2006年5月23日制定
2008年3月27日改定
2009年6月25日改定
2010年5月21日改定
2013年5月9日改定
2015年5月8日改定
2015年11月26日改定
2017年5月12日改定
2022年6月29日改定

内部統制システムの整備に関する基本方針

当社は、自発的・自律的な目標の達成を目指し、企業価値向上を通じて社会の持続的な発展に貢献することを目的として、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下のとおり、内部統制に関する基本方針を定め、この基本方針に基づく内部統制システムの体制を整備し、運用するとともに、継続的な改善に努める。

取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

1. 取締役および執行役員は、当社および子会社（以下「OKIグループ」という。）における企業倫理の確立ならびに取締役、執行役員およびその他の使用人による法令、定款および社内規程等の遵守の確保を目的として制定した「OKIグループ企業行動憲章」、「OKIグループ行動規範」を率先垂範するとともに、その遵守の重要性につき繰り返し発信し、周知徹底を図る。
2. コンプライアンス責任者を委員長とするコンプライアンス委員会を設置し、OKIグループにおけるコンプライアンスに関する事項について報告・審議・決定する。
3. コンプライアンス委員会で決定された事項に基づき、OKIグループ各人のコンプライアンスに対する意識向上を図るため、コンプライアンス所管部門が取締役および執行役員ならびに使用人への教育研修等の具体的な施策を企画・立案し、推進する。
4. 法令・定款等の違反行為に対しては、懲罰規定に基づき厳正に処分する。
5. 社長直轄の独立した内部監査部門によるOKIグループにおける法令、定款および社内規程等の遵守状況の監査を実施し、問題点の指摘および改善策の提案等を行う。
6. 社外取締役、監査役にも通報する仕組みを有する内部通報規程を定め、通報・相談窓口を設置することにより、不正行為の早期発見と是正を図る。
7. 市民社会の秩序や安全を脅かす反社会的勢力に対しては、警察等関連機関と連携し、組織全体として一切の関係を遮断するように毅然とした態度で臨む。

取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

1. 取締役の職務執行に係る文書・情報については、法令・社内規程に則り適切に保存し、管理する。
2. 情報セキュリティについては、電子情報管理規程および関連規定に基づき、情報セキュリティに関する責任体制を明確にし、OKIグループにおける情報セキュリティの維持・向上のための施策を継続的に実施する体制を構築する。
3. 個人情報保護及び営業秘密管理に関連する規程を整備し、個人情報及び重要な営業秘密を適切かつ安全に保存・管理する。
4. 会社の重要な情報の開示に関連する規程を整備し、法令等又は取引所の諸規則等の要求に従い開示すべき情報が適正、適時かつ公平に開示される体制を整備する。

損失の危険の管理に関する規程その他の体制

1. リスク管理は、リスクマネジメント規程に基づき、社長執行役員を委員長とするリスク管理委員会を設置して、OKIグループの事業活動に伴うリスクを的確に把握し、その顕在化を防ぐための施策を推進する。
2. リスクマネジメント規程に則り、OKIグループ各部門はその担当業務に関連して発生しうるリスクの管理を行う。全社的な管理を必要とするリスクについては統括部門を定め、統括部門はリスクを評価した上で対応方針を決定し、これに基づき適切な体制を構築する。
3. OKIグループにおいて、危機等の発生あるいは兆しを認識した場合、速やかにリスク管理委員会事務局にその状況を報告する。事務局は対応を指示し、特に重要なものについては、取締役および監査役に報告する。尚、災害等の発生時においては、その発生地域、災害規模等を勘案し緊急対策本部の設置等により対応する。
4. 取締役会は、毎年、リスク管理体制についても見直しを行う。

