Política de privacidad

1.    INFORMACIÓN IMPORTANTE Y QUIÉNES SOMOS

PROPÓSITO DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD 

El objeto de esta política de privacidad es facilitarle información sobre cómo recogemos y tratamos sus datos personales a través del uso de este sitio web y las redes sociales, incluidos los datos que nos pueda facilitar a través de este sitio web cuando se inscribe en nuestro boletín de noticias o adquiere un producto o servicio. Esta política establece también cómo usamos la información personal facilitada por teléfono, correo electrónico u otras formas de correspondencia alternativas. Este sitio web no está destinado al público infantil y no recogemos datos sobre ellos de forma consciente.

Es importante que lea esta política de privacidad junto con otros términos de uso, política de privacidad o política de tratamiento justo que podamos facilitar en determinadas ocasiones cuando recojamos o tratemos datos personales sobre usted para que sea plenamente consciente de cómo y por qué utilizamos sus datos. Esta política de privacidad complementa a los restantes avisos y no está destinada a anularlos. 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

OKI Europe Limited es el responsable del tratamiento (en esta política de privacidad referido como «nosotros», «nos» o «nuestro/s») y es responsable de sus datos personales 

Si tiene cualquier pregunta sobre la presente política de privacidad, incluida cualquiera solicitud de ejercicio de sus derechos legales, le rogamos que contacte con nosotros por los medios indicados a continuación.

INFORMACIÓN DE CONTACTO 

OKI Europe Limited, registrada con el número de sociedad: 02203086

Domicilio social y dirección física situada en Blays House, Wick Road, Englefield Green, Egham, Surrey, TW20 0HJ (Reino Unido)

Número de teléfono: 020 8219 2190

Dirección de correo electrónico: DataPrivacyOfficer@okieurope.com

 

Tiene derecho a formular una reclamación en cualquier momento ante el Information Commissioner’s Office (ICO), la autoridad de control del Reino Unido encargada de la protección de datos (www.ico.org.uk). No obstante, nos gustaría poder solucionar todas sus dudas antes de que se dirija al ICO, por lo que le rogamos que se ponga en contacto con nosotros en primer lugar.

2.     DATOS QUE RECOGEMOS ACERCA DE USTED

Podemos recoger, usar, almacenar y transferir distintos tipos de datos personales sobre usted, que hemos agrupado de la siguiente forma:

• Datos de identidad: incluye nombres, nombre de usuario o identificador similar, estado civil, tratamiento, fecha de nacimiento, edad, sexo y nacionalidad.
• Datos de contacto: incluye la dirección de facturación, la dirección de entrega, la dirección de correo electrónico y los números de teléfono.
• Datos financieros: incluye datos de la cuenta bancaria, tarjetas de pago y calificaciones crediticias.
• Datos sobre transacciones: incluye datos sobre pagos efectuados o recibidos por usted y otros datos sobre productos y servicios que usted nos ha comprado a nosotros o a nuestros distribuidores o revendedores.
• Datos técnicos: incluye la dirección de protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y versión, ajustes de zona horaria y ubicación, tipos y versiones de plug-in del navegador, sistema operativo, plataforma y otra tecnología en los dispositivos que utiliza para acceder a este sitio web.
• Datos de perfil: incluye su nombre de usuario y contraseña, datos de inicio de sesión, compras o pedidos que usted haga, sus intereses, preferencias, comentarios y respuestas a encuestas.
• Datos de uso: incluye información sobre cómo usa nuestro sitio web, productos y servicios.
• Datos sobre marketing y comunicaciones: incluye sus preferencias a la hora de recibir información de marketing procedente de nosotros y nuestros terceros, así como sus preferencias de comunicación.

También recogemos, usamos y compartimos Datos agregados como datos estadísticos o demográficos con cualquier fin. Los Datos agregados pueden derivarse de sus datos personales pero no se consideran datos personales conforme a la legislación pues no revelan su identidad de forma directa o indirecta. Por ejemplo, podemos utilizar sus Datos de uso de forma agregada para calcular el porcentaje de usuarios que acceden a una característica específica del sitio web. No obstante, si combinamos o conectamos los Datos agregados con sus datos personales de forma que puedan identificarle directa o indirectamente, tratamos los datos combinados como datos personales que se pueden usar de conformidad con esta política de privacidad.

