Soluciones de OKI para el departamento de Finanzas

En cuanto a la gestión de flujos de trabajo, los departamentos financieros con gran cantidad de documentos suelen enfrentarse a retos complejos. 

El volumen de informes y documentos de cuentas por pagar en papel crece continuamente, ralentizando en exceso los flujos de trabajo existentes y exponiendo a la empresa a un riesgo de seguridad.

Los equipos tienen cada vez más volumen de trabajo y necesitan soluciones rápidas que agilicen la captura, el almacenamiento, la gestión y la producción de documentos para impulsar la productividad de manera eficiente y cumplir los requisitos de seguridad y cumplimiento.

Desafíos principales

• Los procesos manuales para gestionar cuentas por pagar que requieren mucho tiempo necesitan automatizarse para impulsar la eficiencia, mejorar la productividad y reducir los errores
• El procesamiento de facturas y otros documentos de cuentas por pagar en papel puede resultar costoso y requerir mucho tiempo, así como afectar negativamente a las relaciones con los clientes y proveedores
• Para cumplir los requisitos normativos, los documentos (bien en papel o en formato digital) deben almacenarse de forma segura en una ubicación central para facilitar el acceso solo al personal autorizado

OKI puede ayudarle a mejorar su empresa

Automatice los procesos de gestión de cuentas por pagar para aumentar la eficiencia del flujo de trabajo

Los procesos de gestión de cuentas por pagar que se automatizan de manera inapropiada pueden provocar retrasos y afectar a la rentabilidad. 

Las facturas y cartas que se generan en materiales de papelería preimpresos también añaden costes. 

El controlador de impresión de las impresoras y los equipos MFP inteligentes de OKI responde a estos desafíos al permitir seleccionar la plantilla "superpuesta" electrónica adecuada y las preferencias de trabajo de impresión. 

Una vez que se envían, las copias pueden archivarse y clasificarse de forma electrónica para facilitar su recuperación, por lo que se reducen los costes de copias y almacenamiento físico, aumentando así la productividad y el flujo de efectivo.

Consolide las cuentas por pagar para ahorrar dinero y contentar a los proveedores

Muchas empresas confían en los procesos de gestión de cuentas por pagar manuales propensos a errores que pueden provocar retrasos, afectando así a las relaciones con los proveedores. 

Al eliminar la necesidad de realizar entradas manuales, el sistema de gestión de documentos integrado en los equipos MFP inteligentes de OKI escanea y clasifica los archivos en papel, lo que aumenta la eficiencia de los procesos del flujo de trabajo. 

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el reconocimiento por código de barras vincula las facturas de los proveedores al sistema de gestión de documentos, lo que facilita su búsqueda y recuperación.

 

Con la misma validez que los archivos en papel, los documentos electrónicos digitalizados ahorran tiempo y costes de almacenamiento físico.

Mantenga la privacidad de los datos financieros y garantice el cumplimiento

Los aspectos de cumplimiento y de confidencialidad de la información de los clientes corren riesgos cuando no se siguen las prácticas recomendadas en el departamento de Finanzas, por lo que la seguridad y privacidad de datos es sumamente importante.

 

Los métodos de autenticación de usuario integrados de OKI (nombre de usuario/contraseña, número PIN o tarjeta IC) ayudan a proteger la confidencialidad de los documentos mediante el control del acceso a los dispositivos de impresión.

 

Los sistemas de gestión de documentos y los equipos MFP inteligentes de OKI pueden controlar el acceso de los usuarios y realizar un seguimiento de las interacciones, ediciones y versiones, lo que mejora la colaboración, los tiempos de respuesta y las aprobaciones. 

Habilitan el cifrado de PDF para proteger los documentos almacenados en servidores locales o en la nube, cumplir con la legislación y asegurarse de que se llevan a cabo las prácticas recomendadas.

Resumen de ventajas

• La gama de equipos MFP inteligentes y los sistemas de gestión de documentos de OKI admiten flujos de trabajo digitales completamente automatizados que agilizan los procesos de gestión de cuentas por pagar, lo que ayuda a gestionar y controlar el flujo de efectivo en su empresa
• Solo con utilizar la funcionalidad de escaneado junto con un sistema de gestión de documentos, es posible procesar facturas de forma rápida y eficiente, racionalizar los procesos de gestión de cuentas por pagar, ahorrar tiempo y recursos, reducir los costosos errores y mejorar las relaciones con los proveedores
• La posibilidad de escanear, almacenar y recuperar documentos de forma segura y eficaz protege la confidencialidad de los documentos y reduce los riesgos de seguridad, a la vez que maximiza la productividad

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