取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

1. 定例の取締役会を原則として毎月1回開催し、経営の基本方針など重要事項の決定並びに取締役の業務執行状況の監督等を行う。
2. 取締役会で決定された経営の基本方針などに則って業務を執行する執行役員を設置することで、業務執行と監督を分離し、意思決定プロセスの迅速化を図る。さらに、執行役員等で構成する経営会議を開催し、社長執行役員の意思決定を補佐する。
3. 業務執行に当たっては業務分掌規程、権限規程において責任と権限を定める。
4. 取締役会は、OKIグループの中期経営計画ならびに年間計画を決定し、その執行状況を監督する。
5. 執行役員は、取締役会で定めたOKIグループの中期経営計画および年間計画に基づき効率的な職務執行を行い、年間計画の進捗状況については、経営会議で確認し、取締役会に報告する。

当社及び子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制

1. 子会社における業務の適正を確保するための体制の整備に関する指導および支援を行う。
2. OKIグループにおける経営の健全性および効率性向上を図るため、関係会社管理規程に則り、各子会社に対して取締役および監査役を必要に応じて派遣するとともに、当社内に所管本部を定め、当該所管本部は、子会社の事業運営に関する重要な事項について子会社から報告を受け、協議を行う。また、特に重要な事項については当社の経営会議あるいは取締役会への付議を行う。
3. 各子会社は、その社外取締役、監査役にも通報する仕組みを有する内部通報規程を定め、通報・相談窓口を設置し、当社への報告の上、不正行為の早期発見と是正を図る。
4. 当社はグループで準拠すべき各種規程類をグループ共通規程として定め、各社の意思決定あるいは業務の効率化を図る。
5. 当社内部監査部門は、OKIグループの業務の適正性について監査を実施し、検証及び助言等を行う。

財務報告の信頼性を確保するための体制

1. OKIグループの財務報告の信頼性を確保するために、会社計算規則および金融商品取引法その他適用される関連諸法令に基づき、財務報告に係る内部統制システムを整備し、その維持・改善に努める。
2. 当社の各部門および子会社は、自らの業務の遂行に当たり、職務分離による牽制、日常的なモニタリング等を実施し、財務報告の適正性の確保に努める。

監査役の職務を補助すべき使用人および当該使用人の取締役からの独立性に関する事項

1. 監査役の職務を補助するものとして監査役スタッフを置く。
2. 独立性や指示の実効性を確保するため、監査役スタッフは取締役の指揮命令に服さない使用人を配置するとともに、その人事異動、人事評価については、監査役会の事前の同意を得るものとする。

取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制

1. 取締役および使用人、ならびに子会社の取締役、監査役および使用人は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実があることを発見したときは、法令に従い、直接あるいは所管本部を通して直ちに監査役に報告する。
2. 取締役は、取締役会のほか、監査役が重要な意思決定の過程及び業務の執行状況を把握できるように、常勤監査役の経営会議出席の機会を確保するとともに、稟議書等の重要書類の閲覧を可能とする体制を整備する。
3. 取締役は、監査役がリスク管理委員会に出席し報告を受ける体制を整備する。
4. 取締役は、監査役が内部通報規程に基づき内部通報を受けるとともに、監査役へ内部通報に関わる状況を報告する体制を確保する。
5. 取締役は、内部統制システムの構築状況及び運用状況ならびに内部監査の状況についての監査役への定期的な報告、および監査役が必要と判断した事項については取締役及び使用人に対して報告を求めることができる体制を確保する。
6. 監査役に対する報告をした者は当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないものとする。
7. 子会社の取締役及び使用人は、法令及び規程に定められた事項のほか、子会社の監査役から報告を求められた事項について速やかに子会社の監査役に報告するとともに、当社の子会社所管本部に報告する。

その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

1. 監査役は、会社の業務及び財産の状況の調査その他の監査職務の遂行にあたり、内部監査部門と緊密な連携を保ち、効率的・実効的な監査を実施する。
2. 監査役は、会計監査人との定期的な会合、会計監査人の往査等への立ち会いのほか、会計監査人に対し監査の実施経過について適宜報告を求める等、会計監査人と緊密な連携を保ち、効率的な監査を実施する。
3. 監査役の職務を執行する上で必要となる費用は、会社が支払うものとする。
4. 監査役は、監査の実施にあたり必要と認める場合は、会社の費用負担により、弁護士、公認会計士等の監査業務に関する助言を受けることができる。

以上