SI NO NOS PROPORCIONA DATOS PERSONALES 

Si tenemos que recoger datos personales por ley, o de conformidad con los términos de un contrato que tengamos con usted, y usted no proporciona esos datos cuando se le solicitan, es posible que no podamos ejecutar el contrato que tengamos o que intentemos formalizar con usted (por ejemplo, para prestarle bienes o servicios, o cumplir una obligación de garantía). En ese caso, es posible que tengamos que cancelar un producto o servicio que tenga con nosotros, pero si esto sucede se lo comunicaremos en ese momento.

3.     ¿CÓMO RECOGEMOS SUS DATOS PERSONALES?

Utilizamos distintos métodos para recoger datos de usted y sobre usted, entre ellos:

• Interacciones directas. Puede facilitarnos sus datos personales al completar formularios, reunirse con nosotros o entablar correspondencia postal, telefónica, electrónica o de otro tipo con nosotros. Esto incluye los datos que nos facilita cuando: (i) solicita nuestros productos o servicios; (ii) crea una cuenta en nuestro sitio web; (iii) se suscribe a nuestros servicios o publicaciones; (iv) solicita que se le envíe publicidad; (v) se inscribe en un concurso, promoción o encuesta; o (vi) nos facilita información o se pone en contacto con nosotros de otra forma.
• Tecnologías o interacciones automatizadas. Cuando interactúa con nuestro sitio web, recogemos automáticamente Datos técnicos sobre su equipo, acciones y patrones de navegación. Recogemos estos datos personales mediante el uso de cookies y otras tecnologías similares. También podemos recibir Datos técnicos sobre usted cuando visite otros sitios web que emplean nuestras cookies.
• Terceros o fuentes disponibles públicamente. Recibimos datos personales sobre usted de diversos terceros que nos ayudan a prestar productos y servicios, incluidos nuestros distribuidores y revendedores. También recibimos datos técnicos y analíticos de proveedores como Google y recibimos Datos de contacto, financieros y transacciones de proveedores de servicios técnicos, de pago y entrega, como Acuigen y Dun and Bradstreet. Recibimos Datos de contacto e identidad de empresas de correduría o agregadores de datos y recibimos Datos de contacto e identidad de fuentes públicamente disponibles como el Registro Mercantil y los censos electorales.

4.     CÓMO USAMOS SUS DATOS PERSONALES

Solamente usaremos sus datos personales cuando la legislación nos lo permite. De forma más general, utilizaremos sus datos personales en las siguientes situaciones:

• Cuando los necesitamos para ejecutar el contrato que vamos a formalizar o que hemos formalizado con usted.
• Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y sus intereses y derechos fundamentales no anulen dichos intereses.
• Cuando los necesitamos para cumplir una obligación legal.

Por lo general, no necesitamos el consentimiento como base jurídica para el tratamiento de sus datos personales, aunque obtendremos su consentimiento antes de enviarle comunicaciones de marketing directo de terceros a través de correo electrónico o mensajes de texto. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros.

FINES PARA LOS QUE USAMOS SUS DATOS PERSONALES  

Hemos establecido a continuación, en formato de cuadro, una descripción de todas las formas en las que prevemos usar sus datos personales, así como las bases jurídicas en las que nos basamos para ello. También hemos identificado cuáles son nuestros intereses legítimos según sea oportuno.

 

Tenga en cuenta que podemos tratar sus datos personales con más de un motivo lícito en función del fin específico para el que usemos los datos. Póngase en contacto con nosotros si necesita información sobre los motivos legales específicos en los que nos basamos para tratar sus datos personales y cuando se indique más de un motivo en el cuadro siguiente.

Podemos supervisar, grabar, almacenar o usar cualquier comunicación con usted por medio telefónico, por correo electrónico o de otra forma para verificar las instrucciones que hemos recibido, con fines de formación, prevención de delitos o mejora de la calidad de nuestro servicio al cliente.

