Tilgang til et dokumentlager direkte fra OKIs smarte MFP-er gjør det enklere med on-demand utskrift og sikrer at de ansatte skriver ut de nyeste skjemaene, håndbøkene og andre viktige maler ved behov. Dette reduserer massekommunikasjon og risikoen for å bruke utdaterte og ugyldige dokumenter.

Sikre bedrifts- og samfunnsansvar samt fremme miljøvennlig initiativer

Alle organisasjoner har plikt til å minimere miljøinnvirkningene der det er mulig. 


Mange OKI-enheter inkluderer miljøvennlige skriverapplikasjoner som dvalemodus og auto-power off som sparer strøm. 


Bruk av sort/hvitt- og fargeutskrift som standardalternativ og et bytte til OKI Smart Managed Document Solutions kan også bidra til å overvåke og styre forbruket, noe som reduserer driftskostnadene. 

Kort om fordelene

  • OKIs Smart Solutions støtter sikker elektronisk lagring med mulighet for søk og sikre arbeidsflyter, slik at håndteringen av rekrutterings- og oppstartsprosesser blir raskere og enklere
  • Dokument- og Innholdsstyring sparer tid og lagringskostnader, forbedrer samarbeidet og responstider og gir brukerne tilgang til elektroniske dokumenter fra hvilken som helst enhet
  • Enhets-/dokumenttilgangsrettigheter beskytter sensitive data og sikrer gode fremgangsmåter og overholdelse av bedriftsdokumenter
  • Miljøvennlige skriverinnstillinger og administrerte dokumentløsninger gir bedre kontroll, reduserer driftskostnader og bidrar til CSR og miljøbidrag

Be om rådgivning

Ikke nøl med å kontakte oss hvis du trenger mer informasjon eller vil bestille en avtale med en av våre eksperter.

Ta kontakt med OKI

linkedin twitter youtube

©1995-2019 Oki Europe Ltd.