OKI-ratkaisut talousosastoa varten


Toimisto – talous

Kun on kyse työnkulkujen hallinnasta, paljon asiakirjoja käsittelevillä talousosastoilla on monimutkaisia haasteita. 


Ostoreskontran paperiasiakirjojen ja -raporttien määrä kasvaa jatkuvasti. Tämä tekee olemassa olevista työnkuluista liian hitaita ja mahdollisen turvallisuusriskin.


Tiimit ovat entistä kiireisempiä ja vaativat nopeakäyttöisiä ratkaisuja, jotka virtaviivaistavat asiakirjojen tallennuksen, säilytyksen, hallinnan ja tulostamisen, jotta voidaan edistää tuottavuutta ja tehokkuutta säädösten ja turvallisuusvaatimusten mukaisesti.

Avainhaasteet

  • Manuaaliset ja aikaa vievät myyntireskontran prosessit tarvitsevat automaatiota tehokkuuden lisäämiseksi, tuottavuuden parantamiseksi ja virheiden minimoimiseksi
  • Paperilaskujen ja muiden ostoreskontran asiakirjojen käsittely on kallista ja hidasta, ja sillä voi olla kielteinen vaikutus asiakas- ja toimittajasuhteisiin
  • Jotta voidaan vastata sääntelyä koskeviin vaatimuksiin, sekä paperi- että digitaalisia asiakirjoja on säilytettävä suojatusti keskitetyssä sijainnissa, jossa vain valtuutetulla henkilöstöllä on niihin helppo pääsy

Miten OKI voi auttaa yritystäsi

Automatisoi myyntireskontran prosessit työnkulkujen tehostamiseksi

Puutteellisesti automatisoidut myyntireskontran prosessit voivat aiheuttaa viiveitä ja vaikuttaa tuottavuuteen. 


Myös valmiiksi painettujen paperien käyttäminen laskuissa ja kirjeissä lisää kustannuksia. 


OKIn älykkäisiin tulostimiin ja monitoimilaitteisiin sisältyvä tulostinohjain vastaa näihin haasteisiin, koska sillä voi valita oikean sähköisen "peittokuvan" ja tulostustöiden asetukset. 


Kun asiakirja on lähetetty, kopiot voi arkistoida ja indeksoida sähköisesti haun helpottamiseksi. Tämä vähentää fyysisen säilytystilan ja kopioinnin kustannuksia, tehostaa tuottavuutta ja parantaa kassavirtaa.

Säästä aikaa ja pidä toimittajat tyytyväisinä konsolidoimalla ostoreskontra

Monet yritykset ovat riippuvaisia virheille alttiista manuaalisista ostoreskontran prosesseista, jotka voivat aiheuttaa viiveitä ja vaikuttaa toimittajasuhteisiin. 


OKIn älykkäiden monitoimilaitteiden integroitu asiakirjojen hallintajärjestelmä skannaa ja indeksoi paperitiedostot ja tehostaa työnkulun prosesseja, ja poistaa samalla tarpeen syöttää tietoja manuaalisesti. 


Toimittajien laskut voidaan yhdistää optisen merkkientunnistuksen (OCR) tekniikalla ja/tai viivakoodien tunnistuksella asiakirjojen hallintajärjestelmässä, jotta niitä on helppo hakea ja noutaa.

 

Digitoidut sähköiset asiakirjat vastaavat paperiasiakirjoja, mutta niiden avulla säästetään aikaa ja fyysisen säilytystilan kuluja.

Pidä taloustiedot salassa ja varmista vaatimustenmukaisuus

Asiakkaita koskevan luottamuksellisuuden ja vaatimustenmukaisuuden suhteen voi ilmetä ongelmia, jos talousosasto ei noudata parhaita käytäntöjä. Näin ollen turvallisuus ja tietosuoja ovat ensiarvoisen tärkeitä.

 

OKIn integroidut käyttäjien todennusmenetelmät (käyttäjätunnus ja salasana, PIN-koodi tai IC-kortti) auttavat suojaamaan asiakirjojen luottamuksellisuuden valvomalla tulostinlaitteiden käyttöä.

 

OKIn älykkäät monitoimilaitteet ja asiakirjojen hallintajärjestelmät voivat valvoa käyttöoikeuksia ja seurata vuorovaikutuksia, muokkauksia ja versioita, ja parantaa samalla yhteistyötä, vasteaikoja ja hyväksyntiä. 


Niiden avulla voidaan suojata paikalliseen tai pilvipalvelimeen tallennetut asiakirjat salaamalla PDF-tiedostot, jotta noudatetaan lainsäädäntöä ja varmistetaan parhaiden käytäntöjen seuraaminen.

Edut yhdellä silmäyksellä

  • OKIn älykkäiden monitoimilaitteiden valikoima ja asiakirjojen hallintajärjestelmät tukevat täysin digitaalisia automatisoituja työnkulkuja, jotka virtaviivaistavat myyntireskontran prosesseja ja auttavat hallinnoimaan ja valvomaan yrityksen kassavirtaa
  • Laskut voidaan käsitellä nopeasti ja tehokkaasti pelkästään käyttämällä skannaustoimintoa asiakirjojen hallintajärjestelmän kanssa, ja tämä järkeistää ostoreskontran prosessia, säästää aikaa ja resursseja, vähentää kalliita virheitä ja parantaa suhteita toimittajiin
  • Mahdollisuus skannata, tallentaa ja noutaa asiakirjat turvallisesti ja tehokkaasti säilyttää asiakirjojen luottamuksellisuuden, vähentää turvallisuusriskejä ja maksimoi tuottavuuden

Pyydä edustajaamme ottamaan yhteyttä

Jos tarvitset lisätietoja tai haluat varata tapaamisen asiantuntijamme kanssa, ota yhteyttä.

Connect with OKI Europe

LinkedIn Twitter YouTube facebook

©1995-2020 Oki Europe Ltd.