Fin/Actividad	Tipos de datos	Bases lícitas para el tratamiento, incluida la base de intereses legítimos
Registrarle como nuevo cliente	(a) Identidad (b) Contacto	Ejecución de un contrato con usted
Procesar y entregar su pedido, incluido: (a) Gestión de pagos, cuotas y cargos (b) Cobro y recuperación de importes debidos	(a) Identidad (b) Contacto (c) Financieros (d) Transacción (e) Marketing y comunicaciones	(a) Ejecución de un contrato con usted (b) Necesario para nuestros intereses legítimos (para recobrar deudas)
Gestionar nuestra relación con usted, que incluye: (a) Notificarle sobre los cambios en nuestros términos o política de privacidad (b) Pedirle que deje un comentario o complete una encuesta	(a) Identidad (b) Contacto (c) Perfil (d) Marketing y comunicaciones	(a) Ejecución de un contrato con usted (b) Necesario para que cumplamos una obligación legal (c) Necesario para nuestros intereses legítimos (conservar nuestros registros actualizados y evaluar cómo los clientes usan nuestros productos o servicios)
Permitirle participar en un sorteo o concurso, o completar una encuesta	(a) Identidad (b) Contacto (c) Perfil (d) Uso (e) Marketing y comunicaciones	(a) Ejecución de un contrato con usted (b) Necesario para nuestros intereses legítimos (evaluar cómo los clientes usan nuestros productos o servicios, desarrollarlos y hacer crecer nuestro negocio)
Administrar y proteger nuestro negocio y este sitio web (incluida la solución de averías, el análisis de datos, las pruebas, el mantenimiento de sistemas, el soporte, la notificación y el alojamiento de datos)	(a) Identidad (b) Contacto (c) Técnicos	(a) Necesarios para nuestros intereses legítimos (gestionar nuestro negocio, prestar servicios de administración e informáticos, seguridad de red, evitar el fraude y en el contexto de un ejercicio de reorganización de empresa o de reestructuración de grupo) (b) Necesario para que cumplamos una obligación legal
Ofrecerle contenidos relevantes y anuncios en el sitio web, y medir o comprender la efectividad de la publicidad que le presentamos	(a) Identidad (b) Contacto (c) Perfil (d) Uso (e) Marketing y comunicaciones (f) Técnicos	Necesario para nuestros intereses legítimos (evaluar cómo los clientes usan nuestros productos o servicios, desarrollarlos, hacer crecer nuestro negocio e informar sobre nuestra estrategia de marketing)
Utilizar análisis de datos para mejorar nuestro sitio web, productos o servicios, marketing, relaciones con los clientes y experiencias	(a) Técnicos (b) Uso	Necesario para nuestros intereses legítimos (definir los tipos de clientes para nuestros productos o servicios, mantener actualizado y pertinente nuestro sitio web, desarrollar nuestra empresa e informar sobre nuestra estrategia de marketing)
Hacerle sugerencias o recomendaciones acerca de aquellos productos o servicios que pudieran interesarle	(a) Identidad (b) Contacto (c) Técnicos (d) Uso (e) Perfil (f) Marketing y comunicaciones	Necesario para nuestros intereses legítimos (desarrollar nuestros productos o servicios y hacer crecer nuestro negocio)

MARKETING

Trabajamos para darle opciones con respecto a determinados usos de los datos personales, especialmente en relación con el marketing y la publicidad. 

NUESTRAS OFERTAS PROMOCIONALES  

Podemos usar sus Datos de identidad, de contacto, técnicos, de uso y de perfil para hacernos una idea de lo que creemos que puede querer o necesitar, o lo que puede interesarle. De este modo decidimos qué productos, servicios y ofertas pueden ser relevantes para usted (lo llamamos marketing).

 

Recibirá comunicaciones de marketing de nosotros si nos ha solicitado información o nos ha comprado bienes o servicios y, en cada caso, no se ha opuesto a recibir dicho marketing.

MARKETING DE TERCEROS 

Obtendremos su consentimiento explícito antes de compartir sus datos personales con terceros con fines de marketing. 

EXCLUSIÓN 

Puede pedirnos a nosotros o a terceros que dejemos de enviarle mensajes de marketing en cualquier momento accediendo al sitio web y marcando o desmarcando las casillas pertinentes para modificar sus preferencias de marketing, siguiendo los enlaces para la exclusión que aparecen en los mensajes de marketing que recibe o contactando con nosotros en cualquier momento.

