OKI-kantooroplossingen

De moderne werkplek verandert voortdurend, doordat nieuwe ontwikkelingen op het gebied van IT innovatie stimuleren. 

Een derde van de bedrijven maakt actief plannen voor een digitale omgeving [IDC 2015]. 

Veel bedrijven hebben reeds efficiënte workflows voor het vastleggen van documenten en andere geautomatiseerde bedrijfsprocessen geïmplementeerd om de productiviteit van werknemers te verhogen, altijd en overal veilige toegang te bieden tot documenten en ondertussen de kosten te verminderen.

Belangrijke uitdagingen

• Op papier gebaseerde processen zijn te onbetrouwbaar voor organisaties met meerdere vestigingen, maar deze omzetten in efficiëntere elektronische workflows kan een lastige klus zijn. Trage handmatige processen voor documentverwerking kosten veel tijd en brengen hoge opslagkosten met zich mee
• Bedrijven zijn zich bewust van de risico's die afdrukken met zich meebrengt, maar ze hebben niet allemaal de middelen, het budget of de kennis in huis om deze te beperken. Branchevoorschriften kunnen ingewikkeld en lastig na te leven zijn. Documenten vastleggen en distribueren via het netwerk is vaak een uitdaging
• Door de opkomst van telewerken en BYOD (Bring Your Own Device) moeten bedrijven hun werknemers de flexibiliteit bieden om veilig afdrukken te maken vanaf persoonlijke en zakelijke smartphones, tablets en laptops
• De bewaking en het beheer van afdrukapparaten is een tijdrovend en lastig proces. Storingen worden niet gemakkelijk geïdentificeerd en apparaten zijn onbruikbaar wanneer de verbruiksmaterialen op zijn, wat tijd en geld kost

Hoe kan OKI uw bedrijf helpen?

Verbeter de documentworkflow en het documentbeheer

De kantooroplossingen van OKI bieden u de juiste apparatuur om papieren documenten te converteren en te integreren in elektronische workflows. Drukke kantoren en werkgroepen kunnen hiermee eenvoudig documenten vastleggen en indexeren en relevante gegevens ophalen en distribueren naar fax, e-mail, gedeelde netwerkmappen, cloudopslagsystemen en inhoudbeheersystemen. 

De mogelijkheid om interacties, bewerkingen en versies bij te houden, zorgt voor betere samenwerking, responstijden en goedkeuringsprocessen. 

Met de digitalisering van papieren documenten en de opslag van binnenkomende bestanden in doorzoekbare indelingen (zoals PDF/A) bespaart u opslagkosten en kunt u elektronische documenten langdurig archiveren. 

Beperk de gevolgen van bedreigingen tot het minimum met een beveiligde document- en afdrukomgeving

OKI kan organisaties helpen om het document- en afdrukbeleid van bedrijven te definiëren en het afdrukbeveiligingssysteem proactief te bewaken en beheren. 

Door gebruikersverificatie op basis van een pincode of toegang met een smartcard te combineren met een pull-printoplossing kan de toegang tot documenten worden beheerd en worden voorkomen dat werknemers per ongeluk vertrouwelijke documenten laten liggen op een printer of MFP.

Bovendien levert dit aanzienlijke besparingen op, omdat er minder hoeft te worden afgedrukt.

De PDF-versleutelingsfunctie beschermt documenten die zijn opgeslagen op lokale of cloudservers en zorgt ervoor dat best practices worden gevolgd en overheids- en branchevoorschriften worden nageleefd.

 Vergroot de flexibiliteit en handhaaf de productiviteit van telewerkers

Naast traditionele kantoren rekent het groeiende aantal mobiele werknemers op snelle toegang tot documenten, toepassingen en bedrijfsproductiviteitstools. 

OKI's slimme printers en MFP's, die compatibel zijn met mobiele apparaten en cloudapplicaties, zorgen in combinatie met geïntegreerde oplossingen voor een optimale flexibiliteit.

Professionals hoeven niet langer op kantoor te zijn om documenten te delen. 

Als bestanden op een centrale server of cloudopslagsysteem worden opgeslagen en geïndexeerd, kunnen medewerkers die op afstand of in een organisatie met meerdere vestigingen werken, snel up-to-date en on-demand content afdrukken vanaf elke locatie. Zo worden de distributiekosten geëlimineerd.

Krijg meer grip op het afdrukbeheer en -budget

Maar weinig bedrijven hebben de tijd om onnodige afdrukken bij te houden of onverwachte storingen op te lossen en verbruiksmaterialen aan te vullen. 

Als een onmisbare steun voor bedrijven van alle formaten biedt OKI efficiënte apparaat- en contractbeheeroplossingen die inzicht verschaffen in de afdrukactiviteiten van afzonderlijke apparaten en van het afdruknetwerk in zijn geheel.

Geautomatiseerd beheer van verbruiksmaterialen, rapportage en online remote monitoring helpen organisaties bij het meten van prestaties, het efficiënter beheren van apparatuur en het voorkomen dat storingen moeten worden opgelost en nieuwe verbruiksmaterialen moeten worden besteld. 

Historische trendrapporten maken het eenvoudiger om kosten te voorspellen en vooruit te plannen.

Uw voordelen in één oogopslag

• Verbeter de efficiëntie en productiviteit door over te schakelen naar papierloze workflows door documenten te scannen en te verzenden naar meerdere locaties en snellere responstijden en snellere samenwerking te realiseren dankzij een gecentraliseerd en voordelig opslagsysteem
• Houd de controle over de beveiliging, zorg ervoor dat voorschriften worden nageleefd en bescherm vertrouwelijke documenten
• Bied uw mobiele werknemers de mogelijkheid veilig af te drukken vanuit verschillende kantoren en externe locaties
• Bewaak en beheer apparaten, houd het gebruik bij en bespaar tijd met geautomatiseerd beheer van verbruiksmaterialen, rapportage, storingsmeldingen en onderhoudswaarschuwingen  

Om advies vragen