OKIn toimistoratkaisut

Nykyaikainen työympäristö muuttuu jatkuvasti, kun informaatioteknologian kehitys edistää innovaatioita. 

Kolmasosa yrityksistä valmistautuu aktiivisesti digitalisaation mahdollisuuksiin [IDC 2015]. 

Monet ovat jo ottaneet käyttöönsä tehokkaita asiakirjojen tallennuksen työnkulkuja ja muita automatisoituja liiketoimintaprosesseja. Ne parantavat työnteon tuottavuutta, säästävät kustannuksia ja tarjoavat turvallisen pääsyn asiakirjoihin missä ja milloin tahansa.

Avainhaasteet

• Paperiset prosessit ovat liian epäluotettavia erityisesti organisaatioissa, joissa on monta toimipistettä. Siirtyminen sähköiseen työnkulkuun voi kuitenkin tuntua isolta haasteelta. Manuaaliset asiakirjaprosessit ovat hitaita ja aiheuttavat varastointikustannuksia.
• Yritykset tietävät tulostuksen turvallisuusuhkista, mutta kaikilla niillä ei ole resursseja, budjettia tai osaamista ongelman ratkaisemiseen. Alan määräykset voivat olla monimutkaisia ja vaikeita noudattaa. Asiakirjojen turvallinen tallentaminen ja reitittäminen verkossa on usein haastavaa.
• Etätyöskentelyn ja oman laitteen käytön (BYOD) suuntaukset edellyttävät, että yritykset antavat työntekijöille mahdollisuuden tulostaa suojatusti henkilökohtaisista ja yrityksen omistamista älypuhelimista, tableteista ja kannettavista.
• Tulostuslaitteiden valvonta ja hallinta on aikaa vievää ja haastavaa. Häiriöitä ei tunnisteta helposti ja laitteet saattavat olla pois käytöstä, kun tarvikkeet loppuvat, ja aikaa ja rahaa tuhlaantuu.

Miten OKI voi auttaa yritystäsi

Tehosta asiakirjakäsittelyä ja -hallintaa

OKIn toimistoratkaisut tarjoavat oikeat laitteet paperiasiakirjojen muuntamiseen ja integroimiseen sähköisiin työnkulkuihin ja auttavat kiireisiä toimistoja ja työryhmiä tallentamaan ja indeksoimaan asiakirjat, poimimaan tärkeät tiedot ja jakelemaan tiedot faksiin, sähköpostiin, jaettuihin verkkokansioihin, pilvitallennustiloihin ja sisällönhallintajärjestelmiin. 

Mahdollisuus seurata vuorovaikutuksia, muokkauksia ja versioita parantaa yhteistyötä, vasteaikoja ja hyväksyntiä. 

Paperiasiakirjojen digitointi ja saapuvien tiedostojen tallentaminen haettaviin muotoihin (kuten PDF/A) laskee säilytyskustannuksia ja mahdollistaa sähköisten asiakirjojen pitkäaikaisen arkistoinnin. 

Minimoi uhkat suojatulla asiakirja- ja tulostusympäristöllä

OKI voi auttaa organisaatioita määrittämään yrityksen asiakirja- ja tulostuskäytännöt, jotta tulostuksen turvallisuutta valvotaan ja hallitaan ennakoivasti. 

Tulostamiseen voidaan liittää henkilökohtainen PIN-koodi tai IC-kortti, joilla käyttäjä tunnistautuu tulostimella. Näin varmistetaan, että luottamuksellisia asiakirjoja ei jää lojumaan valvomatta tulostimelle.

Merkittäviä säästöjä saadaan myös välttämällä tarpeetonta tulostusta.

PDF-salauksen lisääminen suojaa asiakirjat, jotka on tallennettu paikallisiin tai pilvipalvelimiin. Näin voidaan varmistaa, että viranomaisvaatimukset täyttyvät ja liiketoiminta on parhaiden käytäntöjen mukaista.

 Lisää joustavuutta ja pidä etätyöntekijät tuotteliaina

Liikkuva ja etätyö kasvaa jatkuvasti. Työntekijöillä on tarve päästä nopeasti ja turvallisesti asiakirjoihin, sovelluksiin ja tuottavuustyökaluihin toimistojen ulkopuolella, ajasta ja paikasta riippumatta.

OKIn älykkäät tulostimet ja monitoimilaitteet ovat yhteensopivia mobiililaitteiden ja pilvisovellusten kassa ja tarjoavat joustavia, integroituja ratkaisuja.

Työntekijöiden ei tarvitse olla toimistossa jakaakseen asiakirjoja.

Tiedostoja voidaan tallentaa ja indeksoida palvelimille tai pilveen, jolloin etätyötä tekevät ja organisaation eri toimispiteissä työskentelevät työntekijät voivat tulostaa ajantasaisia asiakirjoja mistä ja milloin vain. Näin säästyy sekä aikaa että jakelukustannuksia.

Valvo tulostuksen hallintaa ja budjetteja

Harvoilla yrityksillä on aikaa valvoa tarpeetonta tulostamista tai käsitellä odottamattomia häiriöitä ja tyhjiä tarvikkeita. 

OKI toimii tärkeänä tukena kaikenkokoisille yrityksille tarjoamalla erinomaisia laitteiden ja sopimusten hallinnan ratkaisuja, joiden avulla voidaan nähdä yksittäisten laitteiden ja koko tulostusverkon tulostustoiminnot.

Automatisoitu tarvikkeiden hallinta, raportointi ja verkossa toimiva etäseuranta auttavat organisaatioita mittaamaan suorituskykyä, hallitsemaan laitteita entistä tehokkaammin ja välttämään ajan tuhlaamista häiriöiden käsittelyyn ja uusien tarvikkeiden tilaamiseen. 

Seurantaraporttien avulla voidaan ennakoida tarkasti tulevia kustannuksia, jolloin budjetointi helpottuu. 

Edut yhdellä silmäyksellä

• Tehokkuus ja tuottavuus paranevat, kun työnkulku muuttuu paperittomaksi. Asiakirjat skannataan ja ne ovat käytettävissä useissa sijainneissa. Yhteistyö tehostuu ja vasteajat lyhenevät, kun käytössä on keskitetty tallennustila.
• Tietojen suojaaminen ja luottamuksellisten asiakirjojen turvaaminen ja hallinta paranevat merkittävästi.
• Liikkuva työvoima voi tulostaa suojatusti ja helposti eri toimipisteistä ja etäsijainneista.
• Laitteita ja niiden käyttöä voi seurata ja valvoa helposti. Automatisoitu tarvikkeiden hallinta, raportointi, vikailmoitukset ja palveluhälytykset säästävät resursseja ja aikaa.

Pyydä edustajaamme ottamaan yhteyttä