 

Cuando renuncie a recibir estas comunicaciones de marketing, esta renuncia no se aplicará a los datos personales facilitados como resultado de la compra de un producto o servicio, registro de garantía, experiencia de producto o servicio u otras transacciones.

COOKIES

Utilizamos cookies en nuestro sitio web. Puede configurar su navegador para rechazar todas o algunas cookies del navegador, o para alertarle cuando los sitios web colocan o acceden a cookies. Si deshabilita o rechaza las cookies, tenga en cuenta que es posible que algunas partes de este sitio web queden inaccesibles o no funcionen correctamente. Para más información, consulte nuestra Política sobre el uso de cookies.

CAMBIO DE FIN 

Solamente utilizaremos sus datos personales para los fines para los que se han recogido, a menos que consideremos de forma razonable que necesitamos usarlos por otros motivos y dichos motivos son compatibles con el fin original. Si desea obtener una explicación sobre cómo el tratamiento para el nuevo fin es compatible con el fin original, póngase en contacto con nosotros.

 

Si necesitamos utilizar sus datos personales para un fin no relacionado, se lo notificaremos y le explicaremos la base jurídica que nos permite hacerlo.

 

Tenga en cuenta que podemos tratar sus datos personales sin su conocimiento o consentimiento, en cumplimiento de las normas anteriores, cuando así se exija o permita en la legislación.

5.     DIVULGACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Puede que compartamos sus datos personales con las partes indicadas a continuación para los fines establecidos en el cuadro anterior, a saber

• Otras empresas del Grupo OKI que prestan servicios informáticos y otros servicios y asumen el liderazgo.
• Proveedores de servicios que actúan como encargados del tratamiento que prestan servicios informáticos y de administración de sistemas.
• Socios comerciales y proveedores de servicios que prestan su ayuda en solicitudes de pedidos o su cumplimiento, incluido el suministro, almacenamiento, seguro, entrega y reparación de productos y servicios.
• Asesores profesionales, como abogados, banqueros, auditores y aseguradoras que prestan servicios de asesoría, banca, jurídicos, seguros y contables.
• Asesorías fiscales y corredores aduaneros, reguladores y otras autoridades.
• Agencias de investigación de mercado y prevención de fraude.
• Terceros a los que podamos decidir vender, transferir o fusionar partes de nuestra empresa o nuestros activos. De forma alternativa, podemos desear adquirir otras empresas o fusionarnos con ellas. Si se produce algún cambio en nuestra empresa, los nuevos propietarios podrán usar sus datos personales de la forma que se establece en esta política de privacidad.

Exigimos a todos los terceros que respeten la seguridad de sus datos personales y los traten de conformidad con la legislación. No permitimos que nuestros terceros proveedores de servicios utilicen sus datos personales con fines propios y solo les permitimos el tratamiento de sus datos personales para los fines especificados y de conformidad con nuestras instrucciones.

6.     TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Compartimos sus datos personales con nuestra empresa matriz en Japón, Oki Electric Industry Co., Ltd, y sus filiales y empresas asociadas («el Grupo OKI»), lo que implica la transferencia de sus datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Algunos de nuestros terceros externos se encuentran situados fuera del EEE. Velaremos por que el tratamiento de sus datos personales fuera del EEE se realice de forma lícita, así como que sus datos reciban la protección adecuada de conformidad con el RGPD.

7.     SEGURIDAD DE LOS DATOS

Hemos introducido medidas de seguridad apropiadas para evitar que sus datos personales se pierdan accidentalmente, se usen o se acceda a ellos de forma no autorizada, o sean alterados o divulgados. Además, limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de conocerlos. Solamente trataremos sus datos personales según nuestras instrucciones y están sujetos a la obligación de confidencialidad.

 

Hemos introducido medidas para solucionar cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos personales y les notificaremos a usted y al regulador correspondiente la violación cuando estemos legalmente obligados a ello.

