OKI-oplossingen voor de financiële afdeling


Kantoor - Financiën

Als het gaat om het beheer van de workflow, hebben financiële afdelingen die met grote aantallen documenten werken, te maken met complexe uitdagingen. 


Het volume papieren crediteurendocumenten en -rapporten groeit voortdurend, waardoor bestaande workflows te traag zijn en een beveiligingsrisico kunnen vormen.


Teams krijgen het steeds drukker en hebben snelle oplossingen nodig die de vastlegging, de opslag, het beheer en de uitvoer van documenten stroomlijnen om de productiviteit en de efficiëntie te vergroten en tegelijkertijd te voldoen aan nalevings- en beveiligingsvereisten.

Belangrijke uitdagingen

  • Handmatige en tijdrovende debiteurenprocessen moeten worden geautomatiseerd om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren en het aantal fouten tot het minimum te beperken
  • De verwerking van papieren facturen en andere crediteurendocumenten kan veel geld en tijd kosten en een negatieve invloed hebben op de relatie met klanten en leveranciers
  • Om te voldoen aan de wettelijke vereisten, moeten (papieren of digitale) documenten veilig worden opgeslagen op één centrale locatie, waar uitsluitend bevoegd personeel er eenvoudig toegang toe kan krijgen

Hoe kan OKI uw bedrijf helpen?

Automatiseer uw debiteurenproces om de workflow efficiënter te maken

Onvoldoende geautomatiseerde debiteurenprocessen kunnen zorgen voor vertragingen en de winstgevendheid negatief beïnvloeden. 


Facturen en brieven op voorbedrukt briefpapier brengen ook extra kosten met zich mee. 


Het printerstuurprogramma dat wordt meegeleverd bij de slimme printers en MFP's van OKI, lost deze problemen op door de mogelijkheid te bieden om de juiste elektronische overlay-sjabloon en voorkeuren voor afdruktaken te selecteren. 


Na verzending kunnen er kopieën worden gearchiveerd en elektronisch geïndexeerd, die u eenvoudig kunt terugvinden. Zo worden de kosten voor de fysieke opslag en de kopieerkosten verlaagd, krijgt de productiviteit een boost en wordt de cashflow verbeterd.

Consolideer uw crediteurenadministratie om tijd te besparen en leveranciers tevreden te houden

Veel bedrijven vertrouwen op foutgevoelige handmatige crediteurenprocessen die kunnen zorgen voor vertragingen, met alle gevolgen van dien voor de relatie met leveranciers. 


Een documentmanagementsysteem dat is geïntegreerd met de slimme MFP's van OKI, maakt handmatige invoer overbodig. Dit systeem scant en indexeert papieren documenten namelijk, waardoor workflow-processen efficiënter verlopen. 


Technologie voor optische tekenherkenning en/of barcodeherkenning kan leveranciersfacturen in het documentmanagementsysteem koppelen, waardoor ze eenvoudig op te zoeken en op te halen zijn.

 

Gedigitaliseerde elektronische documenten zijn even geldig als papieren bestanden en besparen u bovendien tijd en kosten voor fysieke opslag.

Houd financiële gegevens privé en houd u aan de nalevingsvereisten

De vertrouwelijkheid van de gegevens van klanten en de naleving van voorschriften lopen risico wanneer de financiële afdeling best practices niet volgt. Beveiliging en privacy van gegevens zijn dan van groot belang.

 

OKI's ingebouwde gebruikersverificatiemethoden (gebruikersnaam/wachtwoord, pincode of smartcard) dragen bij aan de bescherming van de documentvertrouwelijkheid door de toegang tot de afdrukapparaten te regelen.

 

Met OKI's slimme MFP's en documentmanagementsystemen kan de toegang van gebruikers worden beheerd en kunnen tegelijkertijd interacties, bewerkingen en versies worden bijgehouden, waardoor de samenwerking, responstijden en goedkeuringsprocessen worden verbeterd. 


Hiermee is PDF-versleuteling mogelijk voor de beveiliging van documenten die zijn opgeslagen op lokale of cloudservers, zodat de wetgeving wordt nageleefd en de best practices worden gevolgd.

Uw voordelen in één oogopslag

  • Met OKI's portfolio van slimme MFP's in combinatie met onze documentmanagementsystemen kunt u volledig digitaal geautomatiseerde workflows opzetten die het debiteurenproces stroomlijnen, waardoor u de cashflow van uw bedrijf kunt controleren
  • Door de scanfunctionaliteit te gebruiken in combinatie met een documentmanagementsysteem, kunnen facturen snel en efficiënt worden verwerkt. Zo rationaliseert u het crediteurenproces, bespaart u tijd en geld, beperkt u het aantal kostbare fouten en verbetert u de relatie met leveranciers
  • De mogelijkheid om veilig en efficiënt documenten te scannen, op te slaan en op te halen zorgt voor documentvertrouwelijkheid, verlaagt de beveiligingsrisico's en optimaliseert de productiviteit

Om advies vragen

Als u meer informatie wilt of een afspraak wilt maken met een van onze deskundigen, kunt u gerust contact met ons opnemen.

Volg OKI Europe via sociale media

Facebook linkedin twitter youtube

©1995-2018 Oki Europe Ltd.