Soluciones de oficina de OKI

El espacio de trabajo moderno evoluciona constantemente, con avances en TI que aceleran la innovación. 

Un tercio de las empresas se prepara de forma activa para el mundo digital [IDC 2015]. 

De hecho, muchas ya han implementado flujos de trabajo eficientes de captura de documentos y otros procesos empresariales automatizados para aumentar la productividad de los empleados y facilitar el acceso seguro a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, reduciendo los costes al mismo tiempo.

Desafíos principales

• Los procesos basados en papel no son fiables para organizaciones con múltiples ubicaciones, pero transformar sus flujos de trabajo en flujos electrónicos eficientes puede ser complicado. Los procesos de gestión de documentos manuales y lentos hacen perder tiempo y aumentan los costes de almacenamiento
• Las empresas son conscientes de las amenazas de seguridad de la impresión, pero no disponen de los recursos, presupuestos o conocimientos suficientes para evitarlas. Las normativas del sector pueden llegar a ser complejas y difíciles de cumplir. La captura y direccionamiento de documentos de forma segura en la red suele suponer todo un desafío
• Tendencias como el teletrabajo y la iniciativa BYOD (trae tu propio dispositivo) requieren que las empresas ofrezcan a sus empleados la flexibilidad suficiente para imprimir de forma segura desde smartphones, tabletas y portátiles personales o propiedad de la empresa
• La supervisión y el control de los dispositivos de impresión llevan tiempo y suponen todo un reto. No es fácil detectar los errores, por lo que los dispositivos pueden dejar de funcionar cuando los consumibles se agotan, lo que deriva en una pérdida de tiempo y dinero

OKI puede ayudarle a mejorar su empresa

Mejore la gestión y el flujo de trabajo documental

Con los equipos adecuados para convertir e integrar documentos de papel en flujos de trabajo electrónicos, las soluciones de OKI facilitan a las oficinas y grupos de trabajo con gran actividad la captura y clasificación de documentos, la extracción de información relevante y la distribución a través de fax, correo electrónico, carpetas de red compartidas, repositorios de nube y sistemas de gestión de contenido. 

La posibilidad de realizar un seguimiento de las interacciones, ediciones y versiones mejora la colaboración, los tiempos de respuesta y las aprobaciones. 

La digitalización de documentos en papel y el almacenamiento de archivos entrantes en formatos con opción de búsqueda (como PDF/A) ahorra costes de almacenamiento y permite archivar documentos electrónicos a largo plazo. 

Reduzca las amenazas con un entorno de impresión y gestión de documentos seguro

OKI puede ayudar a las organizaciones a definir políticas de impresión y gestión de documentos empresariales, supervisando y gestionando de forma proactiva la seguridad de la impresión. 

La autenticación de usuario mediante PIN o el acceso con tarjeta IC, junto con una solución de pull-printing pueden implementarse para gestionar la accesibilidad a los documentos y ayudar a evitar que los documentos de carácter confidencial queden desatendidos en las impresoras o los equipos MFP.

Además, pueden obtenerse ahorros sustanciales al eliminarse la impresión innecesaria.

Con el cifrado de PDF se protegen los documentos almacenados en servidores locales o en la nube, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de las prácticas recomendadas y de los requisitos gubernamentales y del sector.

 Aumente la flexibilidad y mantenga la producción de los teletrabajadores

Junto con las oficinas tradicionales, la creciente plantilla móvil espera poder acceder rápidamente a los documentos, las aplicaciones y las herramientas de productividad empresariales. 

Gracias a su compatibilidad con dispositivos móviles y aplicaciones de nube, las impresoras y equipos MFP inteligentes de OKI, junto con las soluciones integradas, aumentan la flexibilidad.

 

Los profesionales ya no necesitan estar en la oficina para compartir documentos. 

El almacenamiento y la clasificación de archivos en un servidor o repositorio de nube central ofrecen al personal que trabaja de forma remota y a todas las organizaciones con varias ubicaciones acceso rápido para imprimir el contenido más reciente bajo demanda desde cualquier lugar, por lo que se eliminan los costes de distribución.

Controle los presupuestos y la gestión de impresión

Son pocas las empresas que disponen de tiempo para supervisar las impresiones que pueden evitarse o hacer frente a los fallos inesperados y el agotamiento de consumibles. 

OKI, que actúa como un soporte vital para las empresas de todos los tamaños, ofrece soluciones de gestión de dispositivos y contratos eficientes, lo que ofrece visibilidad de las actividades de impresión en los dispositivos individuales y en toda la red de impresión.

La gestión automatizada de consumibles, la notificación y la supervisión en línea remota ayudan a las organizaciones a medir el rendimiento, gestionar los dispositivos de manera más eficiente y evitar malgastar el tiempo solucionando errores y solicitando nuevos consumibles. 

Los informes de tendencias históricas facilitan la previsión precisa de los costes, lo que permite a las empresas planificar con antelación.

Resumen de ventajas

• Mejore la eficiencia y la productividad eliminando los flujos de trabajo en papel mediante el escaneado y envío de documentos a varias ubicaciones, optimizando a la vez los tiempos de respuesta con una colaboración más rápida gracias al almacenamiento centralizado y rentable
• Hágase con el control de la seguridad, garantice el cumplimiento y proteja los documentos confidenciales
• Ayude a su plantilla móvil con la posibilidad de imprimir de forma segura desde distintas oficinas y ubicaciones remotas
• Supervise y controle los dispositivos, realice un seguimiento del uso y ahorre tiempo con la gestión automatizada de consumibles, la generación de informes, las notificaciones de errores y las alertas de servicio  

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