8.     CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO USARÁN MIS DATOS PERSONALES? 

Conservaremos sus datos personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir los fines para los que los recogimos, incluido el fin de satisfacer requisitos legales, reguladores, fiscales, de contabilidad o de declaración. Podemos conservar sus datos personales durante más tiempo en caso de reclamación o si creemos de forma justificada que existe una perspectiva de litigio con respecto a nuestra relación con usted.

 

Para determinar el periodo de conservación apropiado de los datos personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza, la sensibilidad de los datos personales, el potencial riesgo de daño causado por el uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que tratamos sus datos personales y si se pueden alcanzar esos fines con otros medios, así como los requisitos legales, reguladores, fiscales, de contabilidad y otros que sean de aplicación.

9.     SUS DERECHOS LEGALES

Tiene derecho a:

• Solicitar acceso a sus datos personales (por lo general se conoce como «solicitud de acceso del interesado»). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que los tratamos legítimamente.
• Solicitar la corrección de los datos personales. Esto permite que se corrijan datos incompletos o inexactos que tenemos sobre usted, aunque es posible que tengamos que verificar la exactitud de los nuevos datos que nos facilita.
• Solicitar la eliminación de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que eliminemos o suprimamos sus datos personales si no hay un buen motivo para que los sigamos tratando.
• Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando nos basemos en un interés legítimo (o el de un tercero) y exista alguna circunstancia sobre su situación particular que le hace oponerse al tratamiento por este motivo pues cree que afecta a sus derechos y libertades fundamentales. También tiene derecho a oponerse cuando tratamos sus datos personales con fines de marketing directo. En algunos casos, podemos demostrar que tenemos motivos legítimos imperiosos para tratar sus datos, que anulan sus derechos y libertades.
• Solicitar que se limite el tratamiento de sus datos personales. Esto le permite pedirnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales en las siguientes situaciones: (i) si desea que establezcamos la exactitud de los datos; (ii) cuando nuestro uso de los datos no es lícito pero no desea eliminarlos; (iii) cuando necesita que conservemos los datos aunque ya no los necesitemos pues usted lo precisa para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales; o (iv) usted se ha opuesto a nuestro uso de los datos pero tenemos que verificar si existen motivos legítimos que prevalezcan para su uso.
• Solicitar la cesión de sus datos personales a usted o a un tercero. Le facilitaremos a usted, o a un tercero que usted elija, los datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Tenga en cuenta que este derecho solo se aplica a la información automatizada para cuyo uso nos ha facilitado el consentimiento inicialmente o cuando hemos usado la información para ejecutar un contrato con usted.
• Retirar en cualquier momento el consentimiento en el que nos basamos para tratar sus datos personales. No obstante, esto no afectará al tratamiento lícito de los datos realizado antes de que usted retirase su consentimiento. Si retira su consentimiento, es posible que no podamos facilitarle ciertos productos o servicios. Le avisaremos de ser este el caso en el momento en que usted retire su consentimiento.

Si desea ejercer cualquiera de los derechos indicados, póngase en contacto con nosotros a través de la información de contacto indicada.

NO SE SUELE COBRAR NINGÚN CARGO  

No tendrá que abonar ningún cargo para acceder a sus datos personales (o ejercer cualquiera de los restantes derechos). No obstante, podemos exigir un cargo razonable si su solicitud está claramente infundada, es repetitiva o excesiva. También podemos negarnos a satisfacer su solicitud en estas circunstancias.

PLAZO PARA LA RESPUESTA  

Intentamos responder a todas las solicitudes legítimas en un plazo de un mes. Ocasionalmente, puede que tardemos más de un mes si su solicitud es particularmente compleja o si ha efectuado varias solicitudes. 

10.     ENLACES A TERCEROS

Este sitio web puede incluir enlaces a sitios web, plug-ins y aplicaciones de terceros. Al hacer clic sobre esos enlaces o habilitar dichas conexiones podrá permitir que terceros recojan o compartan datos sobre usted. No controlamos estos sitios web de terceros y no somos responsables de sus declaraciones de privacidad. Cuando abandone nuestro sitio web, le animamos a que lea la política de privacidad del sitio web que visite.

11.     CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y SU OBLIGACIÓN DE INFORMARNOS DE LOS CAMBIOS