Gestión de documentos

What is Document Management

This document solutions using multifunction printers supports business by digitizing documents to increase business process efficiency and reduce time requirements.

Meets the following types of needs:

How do I convert paper documents to digital data ?

Digital files such as PDF files can be created from the touch panel of a multifunction printer via a simple scan. This makes securing storage space for increasing quantities of documents unnecessary and allows offices to maintain clean desk policies.

Am I able to search paper documents ?

Paper documents can be converted to files that can be searched on the cloud service where they are stored. This makes it possible to quickly retrieve documents, plans and other information when needed, thereby increasing efficiency.

How do I incorporate paper documents into digital workflows ?

You can link invoices and other paper documents to expensing workflows with a simple scan from the multifunction printer's touch panel. Company names, amounts and other information on the invoices are automatically recognized, allowing you to reduce the labor required for the workflow.

How do I automate simple processes ?

For tests with mark sheets given by educational institutions, the scoring process can be automated by scanning the answer sheet.

Related Solution

SENDYS Explorer

SENDYS Explorer links with OKI’s digital multifunction printers to make storage and management possible for various paper documents by digitizing them so that they are searchable. Moreover, the data can then be stored on a major cloud service or directly on SharePoint, for example. Stored documents can also be printed directly.

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DocuWare

Las soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) basadas en nube o in situ de DocuWare automatizan los procesos empresariales y los flujos de trabajo mediante la gestión y el uso compartido de documentos de forma electrónica, independientemente de su formato u origen. Una sola búsqueda detecta rápidamente la información para los usuarios autorizados, desde la oficina o fuera de ella. Con DocuWare y los equipos MFP de OKI, las oficinas y grupos de trabajo con gran volumen de actividad pueden adoptar un flujo de trabajo realmente digital, para así poder comunicarse con mayor eficiencia. DocuWare, creada en 1988, ofrece una solución real de ECM basada en web altamente segura, escalable y de integración flexible, a la vez que emplea tecnologías preparadas para el futuro. Está disponible en 16 idiomas, cuenta con certificación ISO y una valoración BLI de 5 estrellas.

Drivve | Image

Drivve | Image - software de escaneado inteligente de alto rendimiento. Se trata de un sistema de encendido programable para el flujo de trabajo de imágenes. Drivve | Image es un potente conjunto de herramientas personalizables con múltiples funciones para recopilar y procesar documentos que se colocan en el dispositivo de escaneado. Los perfiles personalizados ofrecen capturas automatizadas de un solo toque, procesamiento y distribución de forma completamente segura.

ABBYY FineReader Sprint

ABBYY FineReader Sprint facilita el escaneado de documentos de papel al utilizar los equipos MFP de OKI y los convierte en PDF con opción de búsqueda o formatos editables entre los que se incluyen Microsoft® Word y Excel®. Highly accurate, FineReader eliminates the need to retype or reformat documents - while also improving the overall quality of your scans.

Remark Test Grading Solution

El software Remark ayuda a escuelas de todo el mundo a recopilar y analizar datos obtenidos en pruebas, cuestionarios, exámenes, encuestas, sondeos y otros formularios. El escaneado con software Remark ofrece soluciones flexibles y rentables que permiten a los educadores utilizar una gran variedad de equipos multifunción (MFP) de OKI, varias opciones de papel (papel normal u hojas de examen con opciones de respuestas múltiples preimpresas) y la posibilidad de exportar información o datos de calificación a varias bases de datos, registros de calificaciones, sistemas de gestión de estudiantes o sistemas de gestión de formación.